Bas Krikke | 13 juli, 2016

Zijn medewerkers goed voorbereid op tijd- en plaatsonafhankelijk werken?

effectief veranderen van tijd en plaats

Elke maand wordt op HNW Blog een poll geplaatst die gerelateerd is aan nieuwe manieren van werken en organiseren. De poll-vraag was: Zijn medewerkers goed voorbereid op tijd- en plaatsonafhankelijk werken? In deze blog een analyse van de resultaten.

Op de vraag antwoordde ongeveer de helft: Nee, we zijn niet goed genoeg voorbereid om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken. We hebben een aanpak nodig. Een kwart van de respondenten gaf aan: Nee, we (of ze) zijn te oud. Samen met de categorie ‘Weet niet’ is een totaal van 85 procent het erover eens: We zijn er niet goed op voorbereid. Een kleine 20% vindt dat ze dit wél zelf kunnen invullen.

Veranderbereidheid en -bekwaamheid

Maar wat is goed voorbereid? Wat moet er in een Plan van Aanpak komen te staan? Waarom kan de één het zelf en verwacht de ander een aanpak? Het gaat eigenlijk over veranderbereidheid en veranderbekwaamheid.

Veranderbereidheid heeft vooral te maken met emoties, je eigen houding en gedrag en de onderlinge verhoudingen tussen jou en je collega’s, het gevoel van veiligheid bij jou en je leidinggevende en zijn methode van aansturen. Veranderbereidheid heeft volgens mij niet veel met demografische variabelen te maken, zoals leeftijd of geslacht. Het zit meer in je mindset. Evolutie op dit gebied heeft tijd nodig.

Veranderbekwaamheid laat zich beter plannen en voorbereiden. Met informeren en uitleg geven, gaat het al een heel stuk beter. Veranderbekwaamheid kan wel demografisch zijn omdat hier jouw persoonlijke context meespeelt én jouw verleden of je historie ook de opties kunnen bepalen. Als je nooit gewerkt hebt met web collaboration, mixed teams, chat en presence en webcams, dan weet je ook niet dat ze je kunnen helpen om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken. Hier zien we dat we planmatig te werk kunnen gaan vanuit een meer centrale regie. Adoptiestrategieën kunnen vanuit een project ingezet worden en materiaal kan via de lijn uitgerold worden.

Zachte en harde veranderingen

Als we tijd- en plaatsonafhankelijk werken gaan inzetten, betekent dat veranderingen (of ontwikkeling of evolutie) op het gebied van de harde middelen (ICT en huisvesting) en de zachte middelen (je gedrag en de sturingsmiddelen uit je organisatie). Onderstaand figuur zet de harde kant af tegen de zachte kant.

oud denken nieuw doen

Figuur gebaseerd op de ideeën van DEGW

De juiste combinatie

Als je de mindset hebt tot flexwerken zonder dat je omgeving en je ICT-middelen dit bevestigen of mogelijk maken, is dat een moeilijke verandering. Je denkt ‘nieuw’, maar moet dat doen met ‘oude’ middelen in een traditioneel hokjes-kantoor.

Fysieke aanpassingen en het uitrollen van technologie zonder verder ontwikkeld gedrag en sturing betekent een oppervlakkige verandering die niet lang duurt. Hier zien we veel voorbeelden van kantoortuinen met aanwezigheidsplicht onderverdeeld naar vaste hiërarchische afdelingen die dus ‘nieuw doen’, maar nog steeds ‘oud denken’.

Combineer je beide, dan wordt de gedragsontwikkeling ook bevestigd door de middelen en je omgeving. Dat blijft plakken. En die plakkerige boodschappen verwijzen altijd naar de combinatie van veranderbereidheid en veranderbekwaamheid. Ze zijn boodschappen die je tegelijkertijd informeren en ook raken in je belevingswereld. Laat dat nou de kern van je Plan van Aanpak zijn!