Jessy Winkels | 13 oktober, 2017

Microsoft To Do App: 4 redenen waarom je niet zonder kunt

Je staat bij een collega aan het bureau, belooft hem iets toe te sturen maar eenmaal terug op je eigen werkplek ben je het alweer vergeten. Je project zit op een piek en je hebt zoveel aan je hoofd dat je door de bomen het bos niet meer ziet en alles vergeet. Of je hebt je taken wel opgeschreven maar je weet niet meer waar of je vergeet er op te kijken. Allemaal situaties die we volgens mij allemaal wel eens meemaken helaas… De oplossing? Een takenlijst die je altijd bij de hand hebt en die je herinnert aan taken wanneer je het nodig hebt. Mijn suggestie? De nieuwe To Do app van Microsoft!

In 2015 heeft Microsoft Wunderlist gekocht; wat mij betreft een van de betere programma’s om je takenlijst in bij te houden. De nieuwe To Do heeft bijna alles wat Wunderlist ook heeft plus een aantal super handige nieuwe functionaliteiten! Uiteraard heb je wel een Microsoft account nodig om de app te kunnen gebruiken. Je kunt hier prima een privé account voor gebruiken. Maar het wordt beter als jouw organisatie ook gebruik maakt van Office 365. Vraag de IT’er van jouw bedrijf de To Do app in te schakelen en je zult merken dat de To Do app gaat integreren met heel veel andere Microsoft programma’s de je ook gebruikt.

Handigheidje #1: verschillende groepen aanmaken
De To Do app maakt het mogelijk om verschillende takenlijsten te maken; zo kun je je taken bundelen en ordenen. Maak bijvoorbeeld lijsten voor verschillende projecten, losse taken die jij nog op moet pakken, een lijst met films en series die je nog wilt zien of een boodschappenlijstje. Op deze manier verlies je nooit uit het oog wat je waarvoor nog moet doen.

Handigheidje #2: integratie met Outlook taken
Zelf maak ik al best een tijd gebruik van takenlijstprogramma’s om te zorgen dat ik geen belangrijke dingen zou vergeten. Maar waar ik bijna altijd tegenaan liep is dat ik toch nog 2 losse lijstjes had: 1 app met taken, en mijn mailbox waar ook allemaal verzoeken in kwamen. De takenlijst van Outlook vond ik niet altijd volstaan, voornamelijk vanwege de matige apps die je hiervoor op je andere apparaten kunt installeren. Ik wil namelijk altijd bij mijn takenlijst kunnen: ook als ik bij een collega aan het bureau sta en alleen mijn telefoon bij me heb.
De To Do app synchroniseert perfect met Outlooktaken zodat ik ze daar ook altijd bij de hand heb; bijvoorbeeld om er mails naartoe te slepen en ze zo aan mijn takenlijst toe te voegen. Ook kan ik er (net als in Outlook taken) herinneringen op instellen zodat ik ze niet vergeet.

Ben je een Apple gebruiker? Dan maak je misschien net als ik graag gebruik van Siri om taken te bewaren; bijvoorbeeld als je in de auto net iets briljants invalt en je dit handsfree toe wilt voegen aan je takenlijstje. Ga naar de instellingen van je iPhone en vervolgens naar de herinneringen. Hier kun je een standaardtakenlijst kiezen; hierbij kun je kiezen uit een van de verschillende lijsten die je in de To Do app aangemaakt hebt. Dit betekent dat als je in de auto roept “Hé Siri, herinner mij aan…” dan wordt deze taak toegevoegd aan jouw favoriete groep in de To Do app.

Handigheidje #3: mijn dag
De To Do app biedt standaard een lijst genaamd ‘Mijn dag’. Dit is een lijst die je zelf samen kunt stellen met alle taken die je vandaag op wilt pakken. Je klikt door je takenlijsten heen, selecteert een taak en voegt hem toe aan ‘Mijn dag’. Of je selecteert gelijk een taak uit het lijstje met suggesties die ‘Mijn dag’ je geeft. De taken worden als het ware gekopieerd uit je takenlijst en in ‘Mijn dag’ geplaatst. Voltooi je de taak in ‘Mijn dag’, dan verdwijnt hij ook uit je takenlijst. Uiteraard kun je ook nieuwe taken toevoegen.
Vandaag niet alles afgekregen? Dan begin ik ‘Mijn dag’ morgen weer met een schone lei en kan ik nieuwe taken selecteren voor die dag.

Handigheidje #4: super leuke personalisatiemogelijkheden!
Wat betreft personalisatie van apps heb je vaak twee type mensen: het type die het fantastisch vindt en ieder kleurtje en knopje naar wens instelt, en mensen die prima uit de voeten kunnen met de standaard instellingen en zonder te veel nonsens aan de slag willen. Als jij valt onder die laatste groep, scrol dan gerust door naar de volgende paragraaf want we gaan hier lekker een paar super leuke persoonlijke instellingen bespreken!

Allereerst kun je heel veel dingen instellen voor je lijsten. Zo kun je taken maar ook hele lijsten verslepen en ze in andere volgorde zetten. Daarnaast kun je voor iedere lijst zogenaamde thema’s instellen. Hierbij mag je een achtergrond afbeelding kiezen uit het lijstje en een mooie kleur uitkiezen. We sluiten af met een persoonlijke favoriet: je kunt ook iconen toevoegen aan de naam van je lijst om ze nog gemakkelijker uit elkaar te houden. Kies een boodschappenkarretje voor de lijst met boodschappenitems, kies een huisje voor alle dingen die je nog privé wilt doen, etc, etc, etc! En: deze iconen zie je ook gewoon terug in je takenlijstje in Outlook! Het verschilt per apparaat hoe je dit icoon instelt; bij het ene apparaat is het heel duidelijk en heb je een knop om dit icoon aan te passen of klik je op het bestaande icoon. Maar op bijvoorbeeld een iPhone moet je zorgen dat het eerste wat je typt in de titel een icoon is uit je lijst met smiley’s.
Dat maakt het toch allemaal een beetje leuker om je taken bij te houden en af te vinken!

Zit er dan geen enkel nadeel aan?
Ja toch wel… De To Do app is nog in ontwikkeling, dat betekent dat er al veel leuke functionaliteiten inzitten, maar dat Microsoft nog druk nieuw opties ontwikkelt. Momenteel is het bijvoorbeeld nog niet mogelijk om subtaken te maken of een lijst te delen met collega’s zodat je ook in teamverband taken kunt bijhouden; maar deze staan hoog op de prioriteitenlijst van Microsoft. Momenteel is er ook een forum waar je nieuwe ideeën kunt aandragen en kunt stemmen op ideeën. Mijn stem gaat uit naar de mogelijkheid om lijst overstijgend een overzicht te krijgen van alle taken gesorteerd op einddatum want daar moet ik nu nog steeds Outlook voor openen. Dat zou deze app helemaal af maken!

 

Meer weten over de Microsoft To Do app of reageren op deze blog? Neem contact op met Jessy Winkels