Lotte Wendrich | 22 maart, 2018

Over het beste huwelijk tussen digitaal en papier

Om maar gelijk met de deur in huis te vallen, ik ben hier en daar wel een beetje een vreemde eend in de bijt binnen work21. Zo ben ik bijvoorbeeld een behoorlijke papierliefhebber. Maar dan ook echt. Je kan mij (bijna) wakker maken om het te hebben over papier. Papier vind ik namelijk fascinerend. Het heeft een aantrekkingskracht op mij, soms wel meer dan ik wil of kan toegeven. Ik ga het hier niet hebben over de geur van papier (die ik heerlijk vind), hoe papier mooi kan vergelen (in verschillende tinten zelfs!) en hoe verschillende papiersoorten zachtjes mijn naam roepen wanneer ik een tekenwinkel voorbij loop. Want dat valt allemaal wel te verklaren, aangezien ik ook analoge illustraties maak. Maar hoe mix ik deze voorliefde in/met een digitale organisatie? In een omgeving die graag papierarm aan het werk is?
Verrassend goed, dat kan ik je alvast verklappen.

work21 speelt een actieve rol bij verschillende organisaties die midden in de overgang zitten naar (meer)digitaal en flexibel werken. En daar horen we verschillende geluiden over deze overgang.
Het gaat van links naar rechts, van ‘geweldig fijn’ tot ‘daar zit ik echt niet op te wachten’. Van ‘ik doe zo goed als alles al digitaal’ tot aan ‘ik ben eigenlijk wel gehecht aan mijn papieren notities’. En allemaal zijn ze even begrijpelijk.

overzicht

Nog een bekentenis van mijn kant: ik ben pas sinds 2015 helemaal over op een digitale agenda. Echt waar. Dat is nog maar een kies ik voor papier of voor digitaal werken?
kleine 3 jaar. En ik kan mij nu eigenlijk niet meer voorstellen hoe ik ooit 2 agenda’s, een papieren agenda en een digitale agenda, heb kunnen bijhouden. Want man, wat ging daar een werk in zitten. Maar ik was zo gehecht aan mijn papieren agenda, het gaf mij zoveel overzicht. Maar om eerlijk te zijn, geeft mijn digitale agenda nu veel meer overzicht, aangezien hier alles instaat. Het duurde alleen even voordat ik dat inzag 😉

Het duurde ook even voordat ik echt helemaal gewend was aan mijn complete digitale agenda en dat ik een vorm hierin vond die bij mij past. Want daar zit wel een groot gedeelte van het geheim als we het hebben over een nieuwe manier van werken: hoe past dit daadwerkelijk bij jou. En weet dat dit voor iedereen er anders uit kan zien. Zo werk ik toch met een papieren overzicht wanneer er veel deadlines zijn. Ik kan dan to do’s afstrepen, ik zie waar gaten zitten in mijn planning en vooral, mijn overzicht is dan tastbaarder. Dit werkt voor mij, maar dit hoeft niet voor iedereen zo te werken. En dit werkt bij mij alleen bij een volle agenda. Bij een normale week heb ik hier echt geen behoefte aan.

toegankelijkheid

Ik spring even over naar een ander voorbeeld. Ik volgde een tijdje terug een opleiding over het trainersvak en was de enige die daar met haar tablet zat om aantekeningen te maken. Wat de rest toch bijzonder vond. Wat ik op mijn beurt weer bijzonder vond. Ze vonden het bijvoorbeeld een nogal ver-van-hun-bed-show om hun aantekeningen zomaar te delen met hun collega’s (een van de voordelen van OneNote, vind ik). En dit was niet alleen omdat er veel zzp’ers in de zaal zaten. Ook omdat ze die openheid zich niet helemaal konden voorstellen, die voor mij zo vanzelfsprekend is. Aantekeningen zijn toch iets persoonlijks? Deel je die zomaar met collega’s?

Wat ze wel als voordeel zagen, was het makkelijk kunnen schuiven met aantekeningen (een heel groot voordeel zelfs, al zeg ik het zelf). Helemaal omdat we goed waren in het heen en weer springen binnen de onderwerpen. En terwijl zij soms in verschillende notitieblokken aan het werk waren (want iedereen vergeet wel eens iets mee te nemen), kon ik ook vanaf mijn telefoon of laptop bij mijn aantekeningen. Zo kon ik wel bij mijn vorige aantekeningen, mocht ik mijn tablet vergeten (een van de allergrootste voordelen vind ik!). Maar goed, over alle voordelen (en hoe je OneNote goed kan inzetten), daar hebben mijn collega’s genoeg leuke vlogs en blogs over gemaakt. Ik zal een overzicht voor je neerzetten onder deze blog, mocht je interesse hebben.

waar wil je heen, Lotte?

Waar veel mensen niet bij stil staan, is dat digitaal en analoog werken elkaar helemaal niet hoeft te bijten. En dat het niet het een of het ander hoeft te zijn. Dat de combinatie juist krachtig is, omdat ze elkaar zo goed versterken. En dat we daar vaak niet bij stil staan of überhaupt over nadenken.

digitaal en analoog werken gaat wel samen!

Ik ben er heilig van overtuigd dat we bijvoorbeeld PowerPoint minder mogen inzetten en dat we juist weer wat meer een whiteboard, flip-over of smart-board mogen pakken om dingen uit te leggen. Het maakt je uitleg dynamischer en interactiever, hoe mooi sommige PowerPointpresentaties er ook uit zien.
En natuurlijk verbied ik het niemand om aantekeningen te maken op papier. Want als papier op dat moment het beste middel is, is dat heel simpel het juiste middel.

Wat ik je wel wil vragen, is om kritisch te kijken waarom je een middel, tool of papier wilt gebruiken of inzetten. Is dat omdat dit de gemakkelijkste weg is? Omdat je altijd zo gewerkt hebt? Want dat is naar mijn idee niet de reden om iets in te zetten. Daarnaast is iets nieuws inzetten soms ook net buiten je comfortzone en in die zone vinden we het juist zo fijn. Je hebt eerst zelf je draai te vinden met iets nieuws voordat je dit automatisch in gaat zetten. En daar hebben we niet altijd zin in. Wat jammer is, want iets nieuws kan je wel een leukere, efficiëntere manier brengen van samenwerken. En daar mogen we wel wat meer bij stil staan.

Soms heb je daar een vreemde eend in de bijt voor nodig, die een voorliefde heeft voor papier en daarnaast de voordelen van digitaal werken kent. Ik kijk graag kritisch met je mee of de manier waarop je werkt het beste is voor het doel dat je voor ogen hebt. Nieuwsgierig naar mijn blik op jouw manier van werken? Dan kom ik binnenkort een kopje thee met je drinken. Dan pakken we, digitaal of daadwerkelijk wat pen en papier erbij en gaan we op onderzoek.

meer weten over OneNote?

Lees hier verder over al het leuks dat OneNote te bieden heeft: