Jessy Groen | 1 augustus, 2016

Komkommertijd: kom, kom met slim werken!

Inmiddels hebben alle scholen in Nederland vakantie, is zwarte zaterdag geweest en is de komkommertijd nu dus echt aangebroken. Heerlijk: niet of nauwelijks filerijden, in de lunchpauze heerlijk een ommetje maken in het zonnetje en binnen de meeste organisaties ligt de werkdruk wat lager. Tijd dus om een aantal dingen aan te pakken die de rest van het jaar zijn blijven liggen!

Verdiep je eindelijk in dat ene ICT-middel
In mijn werk bij work21 geef ik veel workshops in de adoptie van nieuwe digitale middelen. Regelmatig hoor ik een paar weken na een workshop reacties als: “Toen ik die workshop bij jou volgde, vond ik het programma super handig en snapte ik alles. Maar de afgelopen weken heb ik geen tijd gehad om hiermee te werken, dus is alles weggezakt.”

Hoewel ik dit natuurlijk erg jammer vind, snap ik het best. Het hele jaar door word je geleefd door de waan van de dag. We hebben het al druk genoeg zonder dat we ook nog eens met nieuwe ICT-middelen moeten leren werken. De komkommertijd is dus bij uitstek een mooi moment om alsnog eens in deze middelen te duiken. Pak de handleiding er nog eens bij en verdiep je in de middelen die je werkgever je aanbiedt.

Naast je te verdiepen in nieuwe technologieën, kun je uiteraard ook aan de slag gaan met programma’s waar je al veel langer mee werkt. Vaak kun je hier namelijk nog veel meer uithalen dan je nu doet. Bekijk bijvoorbeeld eens wat je allemaal met Word, Excel, PowerPoint of je mailprogramma kunt. Probeer zelf eens rond te klikken of zoek hul op Google. Een leuke tip: YouTube heeft veel tutorials die je stap voor stap met beeld en geluid van alles uitleggen. En misschien nog beter en leuker: zoek een komkommmer-buddy. Samen weet en ontdek je meer én het is gezelliger!

Ruim je mailbox op
Ben jij ook zo iemand die zijn mailbox maar vol laat stromen met bakken mail die je nooit opruimt? Of heb je alles weggestop in mapjes en sub-mapjes en sub-sub-mapjes maar kun je niets meer vinden? Ruim je inbox op en gooi al die mappen weg: maak een frisse start!

Het beste is om nog maar een paar mappen in je mail over te houden:

  • Een map ‘Archief’, waarin je alles bewaard wat je misschien nog eens nodig zal hebben. Dit hoef je niet in te delen in submappen, mailprogramma’s hebben tegenwoordig een supersterke zoekfunctie. Met de juiste zoekwoorden vind je alles dus gemakkelijk terug.
  • Een map ‘In behandeling’, waarin je alle mail zet die je nog moet afhandelen maar waar je eerst even in moet duiken voordat je dit kunt doen. Mails die hierin staan heb je al gelezen, je weet wat je ermee moet en je hebt ergens tijd gepland om deze te beantwoorden.
  • Een map ‘In afwachting’, waarin je alle mail hebt staan waar jij nog een reactie op verwacht. Zo vergeet je nooit meer of iets al is afgehandeld én staat deze mail niet verstopt in je inbox.
  • Een map ‘Later/Misschien’, waarin je mails sleept die minder belangrijk zijn maar wel leuk of interessant om later een keer te lezen. Denk bijvoorbeeld aan nieuwsbrieven die je via de mail ontvangt of mailtjes waarin jij in de cc bent gezet.
    Wist je trouwens dat je mails ook automatisch binnen kan laten komen in deze map? Hoe? Zie tip 1: verdiep je eindelijk eens in dat ICT-middel!

Wat blijft er dan nog in je inbox staan? Tja, het liefst eigenlijk zo min mogelijk! Dat houdt het allemaal lekker overzichtelijk en opgeruimd. Deze ‘opgeruimdheid’ kun je door het jaar heen behouden door een paar keer per dag echt tijd te maken voor je mail. Handel vervolgens je mail af volgens de 2-minuten regel van de Getting Things Done methode van David Allen die je in Onderstaand model vindt.
2 minuten regel
Werk aan je Definition of Success – doe je nog wel wat je leuk vindt?
Het is belangrijk om af en toe stil te staan bij de dingen die jij belangrijk vindt in je leven. Wat is jouw Definition of Success (DoS)? Waar kom jij ’s morgens je bed voor uit? Welke doelen wil jij graag behalen? Hoe wil jij een je bijdrage leveren voor de organisatie waar je voor werkt? En: hoe ga je dit allemaal bereiken?

Je DoS opstellen is een mooie manier om te achterhalen wat jij echt belangrijk vindt en of je op weg bent om dit te realiseren. Misschien vind je het belangrijk om aan je werk/privé balans te werken, wil je je verder ontwikkelen in aspecten van je werk waar je nog niet zo goed in bent, of wil je juist expert worden in iets wat je al goed kan. Maak je doelen SMART: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Denk vervolgens na over hoe je hier wilt komen en wat je daarvoor nodig hebt; stippel een roadmap uit als het even kan.

En komt binnenkort het functioneringsgesprek er weer aan? Leg je DoS dan voor aan je leidinggevende. Het is een mooie manier om te laten zien hoe je ervoor staat en wat je wilt bereiken; eventueel kun je dan gericht om hulp vragen. Deel je DoS ook met je collega’s. Zo weten zij waar jij naar streeft en kunnen ze aanhaken, supporteren en helpen waar nodig.

De moraal van dit verhaal
Ahhhh… Heerlijk dus die komkommertijd! De snelwegen zijn leeg, je mailbox is leeg en opgeruimd en je hoofd zit vol inspiratie over nieuwe ICT-middelen en je doelen voor je DoS. Je hebt er even tijd voor moeten vrijmaken, maar dan kun je nu weer met een frisse start het komende half jaar tegemoet. Fijne zomer!