Gonny Vink | 19 mei, 2016

Frans verbod op e-mail buiten werkuren: goed idee of niet?

Afgelopen zaterdag las ik een artikel in de krant dat Frankrijk mogelijk het eerste land ter wereld wordt waar e-mail buiten werkuren wordt verboden. Bizar. Het voorstel ligt er, omdat werknemers het steeds moeilijker hebben om het werk van zich af te zetten.

Dat laatste is natuurlijk wel echt een serieus probleem. Zeker als dat negatieve effecten heeft, maar daar wordt niets over geroepen. Ik weet dat er ook bedrijven zijn die mailberichten na 20.00 uur niet meer versturen, maar pas de volgende ochtend vroeg afleveren. Ook zijn er mensen die dat zelf bewust doen, om een ander niet te belasten. Wat een betutteling!

eigen verantwoordelijkheid
Als mensen tot diep in de nacht op de bank voor de televisie hangen, zeggen we daar toch ook niks van. Dan is het eigen verantwoordelijkheid. Mag je dat dan ook niet verwachten als het gaat om de wijze waarop we met e-mail omgaan?

Ik denk wel dat we veel van medewerkers verwachten en dat er iets moet gebeuren. Maar een verbod van bovenaf is wel heel gemakkelijk en gaat voorbij aan individuen en persoonlijke invulling van de manier waarop je met e-mail omgaat. Wat voor de één juist prettig werkt, kan voor de ander veel druk en stress opleveren. Moet je dan voor iedereen maar dezelfde grens hanteren: geen mail meer buiten werkuren? Ik ben blij dat we hier in Nederland anders naar kijken, al heeft het ook hier wel degelijk aandacht nodig. Want steeds meer mensen worden geleefd door hun e-mail, en daarvoor is mail natuurlijk nooit bedoeld.

e-mailtips
Volgens mij zijn er een aantal dingen cruciaal:

• dat je met elkaar een paar heldere afspraken maakt over wat je van elkaar mag verwachten en wanneer (en dat je je daar ook aan houdt met elkaar). Je mag bijvoorbeeld wel mail versturen buiten werkuren, maar je hoeft buiten werkuren niet te reageren. Zorg voor een communicatiematrix waarin ook duidelijk is, wanneer je welk middel onderling gebruikt en in welke situatie.
• zorg dat medewerkers voorbereid zijn op flexibel of mobiel werken. Wat betekent dit, wat vraagt dit van jou, hoe helpt het je (of niet) en ook hier: wat spreken we met elkaar af. Ook al heb je een smartphone van je werk, dat betekent nog niet dat je altijd bereikbaar moet zijn.
• evalueer regelmatig hoe het gaat en bespreek dan ook de gemaakte afspraken, stel bij waar nodig.
• en last but not least: wees bewust als leidinggevende wat het effect is van je eigen gedrag en ga hierover in gesprek met medewerkers. Juist als er een mail vanuit ‘de lijn’ komt, heeft dat vaak meer impact, heb het hierover met elkaar en maak afspraken wanneer je welk communicatiemiddel gebruikt. Ken je medewerkers en ga in gesprek als je het gevoel hebt dat grenzen overschreden worden.

geen betutteling
Maar van bovenaf opleggen dat je geen mail buiten werkuren mag bekijken, voelt voor mij als betutteling. Alsof we mensen moeten beschermen tegen e-mail. Alsof ze niet in staat zijn eigen keuzes te maken en hun eigen verantwoordelijkheid te nemen. Het gesprek hierover aangaan, levert veel meer op dan opgelegde regels.