Sanneke Kats | 28 augustus, 2018

Deel 2: Vier tips hoe je een basis legt voor een cultuur waarin continue feedback is omarmd

Op 25 september organiseren wij in samenwerking met TruQu voor gemeenten een workshop over hoe je een cultuur van continue feedback creëert. In een tweeluik nemen we u graag (alvast) mee in het waarom van een feedback cultuur en wat vanuit onze ervaring daarvoor nodig is. Opgeven kan via deze pagina.

Dit is deel 2 van ‘Hoe creëer je een feedback cultuur”. Deel 1 van deze tweeluik vindt u hier.

Vier tips hoe je een basis legt voor een cultuur waarin
continue feedback is omarmd

 

Om te komen tot een cultuur van feedback is een wijziging in denken nodig. Een nieuwe norm waarin elkaar regelmatig van feedback voorzien normaal wordt gevonden. Van alleen halfjaarlijkse gesprekken met de leidinggevende naar continu leren en ontwikkelen. Van elkaar controleren naar elkaar helpen en resultaten direct verbeteren.

Maar hoe dan?

We hoeven er niet lang bij stil te staan dat een cultuurverandering veel voeten in de aarde heeft. Uit onze ervaring bij diverse soorten overheidsinstellingen waaronder ook gemeenten willen we graag een aantal tips met u delen, zonder daarin volledig te zijn.

tip 1: noem het geen feedback

We gebruiken in onze posts steeds de term ‘feedback’ en in de wereld van performance management kom je deze ook tegen, maar voor gemeenten raden we aan om de term feedback niet direct te gebruiken. Omdat:

  • het ervaren kan worden als een eenmalig traject en niet gekoppeld aan eigen terminologie en doelstellingen. Daardoor kan het vanaf het begin al voor een negatieve associatie zorgen,
  • wij gemerkt hebben dat gemeente ambtenaren doorgaans (bij voorbaat excuses voor het generaliseren) met beide benen op de grond staan en dan wekt zo’n (Engelstalige) term eerder irritatie op, dan iets positiefs.

Wat dan wel?

Het gaat in deze context meer om elkaar helpen, elkaar helpen te ontwikkelen, of het regelmatig evalueren van de onderlinge samenwerking. Koppel het eerst daaraan en blijf dus dicht bij wat u of een samenwerkingsverband binnen de organisatie ermee wilt bereiken. De term feedback kan daarna prima worden ingezet.

tip 2: begin bij samenwerkingsverbanden

In onze ervaring zijn gemeentes veelal organisaties met een ‘groene’ drijfveerkleur (Management Drives kleur voor ‘samenwerken’) waar medewerkers uit respect voor elkaar feedback eerder achterwege laten. Dit om de ander niet te kwetsen en de relatie goed te houden.

Begin daarom bij samenwerkingsverbanden binnen de organisatie en niet op individueel niveau door in te spelen op die groene drijfveerkleur én u bereikt in één keer meerdere mensen.

En nog beter, begin bij het laaghangende fruit (bottom-up): begin bij samenwerkingsverbanden (afdelingen, vakgroepen, teams, ketenpartners, et cetera) waar al behoefte bestaat om meer uit de samenwerking te halen. Samenwerkingsverbanden die ervoor open staan of die behoefte hebben aan een ontwikkelingstraject op vlak van teameffectiviteit. Of die zelfs al zijn gestart met een dergelijk traject. Dus daar beginnen waar vrij snel de voordelen ervan worden benut en men het direct kan toepassen.

werkstijl en eigenaarschap

Bepaal met deze samenwerkingsverbanden welke werkstijl zij ambiëren passende bij hun doelstellingen. Welke manier van werken zien zij voor zich en welke waarden en normen passen hierbij? En bepaal welk ambitieniveau op het vlak van continue feedback als middel voor teameffectiviteit daarbij hoort. Zo ontstaat meer eigenaarschap en de wil om zich te verbinden aan deze werkstijl* en van elkaar te leren.

Investeer voor de teams die behoefte hebben, in een mix van teamsessies (formeel en informeel), waarin deze onderwerpen aan bod komen. Laat hen ook bepalen hoe zij dit willen borgen in hun samenwerkingsproces.

Met de (eerste) resultaten van deze ervaringen trekt u het vervolgens breder in de organisatie om het vliegwiel verder op gang te brengen.

tip 3: vertrouwen is de basis

Voor een cultuur van continu leren en ontwikkelen is elkaar vertrouwen en open staan voor elkaar een noodzakelijke basis. Wij merken in de praktijk dat als mensen die samenwerken elkaar beter leren kennen, zoals elkaars drijfveren, kwaliteiten, valkuilen en kwetsbaarheden, er eerder begrip voor elkaar ontstaat en een basis wordt gelegd voor meer vertrouwen.

tip 4: ondersteun het verandertraject met een feedback tool

Een feedback tool, zoals de TruQu app, verlaagt de drempel voor het geven en vragen van feedback aan collega’s. Een medewerker heeft bijvoorbeeld net een presentatie gegeven en vraagt daarna via de tool aan collega’s die erbij waren om feedback, gekoppeld aan zijn/haar persoonlijke ontwikkeldoelen. Waardevolle informatie wordt vastgelegd voor de medewerker en kan daarmee zijn vaardigheden verbeteren.

Voor sommige mensen is het bovendien fijner om feedback rustig, schriftelijk vast te leggen, in plaats van heel direct.

Binnen ons eigen work21-team zien wij de voordelen van continue feedback en gunnen het andere teams om deze waardevolle kennis als continu onderdeel van het (samen-)werkproces te laten zijn.

*) work21 heeft voor het bepalen en adopteren van een nieuwe werkstijl inclusief continue feedback een programma ontwikkeld voor teams genaamd ‘workstyle’.

Wil je een vraag stellen, een keer sparren over dit onderwerp, of over hoe je slimmer en efficiënter (samen)werkt, goede werkafspraken maakt en daarbij de technologie optimaal inzet? Neem dan contact op met Sanneke Kats (sanneke.kats@work21.nl)