Petra Stuitje | 29 januari, 2018

Wat is het doel van die tool? Of, wat was er eerst: de tool of het doel?

Nee, dit wordt geen kip-ei-discussie. Ik wil het hebben over de situatie die ik in veel organisaties aantref: het aanbod van digitale middelen om te communiceren, kennis te delen en samen te werken is vaak zo groot en zo divers, dat medewerkers door de bomen het bos niet meer zien.  

En wat doe je dan? Niks! Of eigenlijk: je houdt vast aan wat je kent en laat de nieuwe mogelijkheden voor wat ze zijn. Dat is jammer, want veel van deze digitale middelen kunnen je helpen om het samenwerken gemakkelijker, sneller en aangenamer te maken.  

Collega Emma Kastelein schreef in haar blog over digitale transitie al over willen, kunnen en mogen veranderen. Maar mensen willen niet veranderd worden. Het is daarom de kunst te zorgen dat ze dit wel willen.  

ICT-feestje?

Het introduceren van nieuwe digitale middelen wordt door gebruikers vaak gezien als een ‘ICT-feestje’. De ‘techneuten’ hebben veel tijd en aandacht besteed aan het selecteren van een applicatie, de instellingen en de uitrol ervan. En dan is het klaar en kan iedereen aan de slag. Klopt, voor wat betreft de techniek dan.  

Het oppikken van een nieuwe digitale tool vraagt echter meer van gebruikers. Veel organisaties besteden via het intranet wel aandacht aan de verandering, meestal is er een handleiding beschikbaar (die helaas vaak meer een functionele beschrijving dan een gebruikershandleiding is) en wellicht wordt er een korte demonstratie gegeven. Maar het gewenste effect blijft uit. Mensen gaan niet uit zichzelf aan de slag. Ze willen wel, maar kunnen het (nog) niet. 

andere invalshoek

Herkenbaar? De tool die zo veelbelovend leek, ‘doet’ niks voor de organisatie. Ik denk dat het komt omdat we vooral vanuit de techniek redeneren. Bekijk je het van een andere kant, dan zie je dat veel mensen ‘gewoon’ hun werk doen zoals ze dat altijd doen. Dus die nieuwe tool zegt hen weinig tot niets.  

Bekijk de driehoek hieronder eens. Links de driehoek die ik veel tegenkom in de praktijk: de belangrijkste tool om te communiceren, kennis te delen en samen te werken is de mail. En dat terwijl veel medewerkers, vaak zonder het te weten, ook beschikken over SharePoint en Skype (of Lync). En zo vormt mail een (hele smalle) basis voor heel veel van het werk dat we doen.  

    

Wanneer gaat die driehoek nu kantelen zoals in de afbeelding rechts? Hoe krijg je mensen zo ver dat ze SharePoint en Skype wél gaan gebruiken? Dat begint op het moment dat de basis van mail gaat wankelen, wanneer mensen het overzicht kwijtraken, wanneer de mailbox volstroomt en mensen dreigen te verdwalen in hun eigen mappenstructuur. Wanneer ze ontdekken dat de mail niet enkel meer een middel is om te communiceren, maar dat de mailbox inmiddels ook de functie van privé-archief en persoonlijke projectwerkplaats heeft gekregen.  

van TOOL naar DOEL

Zie je waar het wringt? Een persoonlijke mailbox wordt als instrument voor samenwerken gebruikt. En zo krijgen nieuwe collega’s een bulk mail doorgestuurd onder het motto: ‘lees dat maar eens door’, bewaren we de laatste?! versies van teamdocumenten in onze mappenstructuur en doen we allerlei wissewasjes per mail af. 

Dat is het moment dat zich een DOEL aandient, vaak verpakt als wens: 

  • Ik wil meer overzicht over mijn taken. 
  • Ik wil de meeste recente documenten van mijn project of team direct kunnen vinden. 
  • Ik wil een korte vraag snel beantwoord hebben. 

