Emma Kastelein | 26 april, 2017

press play to start with SharePoint?

Do’s en don’ts bij het starten met SharePoint

Afbeeldingsresultaat voor play button pngHoe vaak komen we het wel niet tegen? SharePoint wordt met de beste intenties aangezet in de organisatie, maar medewerkers blijven hun toevlucht zoeken in hun netwerkschijven, bestanden naar elkaar mailen waardoor er tientallen versies in omloop zijn en al die andere clichés waartoe SharePoint uitkomst zou bieden. Dit leidt tot frustraties en onbegrip. Waarom krijg ik de mensen niet mee? Is er iets mis met mijn medewerkers? Is SharePoint toch niet zo gaaf als hoe die vlotte salespersoon het aan mij verkocht heeft? I hate to bring it to you, maar grote kans dat je niet goed hebt nagedacht over de adoptieaanpak. Op play drukken is simpel, maar hoe krijg je iedereen zo ver dat ze met plezier en aandacht luisteren naar jouw – misschien wat alternatieve – muziekkeuze, zonder dat ze er hun eigen deuntjes overheen willen knallen? In deze blog neem ik je mee in de do’s en don’ts bij het starten met samenwerking op basis van SharePoint.

RESET YOUR BRAIN

Artiest: Soulvation
Album: One
Uitgebracht: 2003

We’re gonna go-o-o-o insane! Ik weet niet of je dit hitje uit de zero’s nog kent, maar het legt meteen de vinger op de zere plek. SharePoint werkt compleet anders dan de mappenstructuur waarmee organisaties nog vaak gewend zijn te werken. De mappenstructuur vereist voorkennis. Sandra van 20 jaar geleden heeft een structuur aangelegd en jij wordt geacht die nog steeds te begrijpen. En zoek je dat ene bestandje, maar weet je niet meer in welke sub- van welke submap dat zich bevindt, dan zit je met de gebakken peren, want de zoekfunctie van Windows Verkenner is in de meeste gevallen praktisch non-existent. In SharePoint-bibliotheken bestaat geen hiërarchie. Alle documenten bevinden zich op hetzelfde niveau en iedere gebruiker kan vanuit zijn persoonlijke bril die documenten ophalen die voor hem relevant zijn. Zo wordt zoeken vinden. Dat klinkt toch als muziek in de oren? Dit vereist wel een omslag in denken. Zorg dat dit op tijd landt bij de mensen, ruim voordat ze ermee gaan werken, want voor je het weet wordt de mappenstructuur gemigreerd naar SharePoint en ben je niks opgeschoten.

ONE VISION

Artiest: Queen
Album: Iron Eagle
Uitgebracht: 1986

Grootheid Freddy Mercury wist precies wat ervoor nodig was om met succes verandering teweeg te brengen. Dat lukt alleen wanneer iedereen er hetzelfde in staat, dezelfde pijn voelt en de meerwaarde ziet van datgene waartoe zij overstappen. “Just one solution”, schreeuwt hij in hetzelfde nummer uit. Iedereen moet begrijpen waarom de organisatie voor SharePoint kiest en welke voordelen het biedt ten opzichte van het oude mappendenken. Daarbij komt dat je met je team ook afspraken moet maken hoe je de SharePoint-omgeving in de dagelijkse praktijk gaat gebruiken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het toevoegen van de noodzakelijke eigenschappen aan geüploade documenten (metadata). Als je dit niet structureel en met het gehele team doet, dan ga je de voordelen van het sneller kunnen ophalen van informatie niet ervaren. Want dan vind je slechts die documenten die zijn opgesteld door trouwe labellaars, terwijl er in de overige documenten net zo relevante informatie kan staan. Zonde, want zo beschik je niet over alle informatie die op dat moment voor jou van belang is. Voorkom dit en ga van tevoren met je team in gesprek en kom daaruit met heldere samenwerkingsafspraken.

CAST NO SHADOW

Artiest: Oasis
Album: (What’s the Story) Morning Glory?
Uitgebracht: 1995

Zodra de SharePoint-omgeving is ingericht voor jou en je team, maak je het direct dé liveomgeving. Je gaat dus niet schaduwdraaien. Dat wil zeggen, de belangrijkste teamdocumenten verhuis je naar SharePoint. En hier ben ik streng: we doen niet aan kopiëren & plakken, maar aan knippen & plakken! En ga nu niet alles migreren, maar alleen wat nog relevant is. Zo creëer je één waarheid voor die documenten die ertoe doen en elimineer je vaagheid omdat er geen verschillende versies op meerdere plekken meer zijn. Ook alle documenten waaraan collega’s co-schrijven, gaan meteen naar de kersverse live-omgeving. Zo profiteert iedereen direct van de voornaamste voordelen van SharePoint, namelijk met meerdere personen tegelijkertijd in hetzelfde document kunnen werken en automatisch versiebeheer, zodat je ook weer terug kunt naar een vorige versie wanneer dat nodig blijkt. SharePoint is ervoor bedoeld om samenwerking te faciliteren. Maak het dé centrale plek hiervoor, zonder mitsen of maren, zodat de boel gaat leven.

Als je deze drie punten in je adoptieaanpak integreert, is het succes van SharePoint verzekerd. Graag praten we hierover met je verder, ook als SharePoint binnen jouw organisatie nog toekomstmuziek is. Het is namelijk nooit te vroeg om je denkwijze (‘brain’) te resetten, of om een visie te creëren!

Wil je verder praten over dit onderwerp, neem dan contact op met mij, Emma Kastelein.