Farah Sheikrojan | 29 november, 2018

Waarom je geld verspilt als je (de juiste) adoptie van technologie links laat liggen.

‘Adoptie’ van systemen. Het is een buzz-woord, waarvan iedereen zijn eigen definitie hanteert. Rondvragen en een Google zoekopdracht leerden mij dat adoptie van technologie vaak in één zin wordt genoemd met het geven van een reeks trainingen. Knoppencursussen die je leren wat er gebeurt als je op knop A of knop C drukt. Leidt dat tot een succesvolle implementatie?

Stel je voor…
Organisatie X stapt over op een nieuw CRM- systeem. Investering: +500k. Na uitrol volgen alle medewerkers van het bedrijf een verplichte training over het nieuwe systeem. Doelstelling van het project: binnen 2 maanden werken alle 5.000 medewerkers in het nieuwe systeem. De training duurt 2 uur en bij de start wordt de ‘why’ nog even kort benadrukt. Zó, en nu gaan we het allemaal anders doen!

Als er al wordt geïnvesteerd…
De meeste commerciële organisaties gaan er simpelweg vanuit dat mensen er vanzelf wel mee gaan werken. Dat gebeurt dan ook, met als resultaat: oude wijn in nieuwe kruiken.

Op de marketingafdeling van dezelfde organisatie snappen ze al jaren dat verandering niet zomaar gaat. Bij product- of serviceontwikkelingen komen gigantische marketingbudgetten vrij, te besteden aan onderzoek, teasers, customer journeys, en campagnes gericht op verschillende doelgroepen. Er is een duidelijke ‘one size fits nobody’ mentaliteit.

Je vergroot het succes van interne investeringen als je deze net zo serieus neemt als externe investeringen!

Daarom hoog tijd voor een opfrisser. 3 punten van aandacht als het gaat om de implementatie en – in het bijzonder – de adoptie van nieuwe technologie:

1. Adoptie is vaak maar een schamele 10% van het hele implementatiebudget!
En dat levert dus een overeenkomstig effect. Als je honderd(en) duizend(en) euro’s hebt uitgegeven aan nieuwe technologie, dan peuter je natuurlijk niet zomaar ergens meer een potje adoptiebudget los. Gemiste kans, want: dit budget had je achteraf gezien beter gelijktijdig kunnen aanvragen. Je investering betaalt zich namelijk pas uit als je organisatie gebruikmaakt van de aangeschafte technologie. Negatieve associaties wegen altijd zwaarder dan positieve. Pas denken aan een adoptiestrategie nadat je constateert dat iets niet werkt, maakt de adoptie alleen maar lastiger. Wanneer je medewerkers eenmaal een negatieve associatie hebben met een systeem of andere verandering, is het logischerwijs tijdrovender om deze associatie om te zetten naar iets positiefs.

Mee budgetteren dus, en om budget vrij te maken voor een adoptiestrategie is het hard maken van de investering een must. Formuleer doelstellingen ten aanzien van meetbare effectiviteit en niet op lege cijfers als het aantal accounts. Denk aan: “Na ons traject stijgt het aantal dagelijkse gebruikers met X%”, “Het aantal e-mails is gedaald met X%”, “de medewerkerstevredenheid over managers of het team is X% gestegen” of nog gekker “Door slimmer (samen)werken zien we een X% daling in het aantal verzuimmeldingen”. Weten wat je meet, helpt het positioneren van de tool en de doorvertaling van de relevantie voor de organisatie, het team en je medewerkers.

2. Adoptie staat NIET gelijk aan het geven van trainingen en workshops.
Natuurlijk kan een workshop kan een strategische keuze zijn, omdat dit goed past bij een specifieke groep in jouw organisatie of om een team beter te laten samenwerken. Maar ga eens na in je eigen team, afdeling, businessunit of locatie: iedereen werkt met dezelfde tools, maar ieders werkzaamheden bepalen hoe de techniek tot nut kan zijn. Het nut van verschillende applicaties is voor elk team weer anders.

Dit vraagt een andere aanpak per team en daarbinnen per individu. Een andere aanpak betekent niet per definitie een hoger prijskaartje. Kostenintensieve 1-op-1 trainingen of workshops kunnen voor een groot deel van je organisatie misschien prima plaatsmaken voor een minder kostenintensief e-magazine of een e-learning. We hebben ieder onze eigen leercurve, snelheid, voorkeur voor de vorm. Waar de een liever achter zijn bureau een e learning doorklikt, krijgt de ander vertrouwen als er iemand naast haar/hem komt zitten en weer een ander (waaronder ik) werkt het best volgens het piep-systeem: ik piep vanzelf als ik niet heb ontdekt hoe iets werkt.

3. Adoptie van technologie gaat ook over vertrouwen en grenzen aangeven
Last but not least: adoptietrajecten worden vaak alleen gekoppeld aan technologie, terwijl juist gedrag en mindset allesbepalend zijn voor succes. Dit doet niet onder voor de kennis van de technologie en het maken van werkafspraken.

Het gaat om het vertrouwen van de medewerker in de organisatie, in de technologie maar vooral in zichzelf!

Ik heb zelf diverse mooie adoptietrajecten mogen begeleiden bij mijn vorige en huidige werkgever. Als je hier meer over wilt weten, vertel ik ze je graag. Koffie, cappuccino of aan het einde van de dag met een wijntje net zo goed. 

TL;DR (voor de snelle scrollers, even een Too Long, Didn’t Read): wat mensen verstaan onder adoptie? Heel veel verschillende dingen. Ik ben van mening dat de focus niet altijd op de juiste dingen ligt.

Let’s talk! Wat vind jij?