Jessy Winkels | 17 november, 2017

over to do lijstjes en buffers die helpen tegen werkstress

Alweer de laatste dag van de week van de werkstress. Vandaag kijken we naar to-do-lijstjes: hoe kan deze goed voor je werken, en heb je deze alleen op papier of ook digitaal? En heb je wel een stil gestaan welke buffers er zijn rondom werkstress? Je weet t na het lezen van deze blog. 

gedrag: wat zijn de 3 belangrijkste acties voor vandaag?

Werk met een to-do-lijstje van de 3 belangrijkste dingen die je wilt doen vandaag. Begin met de belangrijkste en werk zo verder naar beneden.

Ik neem je graag mee in de theorie die wij noemen ‘Big rocks, small sand’. Stel je voor dat je een grote vaas hebt, deze staat voor jouw dag. Alles wat je in die vaas kunt stoppen past binnen de uren van jouw dag. In de vaas stop je grote klussen (keien), gemiddeld grote klussen (kiezelstenen) en kleine klusjes (zand). Stel je voor dat je je dag begint met kleine klusjes. Dan stop je dus het zand onderin de vaas. Vervolgens komen de kiezelstenen die de gemiddeld grote klussen vertegenwoordigen en tot slot de keien, de grote klussen. Je zult merken dat als je de grote klussen voor het laatst bewaard, ze er niet allemaal in passen. Grote klussen aan het eind van de dag plannen, resulteert er dus waarschijnlijk in dat je ze niet afkrijgt.

Maar probeer het eens andersom: begin je dag met de grote, moeilijke klussen waar je misschien ook het meest tegenop ziet. Je zult merken dat de middelgrote kiezelstenen er dan nog gemakkelijk bovenop passen en dat de kleine klusjes, het zand dat je als laatst in de vaas gooit, alle kleine plekken tussen de stenen opvult. De moraal van dit verhaal? Begin je dag met de grootste en moeilijke klussen. Dan zul je merken dat er tussendoor altijd voldoende ruimte overblijft voor de kleinere klusjes.

Maak vandaag dus eens een lijstje van alles wat je wil doen en sorteer ze van groot naar klein. Begin met de grootste klus en werk zo naar beneden. Wedden dat het je lukt je lijstje af te werken!

techniek: to-do lijstje

Maak gebruik een (digitaal) to-do lijstje op je telefoon zodat je taken snel kan opschrijven.

Probeer niet alle acties die je nog uit moet voeren, op te slaan in je hoofd. Deze acties schieten dan de hele tijd door je hoofd (waarschijnlijk op momenten dat je ze toch niet uit kunt voeren) en dat zorgt voor stress. We raden je daarom aan deze acties zo veel mogelijk op te schrijven. Zo hou je je hoofd leeg voor de echt belangrijke zaken en vergeet je ze niet omdat je je lijstje erbij pakt op het moment dat je er tijd voor hebt. Persoonlijk gebruik ik hiervoor het liefst een app op mijn telefoon. Mijn telefoon heb ik namelijk altijd bij me dus als ik bijvoorbeeld aan iemands bureau sta en ik beloof hem of haar wat op te leveren (of ik zit op het toilet en ik krijg een geniaal idee!) dan heb ik mijn telefoon altijd bij de hand om dit op te schrijven en niet te vergeten.

Heel veel telefoons hebben tegenwoordig standaard al een app waarin je een lijstje bij kunt houden maar er zijn ook veel andere handige apps (gratis!) beschikbaar. Maakt jouw bedrijf gebruik van Office 365? Dan raad ik je aan de To Do app van Microsoft te proberen omdat deze je Outlook taken synchroniseert met de taken op je telefoon, heel handig (zie ook mijn blog over de To Do app om hierover meer te weten te komen).

bewustwording: de 4 buffers voor het verlagen van werkstress

Hoe staat het met de 4 buffers die bijdragen aan het verlagen van de werkstress? De buffers zijn autonomie, sociale steun, prestatiefeedback en relatie met je leidinggevende.

Uit onderzoek blijkt dat er vier buffers zijn die een burn-out bij hoge stress niveaus kunnen voorkomen. Deze buffers zijn: autonomie, sociale steun, prestatiefeedback en relatie met je leidinggevende. Hieronder ligt ik ze alle 4 toe. Je zult daarbij misschien geneigd zijn te denken dat je hierin afhankelijk bent van anderen maar je kunt hier wel degelijk zelf invloed op uitoefenen!

Autonomie: dit is de vrijheid om te bepalen welke werkwijze je hanteert en hoe je je werk doet. Uiteraard ben je afhankelijk van of je leidinggevende je deze vrijheid geeft. Maar als jij er niet zelf om vraagt, zul je het sowieso nooit krijgen. Ga samen op zoek naar waar de grenzen liggen. Kun je bijvoorbeeld met elkaar afspreken dat jij een bepaald doel behaald of resultaat oplevert binnen een gegeven tijd en mag je dan zelf bepalen hoe je dat gaat doen?

Sociale steun: dit is de mate waarin je je gesteund voelt door je collega’s. Deze steun hoop je natuurlijk te krijgen, maar je zult merken dat als jij een steun bent voor je collega’s, zij dit ook voor jou zullen zijn. Spreek bijvoorbeeld bemoedigende woorden naar elkaar uit, geef complimenten en vraag regelmatig hoe het met je collega’s gaat en of je ergens bij kunt springen. Durf daarbij ook jezelf kwetsbaar op te stellen en ook hulp te vragen wanneer je het nodig hebt. Je zult merken dat dan altijd iemand een helpende hand naar je uitsteekt.

Prestatiefeedback: hiermee bedoelen we de feedback die jij van je collega’s of leidinggevende ontvangt op het werk dat je uitvoert. Vragen om feedback kan spannend zijn, maar het kan je wel heel goed helpen begrijpen waar jij goed in bent (en dus van waarde voor je organisatie) en op welke punten je nog kunt ontwikkelen. Je zult ook merken dat wanneer je regelmatig om feedback vraagt, het antwoord je ook minder zal verrassen: je hebt dan immers al een aardig beeld van je sterke en zwakke punten.

Relatie met leidinggevende: dit is de mate waarin jij met je leidinggevende overweg kan. Gaat dit even niet zo goed? Probeer dan zelf het initiatief te nemen: zoek je leidinggevende regelmatig op, vraag om feedback en probeer ook contact te maken op gebieden niets met werk te maken hebben. Wil je meer complimenten? Vraag hierom! Wil je meer duidelijkheid over wat er wordt verwacht? Vraag hierom! Blijf dit meerdere keren vragen tot je leidinggevende er iets mee gaat doen. Lukt het nog steeds niet? Geef hem of haar hier dan feedback op, bespreek met collega’s hoe zij dit aanpakken of, als het echt niet anders kan, ga eens een laagje hoger praten.

Waar ga jij vandaag mee aan de slag?