Nu hebben we de juiste mindset te pakken, mensen willen veranderen. Dit is dé kans om een tool onder de aandacht te brengen, want: 

  • In de project- of teamsite in SharePoint hebben we alle taken overzichtelijk bij elkaar, bovendien kun je deze takenlijsten koppelen aan Outlook, zodat je daar eenvoudig álle taken kunt bekijken. 
  • In de project- of teamsite bewaren we alle relevante documenten, de meest recente versie is altijd beschikbaar én voorzien van extra eigenschappen voor een betere vindbaarheid. 
  • Met Skype zie je direct welke collega beschikbaar is om jouw vraag te beantwoorden en heb je alternatieve contactmogelijkheden binnen handbereik. 

De driehoek is gekanteld, met een brede basis van SharePoint als robuuste kennisbron en Skype als informatiepunt voor beschikbaarheid en bereikbaarheid en het stellen van korte vragen. Mail blijft beschikbaar, onder andere voor asynchrone, 1-op-1 communicatie zoals het bevestigen van afspraken en het stellen van vragen zonder spoed. 

Wanneer je bij een implementatie minder nadruk legt op de tool zelf, maar juist focust op het doel dat je ermee kunt bereiken, zullen mensen zich eerder aangesproken voelen en bereid zijn de mogelijkheden te onderzoeken. Ik denk daarbij altijd aan de uitspraak: ‘Mensen willen wel veranderen, maar niet veranderd worden’. Wanneer jij zelf de voordelen ziet van een nieuwe tool, wil je wél veranderen.  

beter laat dan nooit

Zoals ik in het begin al zei: in veel organisaties zien mensen door de tools het doel vaak niet (meer). Het aanbod is overweldigend en iedereen gebruikt datgene wat hem bevalt of voordeel oplevert. Meestal is dat vooral persoonlijk voordeel. Ook als de implementatie al lang en breed achter de rug is en het momentum vervlogen, is het nog niet te laat! We hebben al heel wat organisaties geholpen om meer te halen uit de digitale middelen die er zijn. 

Ons recept? Is niet geheim! 

wat heb je nodig? 

  • Een team met een gedeeld probleem, een gezamenlijke wens maar bovenal: een gemeenschappelijk doel 
  • Besluitvaardigheid 
  • Lust en wat ruimte om te experimenteren 
  • Goede afspraken 

wat ga je doen? 

  1. Stel met de groep vast welke gemeenschappelijke doelen er zijn. Breng samen in kaart welke tools door de teamleden worden gebruikt. Bekijk welke tools een bijdrage leveren aan het bereiken van de groepsdoelen. Maak duidelijke keuzes hierin: ‘less is more’! 
  2. Bepaal welke tools je inzet voor elk doel en bedenk welke afspraken gaan helpen om de doelen te bereiken. Dit kun je doen door doelen en tools op een groot vel te zetten en bij elke ‘match’ de afspraken te noteren. Hieronder zie je Jessy en ondergetekende in actie voor zo’n schema.
     
  3. Noteer ook welke belemmeringen er eventueel zijn én wie verantwoordelijk is voor het wegnemen daarvan.  
  4. Neem afscheid van de tools die niet passen bij jullie doelen en ga aan de slag.  
  5. Ervaar wat wel en niet werkt en bespreek dit met elkaar. Indien nodig pas je het schema aan de nieuwe inzichten aan. 
  6. Geef het onderwerp samenwerken en digitale middelen een vaste plek op de agenda van het groepsoverleg.  

extra tip! 
Deel je inzichten en ervaringen met de ICT-ers in jouw organisatie. Laat weten welke tools wel en niet handig zijn en geef aan tegen welke belemmeringen jullie aanlopen. Wellicht kunnen zij technische hobbels uit de weg ruimen. Met de input van ‘de gebruikers’ hebben ze in elk geval meer aanknopingspunten voor het selecteren van relevante tools. 

Meer weten, of met ons aan de slag? Neem contact op met Petra Stuitje en laat weten waarmee we je kunnen helpen. 

*Met dank aan Jessy Winkels en Michèle Jansen voor de illustraties