Paul Dionisius | 15 januari, 2018

Last van keuzestress met Office 365?

Dit model helpt je op weg.  

Binnen veel organisaties waar ik kom is Office 365 geïmplementeerd. Een logisch vervolg als je als organisatie al gebruik maakte van Microsoft Office, Outlook en SharePoint. 

Toch leidt het goed gebruiken van Office 365 bij heel veel organisaties tot vragen – hoe kunnen we nu echt gebruik maken van de potentie die het heeft en slim met elkaar samenwerken. 

Gereedschapskist 

Met de implementatie van Office 365 krijg je een enorme lijst aan apps tot je beschikking. Eigenlijk zou je Office 365 kunnen zien als een gereedschapskist met veel verschillende gereedschappen. Met deze gereedschappen stelt Microsoft iedereen in staat om zijn werk uit te voeren en samen te kunnen werken. Maar daar zit ‘m ook vaak de uitdaging. Want wat zijn al die verschillende gereedschappen en wat kan ik er mee?  

Bij veel organisaties is er sprake van “keuzestress” en is niet duidelijk welke apps ze nu wel en welke ze beter niet kunnen gebruiken. 

Handige app, of toch niet? 

Microsoft heeft binnen Office 365 heel veel apps die je kunt gebruiken om samen te werken. Alleen om te communiceren met je directe collega’s heb je al de keuze uit Outlook, Yammer, Skype for Business, Teams. En dat naast het gebruik van telefoon, Whatsapp of het good-old normale gesprek.. 

Te vaak zie ik dat er binnen organisaties een enorme wildgroei is hoe men met elkaar communiceert. Mensen hebben de beschikking over verschillende apps en gebruiken deze dwars door elkaar. Of men houdt juist heel erg vast aan wat men kent, en dus worden bijlages structureel aan elkaar gemaild. Met al snel 50 verschillende versies van een document tot gevolg. Is dat slim met elkaar communiceren en samenwerken? 

1 stap terug – 2 vooruit  

De vrijheid die Microsoft je biedt met het hele scala aan mogelijkheden is mooi, maar niet effectief als je met elkaar geen afspraken maakt welk communicatiemiddel je het beste kunt gebruiken afhankelijk van het doel dat je hebt. 

Dus draai het om en bedenk je eerst: 

  • Met welke groep mensen wil ik communiceren? 
  • Om wat voor soort communicatie gaat het? 
  • Welke app past het beste om met deze groep te communiceren? 

Yammer, Teams of Outlook 

Dat ook Microsoft zich hiervan beter bewust is geworden bleek wel uit een presentatie gegeven tijdens Ignite, het jaarlijkse event van Microsoft. 

Het geeft, eigenlijk voor het eerst, een beeld wat de visie is van Microsoft op het effectiever gebruik maken Yammer, Teams of Outlook als communicatiemiddel. 

 

Als uitgangspunt wordt de doelgroep genomen met wie je wil communiceren. En afhankelijk daarvan is er de voorkeur voor een app: 

  • Teams – dit wordt geadviseerd te gebruiken voor mensen binnen je “inner loop” – dan gaat het om mensen met wie je veelvuldig samenwerkt, bijvoorbeeld rondom projecten 
  • Yammer – gebruik deze app voor mensen binnen je “outer loop” – mensen met wie je verbonden bent binnen je organisatie en met wie je informatie en kennis deelt, maar minder frequent en veelal niet rondom specifieke projecten 
  • Outlook – gebruik je e-mail voor heel gerichte communicatie met een collega, maar gebruik dit zo min mogelijk in relatie tot samenwerken 

 Slim samenwerken 

Office 365 kan je enorm goed ondersteunen om met elkaar samen te werken – daarbij vraagt het wel om bewuste keuzes welke manieren van communiceren ook het beste passen bij jouw doelgroep(en). Het is dan ook essentieel om met elkaar afspraken te maken welke apps je het beste kunt gebruiken om het beste uit Office 365 te halen. 

De ontwikkelingen binnen Office 365 gaan hard. Wil je hulp bij het goed implementeren van Office 365, zodat jouw organisatie de juiste keuzes maakt laat het mij weten. We helpen je graag op weg om effectief met elkaar samen te werken!