Sanneke Kats | 5 juli, 2018

Saxion Hogescholen over naar Office 365 – tips voor adoptie

Even Office 365 van Microsoft aanzetten en ervan uitgaan dat iedereen er wel mee gaat (samen-) werken is er niet meer bij. Office 365 biedt zoveel mogelijkheden om samen te werken en kennis te delen, dat het een gemiddelde gebruiker al snel duizelt. Bij Saxion (Apeldoorn, Deventer en Enschede) beseffen ze heel goed dat het zo niet werkt wanneer je met meer dan 3.000 medewerkers gemakkelijker en efficiënter (digitaal) wilt samenwerken. Daarnaast is samenwerken met externen essentieel voor een organisatie als Saxion, waar diverse doelgroepen samenkomen. Recent is de eerste stap gezet in de vorm van een migratietraject naar Outlook in Office 365. Work21 was erbij.

Microsoft wil met de Office 365 apps voor elk wat wils bieden. Een soort snoepwinkel waar je kunt kiezen uit vele kleuren en smaken. Saxion heeft besloten niet alles meteen beschikbaar te stellen, maar haar medewerkers stapsgewijs kennis te laten maken. De eerste stap is inmiddels gezet: meer dan 3.000 medewerkers zijn gemigreerd naar Outlook in Office 365, gecombineerd met de Office online apps en OneDrive. Gedegen voorbereid (met wat uitstel en hard werken) én met een goede begeleiding tijdens de migratie, hebben alle medewerkers van de onderwijsinstelling kennis kunnen maken met de eerste Office 365 apps. In de volgende fase – die na de zomerperiode start – komen apps voor samenwerken beschikbaar, zoals Teams en SharePoint.

Graag delen we een aantal tips uit deze casus met je, die de adoptie van Office 365 kunnen versnellen.

  • Van kleine stappen naar grote doelen: zoals hiervoor al aangegeven bevat Office 365 veel apps en raak je al gauw de weg kwijt. Begin bij het begin en zorg in eerste instantie voor een gedegen migratie naar Outlook in Office 365. Laat medewerkers alvast wennen aan de nieuwe omgeving, zodat zij zich niet overvallen voelen door ‘weer een nieuw systeem’.
  • Activeer innovators in je organisatie die een veel voorkomend samenwerkproces willen uitproberen in een proeftuinomgeving van Office 365. Denk aan ‘formeel vergaderen’ of ‘ontwikkelen van een curriculum’. Medewerkers van Saxion zijn aan de hand van een aantal van deze samenwerkprocessen met diverse Office 365 apps aan de slag gegaan, om uit te proberen én om een standaard te ontwikkelen. Deze zogeheten showcases zijn geëvalueerd op toepasbaarheid en standaardisatie en fungeren vervolgens als pilots voor de opstart van de samenwerkapps in Office 365.
  • Adoptie is meer dan alleen een training geven: zorg voor begeleiding in de organisatie op specifieke momenten, zoals bij Saxion tijdens de migratieperiode van 3 weken naar Outlook mail en agenda.
  • Zorg voor een adviseur vanuit HR die het doel van de nieuwe manier van werken in de lijn verder vorm kan geven: een Slim samenwerken adviseur.
  • Koester je ambassadeurs. Bij Saxion is per academie en dienst een Office 365 coach aangesteld, zodat medewerkers bij een directe collega terecht kunnen voor vragen. Deze coaches krijgen een opleiding en mogen, eerder dan de rest, experimenteren met de mogelijkheden van Office 365.
  • Ga op zoek naar andere onderwijsinstellingen die met Office 365 werken. Diverse universiteiten en andere (hoge)scholen zijn er al mee gestart.

Ten slotte: practice what you preach! De Office 365 projectgroep is zelf aan de slag gegaan met de Teams app van Office 365 in de proeftuinomgeving en deelt haar projectinformatie online. In Teams kunnen de teamleden chatten, video-vergaderen, samenwerken aan bestanden en notities delen. Dit heeft zeker bijgedragen aan het succes van de eerste stap. Laat de overige stappen maar komen!

Wil je graag meer weten over dit traject? Bel of mail me dan gerust.