Deze week was ik bij een klant en in de hal kreeg ik van een dame een compliment over mijn kleding. Dat het haar opvalt is leuk, en nog leuker vond ik het dat ze ook de moeite nam om dit met me te delen. Ik kan soms best voor mijn kledingkast staan twijfelen wat ik aan zal trekken. Zo’n compliment is altijd leuk en een kleine moeite ook. Maar heel vaak denken we het wel, maar zeggen we het niet. En dan gaat het om positieve feedback. Veel lastiger wordt het als het gaat om kritische feedback: dat laten veel mensen voorbijgaan. Stel nu dat mijn kleding helemaal niet goed zat, of dat ik een grote vlek had, had ze daar dan ook iets over gezegd? Natuurlijk is een compliment altijd leuker, maar ook kritische feedback is ontzettend waardevol. Ik bedenk tegenwoordig altijd of ik het zelf had willen weten. En als het antwoord ja is, dan geef ik toch echt de feedback, hoe lastig ik het soms ook vind als het om kritische feedback gaat. Maar een ander feedback onthouden, vind ik dan nog lastiger en ook oneerlijk. Vaak wordt er in organisaties meer over elkaar dan met elkaar gepraat.
Bij de meeste organisaties waar we komen vinden mensen het lastig om elkaar aan te spreken, of feedback te geven. We worden regelmatig gevraagd om feedback trainingen te verzorgen voor organisaties, vaak als onderdeel van een veranderprogramma. Een training is natuurlijk leuk en waardevol om vaardigheden te ontwikkelen over hoe je feedback geeft of vraagt. Maar veel mensen hebben al weleens een feedbacktraining gedaan. Maar dat betekent nog niet dat ze het in de praktijk toepassen. Voor feedback is veel meer nodig dan een training. Daartoe moet je met elkaar een cultuur ontwikkelen waarin feedback onderdeel is van de dagelijkse praktijk. Waar mensen willen leren en ontwikkelen en waar het veilig is om feedback te geven en te vragen. Dat krijg je echt niet voor elkaar met een training.
Hoe dan wel?
– Creëer veiligheid en vertrouwen. Om feedback te kunnen geven of vragen is het nodig dat er veiligheid is en dat mensen elkaar vertrouwen. Bespreek dit met elkaar en evalueer regelmatig. Bijvoorbeeld: spreek af dat je niet over, maar met elkaar praat. Maak het niet te groot. Feedback is iets van elke dag. Door ruimte en dialoog te creëren om regelmatig te evalueren (in samenwerking, in teamoverleg), verlaag je drempels om feedback te geven en te vragen. Maak feedback onderdeel van de dagelijkse routine.
– Leer elkaar beter kennen, weet waar de ander sterk in is, juist niet of graag wil ontwikkelen. Deel elkaars drijfveren, bijvoorbeeld op basis van Management Drives, zodat je meer inzicht krijgt in de beweegredenen van de ander. Besteed in een team aandacht aan de verschillen tussen mensen in het team, en de waarde daarvan voor het geheel.
– Geef feedback met de juiste intentie, zodat dat de ander er iets van kan leren en ervan kan groeien. Feedback gaat altijd over gedrag, iets wat de ander kan veranderen.
– Wees je als leidinggevende bewust van je voorbeeldrol. Vraag ook zelf regelmatig feedback en wees duidelijk wat je hiermee doet.
– Feedback geef je altijd vanuit jezelf. Laat je dus niet voor het karretje spannen door iemand anders. Vraag de ander het gesprek zelf aan te gaan en als de persoon dat lastig vind, denk mee hoe hij dat zou kunnen aanpakken, maar neem het niet over.
– Feedback is niet iets om 1-malig op te pakken. Zorg dat feedback iets wordt van iedere dag. Gebruik hiervoor ook slimme tools. Kies een mix tussen verschillende vormen en mogelijkheden om met feedback aan de slag te gaan.
toolbox
Voor onze verandertrajecten hebben we een toolbox ontwikkeld met allerlei tips, handvatten en werkvormen om met feedback aan de slag te gaan. Nieuw daarin is de mogelijkheid om TruQu in te zetten. TruQu heeft een heel mooie, eenvoudige app ontwikkeld waarmee je niet alleen eenvoudig een compliment kunt geven, maar feedback kunt geven, vragen en ontvangen. En als je feedback vraagt, kun je dat heel gericht doen op basis van een specifiek (ontwikkel)doel.
TruQu: app voor feedback
We gebruiken dit zelf ook, niet alleen onderling, maar ook in het contact met klanten. Veel mensen vinden zo’n app spannend, maar het is heel krachtig als je terug kunt lezen welke feedback je hebt gekregen/gegeven en je eigen ontwikkeling hierin. En natuurlijk kan zo’n feedbackbericht ook een mooie aanleiding zijn om met elkaar een kop koffie te pakken en in gesprek te gaan.
