Tom Cooijmans | 5 december, 2017

E-mail training? Had je niet een betere baan kunnen krijgen!?

Herken je dat gevoel, dat je je stinkende best doet voor een opdrachtgever, dat je alles uit de kast haalt om ervoor te zorgen dat die klant, juist die klant, echt slimmer en leuker kan gaan werken? Dat je stad en land doorreist om op elke locatie iedereen klaar te stomen voor ‘de grote stap’ die het bedrijf wil gaan maken. Dat je net een autorit van twee uur hebt gehad om op 08.00 u op locatie in Heerlen te arriveren voor het geven van een workshop.  En dat dan een deelnemer, Ans heet ze, aan je vraagt: “Is het niet zonde dat je bedrijfskunde hebt gestudeerd en dat je nu aan ons moet uitleggen op welke knopjes we moeten drukken binnen de e-mail? Had je niet een wat betere baan kunnen krijgen?”.

Ja, beste lezers, ik werk met mensen en dus af en toe krijg je hele eerlijke vragen van mensen zoals Ans. Eigenlijk was ik wel blij met deze vraag en ik zag het dan ook meer als een terugkoppeling op het veranderingsproces van de organisatie. Ans had een compleet verkeerd beeld in haar hoofd van de training die ze ging krijgen. Verwachtingen, verwachtingen en nog eens verwachtingen. Vaak wordt vergeten deze af te stemmen, maar ze zijn o zo belangrijk.

Digivaardigheid is meer dan weten waar de knop zit

Ik vertelde haar: “Work21 wil bijdragen aan een groter doel. Digivaardigheidstrainingen bij ons zijn geen knoppentrainingen. Wat ik jullie vandaag uit ga leggen is hoe je je email en agenda slim kunt gebruiken in je dagelijkse werk, waardoor je werk makkelijker en leuker wordt. Natuurlijk leg ik je vandaag uit welke tips en tricks er in Outlook zitten, maar het grootste gedeelte van de workshop gaan we inzoomen op jullie werk en hoe Outlook nou echt ondersteunend kan worden aan jullie manier van werken. Dat ga ik jullie deze ochtend laten zien.”

Wist je dat een e-mailtje gemiddeld VIJF keer wordt gelezen voordat deze afgehandeld is?

Dit komt doordat we niet goed omgaan met nieuwe inkomende e-mail. Als je het vergelijkt met het proces dat een brief doorloopt, wordt het al een stuk duidelijker. Als je thuis komt, ligt er post op de deurmat (vergelijk dit met je inbox van Outlook). Je neemt de post mee naar je keukentafel en zoekt daar uit wat zakelijk en wat persoonlijk is. Je kijkt met welke brieven je meteen iets moet doen (denk bijvoorbeeld aan belastingbrieven) en je kijkt welke brieven kunnen wachten. Je hebt voor brieven die kunnen wachten waarschijnlijk een opbergplek en voor dingen die je direct moet doen, heb je een andere plek. Je hebt ook brieven die meteen weg mogen of die je ter informatie ergens wilt bewaren. Maar wie gooit er wel eens brieven terug op de deurmat om er later weer iets mee te gaan doen? Waarom doe je dit dan wel in je postvak IN van je mail? Juist… dit kan anders.

We gaan de email structureren volgens het ‘Getting Things Done’ principe van David Allen. Alle emails die we binnen krijgen, laten we 1x de revue passeren en stoppen we vervolgens in één van de 4 mappen: ‘To do’, ‘In afwachting’ (of: ‘Wachten’), ‘Later / misschien’ en ‘Archief’.

We zijn de hele dag bezig met de takenlijst van iemand anders.

Wist je dat 85% van de kantoormedewerkers binnen 2 minuten reageert op een mail? 70% doet dit zelfs binnen 6 seconden.

Het merendeel ‘checkt’ zijn mail elke vijf minuten. Met als resultaat een organisatie vol met mensen die de hele dag multitasken en – nu ik toch zo lekker in de feitjes zit 😉 – multitasken geeft een productiviteitsverlies van 30%!!! Geloof je me niet? Dan heb ik een mooie opdracht voor je die je meteen uit kunt voeren:

  1. Pak een leeg velletje papier en nummer van boven naar beneden van 1 tot en met 26.

Klaar?

Hoe vond je het en weet je zeker dat je foutloos bent?

Mooi zo! Gaan we nu verder:

  1. Zet naast dit rijtje cijfers nu van boven naar beneden de letters A tot en met Z. Juist, het alfabet van boven naar beneden noteren.

Hoe vond je dit? Net zo ingewikkeld en moeilijk als de eerste opdracht?

  1. Nu mag je het blaadje omdraaien en gaan we dezelfde rijen creëren als op de voorkant, maar nu tegelijkertijd rij voor rij. Dus eerst 1A, dan 2B, dan 3C, enz.

Begin je te begrijpen wat multitasken met je doet? Nu moeten we onze hersenen ineens gaan gebruiken. Waarom kiezen we er in ons leven dan toch zo vaak voor om te multitasken? Of kiezen we er niet voor, maar laten we het gebeuren? We worden de hele dag afgeleid door onze telefoons en onze e-mail. Kom in actie en wees weer in control over je eigen werkdag! Ga op vaste tijden je mail checken en laat de rest van de dag je mailmeldingen uit staan!

Behalen van het beste resultaat

Zoals ik eerder al zei, verwachtingen, verwachtingen en nog eens verwachtingen. Mensen hebben verwachtingen en met deze verwachtingen gaan ze naar het werk, met deze verwachtingen gaan ze naar een vergadering, met deze verwachtingen gaan ze naar een workshop. Verwachtingen bepalen een groot deel van ons leven en bepalen hoe we tegen iets aan kijken, hoe we over dingen denken. Zorg dat je medewerkers de goede verwachtingen hebben, als je investeert in een verandering, in een workshop. Zorg er dan voor dat je medewerkers daar de goede verwachtingen bij hebben. Als die goede verwachtingen dan ook nog waar gemaakt worden, behaal je het beste resultaat.

Ik hoop dat ik jou en Ans een kijkje heb kunnen geven in hoe work21 de workshop ‘slim omgaan met email en agenda’ geeft.

Wil je meer weten over deze workshop, of over andere O365 applicaties, kun je altijd contact met me opnemen met Tom Cooijmans.