Als ik kijk naar de veranderingen die plaatsvinden in SharePoint, dan valt mijn oog gelijk op het feit dat het werken met mappen gemakkelijker wordt gemaakt. Iiiii, de rillingen lopen gelijk over mijn rug: mappen…! Ik ben altijd een groot voorstander geweest van categoriseren op basis van metadata (eigenschappen of tags die je aan een document hangt), wat mij betreft een van de grote voordelen van SharePoint. Met het promoten van mappen lijkt Microsoft wat mij betreft een stap terug te doen in de tijd. Waarom nemen ze dan deze beslissing?
Mooie metadata, enige eigenschappen en te gekke tags
Zoals ik al zei heb ik een sterke voorkeur voor metadata in plaats van mappen en ik leg je graag uit waarom. Hier mijn top 3 van voordelen als je werkt met metadata voor documenten:
– Documenten kun je groeperen op meerdere manieren. Documenten in mappen kunnen altijd alleen in die gekozen mappenstructuur getoond worden. Desondanks kan het tijdens je werkzaamheden de ene keer handig zijn om je documenten op datum te zien, een andere keer op onderwerp en voor weer aan andere klus op type document. Ook kan dit weer per collega verschillen.
Met mappen moet je het doen met de structuur die je krijgt. Met eigenschappen kun je filteren op wat jij gemakkelijk vindt. Met één druk op de knop kan de documenten op datum zetten, alleen nog maar mijn eigen documenten bekijken of alles van één onderwerp bij elkaar zien. En gebruik ik deze weergaves vaak? Dan sla ik ze op!
– Documenten kun je gemakkelijker terug vinden. Ik was onlangs in een organisatie waar gestart is met SharePoint maar waar sommige teams al gestart zijn met metadata en andere teams het nog even met mappen doen. De teams die werken met mappen geven aan dat ze het moeilijk vinden om hun spullen terug te vinden. En dat kan helemaal kloppen. Documenten die goed getagd zijn, kunnen beter gevonden worden door te filters maar komen ook veel hoger in de zoekresultaten bij het gebruik van het zoekveld. Uiteraard: als je je documenten niet of slecht tagt dan doorzoekt SharePoint nog steeds op basis van de titel en de inhoud naar jouw documenten. Maar het is daardoor voor hem veel moeilijker te bepalen naar welk document jij het meest waarschijnlijk op zoek bent; goed getagde documenten verschijnen daarom als eerste zoekresultaten.
– Er is maar één versie van de waarheid. Het gevaar met mappen is dat een document soms in de ene maar tegelijkertijd ook in een andere map thuishoort. Je bent dan geneigd om het document op beiden plekken op te slaan waardoor er verschillende versies van hetzelfde document ontstaan. Zonder mappen komen documenten in een grote verzamelbak terecht waardoor je hem niet dubbel op hoeft te slaan. Het kan echter wel lastig zijn om een keuze te maken voor een bepaalde tag. Daarom adviseer ik ook altijd naast vaste, voor gedefinieerde tags, ook een optie ‘trefwoorden’ toe te voegen aan het lijstje metadata. Bij de trefwoorden vul je door jou bedachte tags in zodat je zeker weet dat je document hoe dan ook gevonden wordt.
Waarom dan toch die maffe mappen?
Ik heb verschillende redenen gelezen waarom mappen toch gemakkelijk kunnen zijn. Zo wordt de schaalbaarheid als voordeel genoemd omdat in verschillende mappen dezelfde documentnaam gebruikt kan worden en binnen een SharePoint bibliotheek niet. Ook wordt het gemakkelijker om je oude documentenstructuur (van bijvoorbeeld gedeelde schijven) in een keer over te zetten naar SharePoint (wat wat mij betreft een super slecht idee is omdat je dan je nieuwe schone omgeving direct weer vervuilt met je oude ‘rommel’).
Mèh, ik ben nog niet overtuigd. Wat ik echter wel veel in organisaties zie, is dat het belang van metadata wordt onderschat. Dit zorgt ervoor dat de metadata niet dekkend is en mensen nog niets terug kunnen vinden. Of mensen moeten eerst een vragenlijst van 15 verschillende eigenschappen invullen voordat ze een document kunnen uploaden. Beide situaties kunnen ertoe leiden dat medewerkers SharePoint gaan mijden waardoor alles in het ergste geval weer wordt teruggedraaid en we teruggaan naar de mappen op de gedeelde schijven.
Het gebruik van metadata kan leiden tot vele voordelen maar kost tijd (en dus geld) omdat je er goed over na moet denken. Mappen aanmaken daarentegen gaat gemakkelijk en snel en is iets waarvan iedereen al weet hoe het werkt. Ik ken veel organisaties waar SharePoint faalt omdat er niet lang goed is nagedacht over de structuur en de metadata. En als ik heel, heel diep in mijn hart kijk, snap ik misschien wel een beetje dat Microsoft zijn klanten daarin tegemoet wil komen.
Oud denken, nieuw doen
Maar nog even voor de duidelijkheid: ik ben nog niet van mening veranderd. Mappen gebruiken in SharePoint vind ik echt een gevalletje “oud denken, nieuw doen”: je blijft in je ouderwetse hokjes en mapjes, maar slaat je documenten wel online op (oke, oke, het is al een vooruitgang ten opzichte van de netwerkschijven).
Het lijkt mij voor organisaties veel zinvoller om slim te gaan samenwerken aan hun documenten via SharePoint met behulp van metadata. Het kost tijd, het kost geld en het is meer dan alleen een ICT-feestje maar vraagt ook gedragsverandering van medewerkers; maar het kan je wel zo veel meer bieden dan die ouderwetse mapjes! Ik adviseer dan ook vooraf goed na te denken over wat de keuze voor SharePoint zal betekenen voor je organisatie en reserveer tijd om je beoogde doelen te kunnen realiseren. Zo kun je optimaal profiteren van SharePoint en al zijn mogelijkheden; zonder die maffe mapjes!!
