Gonny Vink | 17 januari, 2018

Anders werken op de Rijnstraat

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat heeft work21 gevraagd om te begeleiden en adviseren in de overgang naar een andere manier van samenwerken. Hierin stond flexibel en digitaal (samen)werken centraal. Aanleiding hiervoor was oa. de overgang naar Rijnstraat 8, waarin wordt samengewerkt met het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de kleine keten, waaronder oa. COA en IND.

Het gebouw is imposant en zakelijk. Veel glas, roltrappen, liften en vooral: overal mensen, die werken, overleggen, onderweg zijn. Als je bent aangemeld als bezoeker dan mag je zelf met een pasje naar binnen en je weg zoeken. Mensen wijzen je vriendelijk naar de juiste lift. De Rijnstraat is sinds dit jaar het onderkomen van drie ministeries: Infrastructuur en Waterstaat, Buitenlandse Zaken en een aantal onderdelen van Justitie en Veiligheid (COA, IND en DTV).

Marjan Heitman heeft met haar HR-adviseurs een belangrijke rol gespeeld in de overgang van Infrastructuur en Waterstaat naar Anders Werken. “In 2015 is er een programma gestart om de verhuizing te regelen wat betreft de harde kant, de ‘bricks & bytes’ onder leiding van haar collega Ria Hoogervorst. We kregen als HR de vraag of wij niet iets konden met de gedragskant. Want het moest meer worden dan alleen een verhuizing: we wilden de overgang naar de Rijnstraat gebruiken om echt een andere manier van werken te introduceren. Samen met Andre Frijters, de directeur HR, ben ik toen op zoek gegaan en via het programma van OCW kwamen we bij work21 en Gonny Vink terecht. En dat klikte”.

Zelf doen
“Wij hebben wel vanaf het begin gezegd: we willen het zelf doen als HR-adviseurs. Zelf het gesprek aan gaan met de directieteams, managementteams en de afdelingen. Bij work21 hebben we de vraag neergelegd om ons daarbij te ondersteunen. We zijn gestart met het ontwikkelen van een handreiking voor de HR-adviseurs; een soort toolkit waaruit de HR-adviseur kan putten om het proces van anders werken voor hun organisatieonderdeel vorm te geven. En we hebben een gezamenlijke dag georganiseerd om het programma rond activiteitgericht werken af te trappen en een stukje professionalisering op dit thema te bewerkstelligen. Daar hebben Gonny, Robin en Sanneke van work21 bij geholpen.”

Leerportaal
“De HR-adviseurs hebben vervolgens zelf in hun directieteams en managementteams het onderwerp gedrag geagendeerd. Ze konden dit alleen doen of met hulp van mij of van work21. Vervolgens is er een menukaart gemaakt met workshops en trainingen voor in het leerportaal. Daar staan workshops van work21 op, maar ook van ICT Haaglanden, onze IT-trainingspartner”.  Zeker in het voorjaar van 2017 is daar – in de aanloop naar de verhuizing –  zeer veelvuldig gebruik van gemaakt. En deze workshops hebben ook een bijdrage geleverd  aan “het anders werken” en bespreekbaar maken van zaken waar men tegenaan liep.

Van 2 gebouwen naar 3 verdiepingen
Het ministerie zat op verschillende locaties in Den Haag, met name de Plesmanweg en de Koningskade. “Voor de Bedrijfsvoering  was het een redelijk zachte landing, omdat er op de oude locatie aan de Koningskade al geoefend was met flexibel werken en minder werkplekken. We hebben daar zelfs een etage gesloten om de situatie zo realistisch mogelijk te maken. Op de Plesmanweg hebben we vooral een aantal experimenten gedaan.” Hoeveel je ook oefent: de werkelijkheid is altijd anders. Dat geeft Marjan ook aan: “Je kunt elkaar binnen het ministerie op de Rijnstraat 8 (R8 ) nu meer en makkelijker ontmoeten maar tegelijkertijd moet je ook bewuster omgaan met je eigen team en de sociale cohesie daarbinnen”. Iedereen experimenteert op de R8 wat het beste bij hem of haar past binnen de mogelijkheden van het gebouw. Ook in de balans van op de R8 werken en elders werken. Zelf experimenteer ik ook als leidinggevende in verband met de vele prikkels die op sommige dagen op je afkomen.

