Jessy Winkels | 7 februari, 2018

Transparant werken: to share or not to share? That’s the question!

Als je googelt op “Transparant werken” dan krijg je voornamelijk hits over leidinggevenden die open en eerlijk moeten zijn naar hun medewerkers en dat organisaties transparant moeten zijn naar de buitenwereld. Ik wil het graag hebben over de transparantie binnen een organisatie: tussen de medewerkers onderling. Binnen veel organisaties geldt namelijk nog steeds: “kennis is macht”. Maar ik stel: “kennis délen is kracht”!

Hé, doe je mee?

Collega Emma Kastelein sprak een paar weken geleden in haar blog al over de Digital Workspace (een model van Jane McConnel uit haar onderzoek in 2014). Een belangrijke factor daarin is de Mindset: wil men veranderen omwille van een flexibele, digitale en goed functionerende organisatie? Hoe zit het met de cultuur van een organisatie: willen de medewerkers eigenlijk wel transparant werken?

In mijn werk geef ik regelmatig training in digitale samenwerksystemen. Deze moeten er dan voor zorgen dat we op één centrale plek bijvoorbeeld onze documenten plaatsen, taken bij gaan houden en verdere kennis delen over bijvoorbeeld een project. In deze workshops benadruk ik dan uiteraard hoe handig dat is. Alle collega’s delen de informatie die ze hebben, jij hoeft er dan niet meer naar te zoeken maar hebt het gewoon voor handen. Ook conceptdocumenten delen we, we werken immers samen en de eerste opzet kan al heel bevorderlijk zijn voor de samenwerking. Hoe handig is dat?! Mijn publiek staat juichend op de banken: superhandig, dit gaat hun werk erg versnellen!

Maar, zeg ik dan, dit begint natuurlijk bij jou. Als jij wilt profiteren van de kennis van een ander, betekent het dat ook jij jouw kennis, informatie en documenten moet delen met iedereen. Verward en beteuterd gaat mijn publiek weer zitten; dit maakt het toch iets minder leuk. In veel organisaties geldt namelijk dat kennis macht is. Als ik mijn kennis voor mezelf houd, maak ik mezelf onmisbaar. Conceptversies ga ik echt niet delen, straks denkt iemand nog dat ik half werk heb afgeleverd, ik deel het wel als het klaar is. En ik heb hard gewerkt om mijn kennis te verzamelen, dan laat ik toch niet iemand anders ermee aan de haal gaan en met de eer strijken?!

Start sharing!

Helaas is het binnen veel organisaties zo ingericht dat de kennis altijd begint bij één persoon of een kleine club, en zij bepalen met wie ze het delen. Veel IT-systemen zijn trouwens ook zo ingericht. Vraag je bijvoorbeeld een teamsite aan in SharePoint, start je een Kanaal in Microsoft Teams of begin je een Community in IBM Connections, dan staat deze vaak standaard op ‘gesloten’. De maker/aanvrager bepaalt wie erin mag en wie toegang krijgt tot de informatie; de rest van de organisatie krijgt niets te zien. Zo is het ook met e-mail: jij stuurt een mail en bepaalt zelf naar wie je hem stuurt en dus ook naar wie je hem níét stuurt.

Bij work21 draaien we dit om. Al onze samenwerkplatforms zijn “openbaar, tenzij…”. Dat betekent dat standaard alles voor iedereen inzichtelijk is, tenzij er een goede reden is om dit niet te doen (denk bijvoorbeeld aan financiële en personele informatie). Moet ik een stuk schrijven, een offerte maken of een presentatie geven, dan is het eerste wat ik doe zoeken of een collega al eens iets vergelijkbaars heeft gedaan; dan hoef ik niet zelf opnieuw het wiel uit te vinden. Ik gebruik alle kennis die er is om zo goed mogelijk werk af te leveren en ook dit sla ik weer op een gedeelde plek op. Dan kan de volgende collega er weer een nóg beter stuk van maken.

Spannend hoor…

Tijdens het schrijven van deze blog vraagt een collega mij om hulp. Hij moet een presentatie geven over iets wat hij nog niet eerder heeft gedaan. Ik heb een presentatie over dit onderwerp ergens gedeeld op onze samenwerkomgeving en stuur hem de link. “Super!”, zegt hij, “dit is precies wat ik nodig heb”. Hij verwijdert mijn naam van de titelpagina en vervangt hem door zijn eigen naam; hij is klaar voor de presentatie.

Word ik boos? Ik heb immers uren besteed aan deze presentatie en hij is in 10 minuten klaar. Echt niet! Het is toch in het belang van ons team dat iedereen zo snel en efficiënt mogelijk kan werken?! Superfijn juist dat ik hem heb kunnen helpen, en het is stiekem ook een mooi compliment dat hij mijn presentatie zo goed vond. De volgende keer dat ik wat nodig heb “jat” ik wel weer wat van hem terug!

 

Wil je reageren, iets vragen of een keer sparren over dit onderwerp? Neem contact op met Jessy.