Sanneke Kats | 10 november, 2017

OneNote voor projectleiders – 6 slimme tips voor meer structuur

Wie kent OneNote al, en is liefhebber? OneNote is het Microsoft Office programma waarmee je digitaal je notities kunt maken. Geen gesleep meer met kladblokken waar je niets in kunt terugvinden, of post-its op je laptop geplakt. Met OneNote kun je al je gedachtenspinsels kwijt, je aantekeningen (her)structureren en weer makkelijk terugvinden én niet onbelangrijk: met anderen delen. Maar hoe maak je nu een slimme structuur?

Eens in de zoveel tijd verzorg ik voor work21 een OneNote training om slim je aantekeningen te maken. Niet alleen de knoppen komen aan bod maar ook hoe je het kunt indelen. Met name het laatste roept nog weleens vragen op. “Nu heb ik zo’n mooi programma, maar waar begin ik en wat is een slimme structuur?” Mijn tip is ‘begin gewoon met de structuur die je als eerste in gedachten hebt’. Uiteindelijk kun je je aantekeningen altijd weer terugvinden en kun je de boel eenvoudig herstructureren.

Mocht deze tip niet voldoende zijn en heb je toch behoefte aan meer handvatten, dan neem ik je graag mee in een paar ideeën voor het aan brengen van structuur. In deze blogpost vind je tips voor projectmanagers, en natuurlijk andere geïnteresseerden.

tip 1 | maak per project een apart notitieblok en deel!

Een eerste tip is maak voor elk project een apart notitieblok. Een notitieblok kun je namelijk delen met andere projectteamleden. Heel handig voor overdracht en snel kunnen vinden van projectinformatie.

Om een nieuw notitieblok te maken, klik je links bovenin je scherm op het OneNote tabblad Bestand en daar kun je je notitieblok delen via OneDrive, als dit ondersteund wordt door jouw organisatie.

Mocht je al over een digitale projectomgeving beschikken, bijvoorbeeld in Office365 Teams of in een SharePoint teamsite, dan kun je eenvoudig een notitieblok toevoegen en meteen aantekeningen onderling delen op de plek waar ook overige informatie wordt gedeeld.

tip 2 | ook heel handig: het Projectoverzicht sjabloon en handige takenlijsten

Superhandig is het sjabloon voor je projectoverzicht. Klik op het OneNote tabblad Invoegen en vervolgens op het driehoekje onder Paginasjablonen in het menulint. Je vindt daar de optie Projectoverzicht. Een sjabloon verschijnt waarin je een beschrijving van je project kunt invullen.

tip 3 |Je hebt vast ook de optie Takenlijst gezien, met een sjabloon voor jouw projecttaken.

Als je op de optie Paginasjablonen klikt, vind je onder het kopje Planner rechts in je scherm meerdere sjablonen van takenlijsten. Vooral de optie Takenlijst met prioriteit is handig. Deze kun je ook ‘scrum-proof’ maken door de kopjes met hoge, normale en lage prioriteit aan te passen naar ‘To do’, ‘Doing’ en ‘Done’.

tip 4 | per projectfase een sectie

Vervolgens kun je voor elke fase een aparte sectie (dat is een tabblad in OneNote-termen) aanmaken. Binnen die sectie maak je je aantekeningen op pagina’s. Mocht je ook eigen aantekeningen willen maken die je niet wilt delen, dan kun je deze afschermen met een wachtwoord. Klik op het OneNote tabblad Controleren en op de optie Wachtwoord.

tip 5 | OneNote als brainstormtool

In bijvoorbeeld de ontwerpfase van een project kun je OneNote ook als brainstormtool inzetten. Zet eerst een pagina klaar met de benodigde onderwerpen en laat je projectteamleden tegelijkertijd hun ideeën spuien op die pagina. Na een paar seconden zien de leden de ideeën van de anderen verschijnen en kunnen daar weer op aanvullen.

tip 6 | belangrijke correspondentie opnemen in je notities

Tijdens een project krijg je ook de nodige e-mails. Een belangrijk mailtje kun je in je OneNote notitieblok kwijt via de OneNote knop in Outlook in het menulint. Je krijgt een dialoogvenster van OneNote waarin je kunt kiezen voor de locatie in OneNote. Kies voor het juiste notitieblok en de juiste sectie en klik op OK.

Tip hierbij is om in elke sectie (= een projectfase) een aparte pagina op te nemen met de naam ‘Correspondentie:’, onderaan je pagina-overzicht. Deze laat je verder leeg, want de belangrijke mailtjes plaats je vanuit Outlook met de OneNote-knop namelijk onder de pagina ‘Correspondentie’. Van de pagina’s met belangrijke mailtjes kun je vervolgens subpagina’s maken door met je linkermuisknop op die pagina rechts in je scherm te gaan staan en een tikje naar rechts te schuiven. Het resultaat ziet er dan zo uit:

De mogelijkheden in OneNote zijn zo’n beetje eindeloos. Ik hoop je met deze tips een stap verder gebracht te hebben in de structuur van OneNote. Mocht je meer tips willen, dan verwijs ik je ook graag naar de blog post “Wonderful OneNote” van collega en OneNote-liefhebber Jessy Winkels en neem anders contact op met mij, Sanneke Kats.