Leiderschap is goed opletten
Eind 2017 zit het Ministerie door de komst van het nieuwe kabinet in een proces van ontvlechting, want er gaan onderdelen van het ministerie over naar Binnenlandse Zaken en Economische Zaken. “Dat vraagt natuurlijk aandacht van ons als HR, dus organisatieontwikkeling heeft tijdelijk wat minder focus. Maar we gaan dat zeker weer aanjagen, want het blijft nodig.” Zelf merkt Marjan dat leidinggeven in de nieuwe setting zo zijn uitdagingen kent. “Het is echt een kwestie van goed opletten of ik een goed beeld heb en houd van mijn team en waar ze mee bezig zijn en vooral hoe het met ze gaat! Voor mij gaat leiderschap over openheid, transparantie en aandacht voor het individu. Plezier in het werk staat voorop, voor zover dat natuurlijk in mijn vermogen ligt. Ook daar loop ik wel eens tegen grenzen aan, want het individuele belang moet wel in lijn blijven met het organisatiebelang. Meestal lukt dat goed, maar soms gaan de belangen helaas uit elkaar lopen”.

Sociale cohesie
Een extra uitdaging voor mij is dat ik veel doe op intuïtie, op non-verbale communicatie. Dus ik wil graag collega’s ontmoeten. Skype is echt een fijne aanvulling in het contact met mijn team, en ik wil ook graag een ieder in de ogen kijken. Dus hebben we naast ons afdelingsoverleg ook om de maand een sociale cohesie lunch met een thema, en een keer per maand een informeel koffie-moment. Ik maak jaarlijks in het najaar ook zelf een rondje langs alle interne klanten om feedback op te halen en op de hoogte te blijven van wat er speelt. Daarmee probeer ik voor al mijn collega’s een goede sparringpartner te zijn.”

Meer autonomie
Het flexibel werken bevalt Marjan zelf over het algemeen goed: “Ik heb meer ruimte om mijn dag of mijn agenda in te vullen waar en hoe ik dat wil. Hierdoor ervaar ik meer autonomie en dat leidt – bij mij – automatisch tot meer werkplezier. Ik vind de variëteit in werkplekken prettig. Het vinden van rust is soms een uitdaging. Als manager vind ik de ontmoetingsgebieden op dinsdag en donderdag vaak te druk. Ik blijf dan niet zitten, maar zoek echt bewust een andere plek, dat kan ook buiten het gebouw zijn. En veel in de benen. Hier op de Rijnstraat maak ik gemiddeld 3.000 meer stappen per dag dan voorheen. Mooi toch? Het is dus in meer opzichten goed om even bij een collega langs te lopen met een vraag.’

Samenwerking work21
De samenwerking met work21 ervaart Marjan als heel prettig. “Gonny is toegankelijk en we hebben dezelfde visie op leiderschap. Het resultaat gaat eigenlijk vanzelf als je mensen in hun kracht weet te zetten. Het leuke is dat ik dat terug zie in de mensen die zij binnen work21 heeft verzameld: allemaal mensen die werken vanuit hun passie en plezier”.

 ————-

Wat hebben we concreet gedaan

Vanuit work21 zijn verschillende workshops verzorgd in de aanloop naar de overgang naar Rijnstraat 8. Zo zijn teams meegenomen in het concept van Anders Werken en wat dit betekent voor de manier waarop je samenwerkt en je werk organiseert. Vervolgens zijn met de teams werkafspraken gemaakt over hoe je samenwerkt in een flexibele context en hoe je met elkaar digitaal kunt samenwerken. Onderdeel daarvan is het samen invullen van een communicatie/samenwerkmatrix om af te spreken op welke manier je met elkaar samenwerkt. Wat je natuurlijk niet wilt is dat er veel meer e-mailberichten worden verstuurd, terwijl de organisatie voorziet in allerlei mogelijkheden om effectief te communiceren en samen te werken. Vooraf was er zorg over bereikbaarheid en beschikbaarheid. Dat kun je goed faciliteren met Skype voor Bedrijven in combinatie met werkafspraken zoals het openzetten van je agenda. Technologie kan prima ondersteunen, maar dat werkt alleen als iedereen ook begrijpt waarom het belangrijk is en hoe het werkt. Een andere workshop die veel gevraagd is, gaat over hoe je met elkaar in verbinding blijft. Tot slot zijn de HR-adviseurs en directies begeleid op basis van de ervaring van work21 bij andere organisaties en heeft work21 de teams meegenomen om te ‘gluren bij de buren’, om zo een beter beeld te krijgen van de verandering.