Emma Kastelein | 13 november, 2017

Planner vs. Trello: gratis tools voor digitaal scrummen

Veel criticasters zeggen dat digitaal scrummen, of scrum in combinatie met flexibel werken, niet werkt. In mijn vorige blog schreef ik dat het succes van een flexibel werkend scrumteam valt of staat bij hoe zij scoren op vijf dimensies.

  • geloven zij dat hun werk belangrijk is;
  • hebben ze het gevoel dat hun werk voor hen persoonlijk betekenisvol is;
  • hebben ze duidelijke doelen en rollen;
  • weten ze dat ze op elkaar kunnen rekenen;
  • en, de belangrijkste, voelen zij zich psychologisch veilig?

Als scrumteams aan deze punten voldoen, staat hen in principe niets in de weg om flexibel werken te omarmen.

de stap zetten naar digitaal scrummen

Ga je voor digitaal scrummen op zoek naar een tool, dan kom je al snel uit bij Jira: de meest bekende digitale scrum tool in de markt, die je vanaf $ 10,00 per gebruiker per maand kunt aanschaffen. Voor iets wat je dagelijks gebruikt een koopje, zou je zeggen. Maar wat nu als ik je vertel dat er prima (gratis) alternatieven zijn? Hieronder bespreek en vergelijk ik Planner en Trello.

Planner

Misschien heeft jouw organisatie al wel Office 365 aangeschaft. Altijd en overal toegang tot je e-mail en agenda, wat een verademing. En, als we dan toch bezig zijn, geheid dat je ook al met je team samenwerkt binnen jullie eigen SharePoint Online teamsite. Zo heb je ook nog eens altijd al jouw documenten bij de hand en ben je al lekker op weg met het flexibel werken concept. Maar Office 365 biedt nog zoveel meer. Klik maar eens op de knop met de 9 vierkantjes in je Office 365 omgeving. Waarschijnlijk word je overspoeld met allemaal programma’s, waarvan je geen idee hebt wat ze jou voor voordeel kunnen opleveren. Nu wil ik er één met jullie uitlichten: de Planner app, want deze biedt uitstekende mogelijkheden voor digitaal scrummen.

Een Planner scrumbord aanmaken is zo gepiept. Je gaat naar je Office 365 omgeving en gaat via Start (de 9 vierkantjes linksboven) naar Planner. Daar vind je de knop ‘Nieuw plan’. Vervolgens kun je onder zogeheten buckets (kolommen/categorieën) jouw taken aanmaken. Trap niet in de valkuil om de buckets ‘To do’, ‘Doing’ en ‘Done’ aan te maken, maar maak hier liever ‘Sprint 1’, ‘Sprint 2’, ‘Sprint 3’, et cetera aan, want Planner heeft standaard al de weergave ‘Voortgang’. Rechtsboven switch je tussen de verschillende weergaven ‘Bucket’ (bijv. Sprint 1/2/3), ‘Toegewezen aan’ (om alleen de taken van een specifieke persoon te zien), en ‘Voortgang’ (om te zien in welke fase de verschillende taken zich bevinden). Een los scrumbord per sprint aanmaken kan natuurlijk ook. Probeer het eens uit. Ik weet zeker dat het je lukt!

Heb je geen Office 365? Niet getreurd. Dan is er Trello!

Trello

Ondanks mijn grote voorliefde voor Office 365, ben ik stiekem groot fan van Trello. Via het plusteken in de balk maak je heel gemakkelijk borden aan en teams, die aan meerdere borden tegelijkertijd kunnen worden toegewezen. Maar mijn enthousiasme voor Trello zit hem met name in de mogelijkheid om taken van het ene (scrum)bord, naar het andere te verplaatsen. Ideaal als je één bord creëert voor jullie Product Backlog, en één voor jullie Sprint Backlog. Wil je dan een backlog item opnemen in een sprint, dan verplaats je hem in één keer van de Product Backlog naar de Sprint Backlog. Zo voorkom je dat er “Done” user stories of taken op jouw Product Backlog blijven staan en hoef je de user stories of taken niet twee keer op verschillende plaatsen aan te maken.

Waarom zou je dan toch voor Planner als onderdeel van Office 365 kiezen? Als je als organisatie Office 365 gebruikt, en toch Trello besluit in te zetten, is die laatste wel weer een extra tool die je moet promoten en inzetten. Gebruikers moeten daarvoor zelf een account aanmaken (je kan dit dus niet controleren) en inloggen, terwijl iedereen binnen Office 365 al een account heeft en dus vanuit de Office 365 omgeving direct kan doorklikken naar de Planner, zonder extra account of inlogstap.

Nog een laatste leuke tip: als je met Microsoft Teams werkt binnen Office 365, kun je via het plusteken ‘Add a tab’ beide applicaties toevoegen aan jouw Teams-omgeving. Daarbij geldt voor Trello echter nog steeds dat gebruikers dat losse, extra account moeten aanmaken.

tab toevoegen in Teams

Planner of Trello tab toevoegen in Microsoft Teams

Heel veel succes! Ik ben benieuwd naar de ervaringen. Wil je over dit onderwerp doorpraten, neem dan contact op met mij, Emma Kastelein.