Het meest gegeven argument dat ik hoor wanneer ik het met mensen heb over efficiënter je werk organiseren? Dat is toch wel de zin: ‘Ja, maar ik heb daar geen tijd voor, ben te druk’. Dat je er uiteindelijk tijdwinst mee boekt, wordt hierbij over het hoofd gezien. Jammer, want met een beetje investering in een efficiëntere werkstijl win je niet alleen tijd, maar ook energie.
Ik vergelijk het graag met het slijpen van je messen. Met een bot mes doe je veel langer over je snijwerk. Je loopt bovendien een groter risico om in je vinger te snijden, en het kost je meer kracht en energie. De tijd nemen voor messenslijpen als je het druk hebt, want er moet nog zoveel worden gesneden, schiet erbij in. Uiteindelijk snijd je daarmee dus in je eigen vingers – letterlijk en figuurlijk 🙂
Goed voornemen 2019: slijp je messen wat vaker
In het kader van goede voornemens heb ik er dus één voor je. Slijp wat vaker je messen en onderzoek met enige regelmaat hoe jij efficiënter je werk kunt doen en organiseren. Met kleine aanpassingen kom je vaak al een heel eind.
Hoe? Lees dan nog even verder voor een paar tips
– het kost niet veel tijd…
1. Stel prioriteit aan het stellen van prioriteiten
Eigenlijk staat ‘ik heb geen tijd’ gelijk aan ‘ik heb geen prioriteiten’. Daarnaast merk ik dat we snel het ‘geen tijd’-argument accepteren, zowel van onszelf en van anderen. Het is een veilige keuze en een goede reden om op de gebaande paden te blijven. Het is ook makkelijker gezegd dan gedaan, het stellen van prioriteiten. Toch ligt hier vaak de sleutel tot succes. En dan heb ik het niet alleen over prioriteiten stellen aan je ‘work load’ in het algemeen, maar ook op dagelijks niveau. We starten vaak de dag met mailverwerking en appjes lezen. Waarom start je niet met een voor jou belangrijke activiteit van die dag, die bovendien bijdraagt aan wat jij wilt bereiken of waar je tegenop ziet? En verwerk je pas daarna je berichten. Stel dus prioriteit aan het stellen van prioriteiten.
2. Eet wat vaker een Mac Feedback
En daarmee bedoel ik: vraag eens wat vaker feedback aan de mensen met wie je samenwerkt. Maak gebruik van een bron van informatie over hoe jij je werk doet, zodat je meer van het een kan gaan laten zien en minder van het ander. Je hoort bovendien soms kwaliteiten of verbeterpunten waar jij zelf niet aan had gedacht.
Gaat dit wat te ver? Las dan eens wat vaker een evaluatiemoment in met de mensen met wie je samenwerkt en evalueer dan niet alleen de inhoud, maar ook de wijze van samenwerken en bespreek hoe dat anders/beter kan.
3. Schaaf je digitale vaardigheden bij
Het gaat snel, die technologische ontwikkelingen. Het is nauwelijks nog bij te houden. Toch adviseer ik je met enige regelmaat een (online) training of video te volgen van die ene nieuwe tool die bij jouw organisatie wordt ingevoerd, of van een programma dat je regelmatig gebruikt. Bijvoorbeeld Outlook – ik gebruik het niet alleen voor mail en agenda, maar ook als planningstool en het communiceren van mijn bereikbaarheid en beschikbaarheid.
Het scheelt naast tijd ook nog eens de nodige frustratie!
Maak afspraken met jezelf
En tot slot, maak hierover afspraken met jezelf. Begin de dag bijvoorbeeld met het stellen van prioriteiten. Of plan wekelijks een feedback moment en besteed daarnaast maandelijks een half uurtje of twee tijd aan het verbeteren van je digitale vaardigheden.
Succes en laat me weten hoe het gaat en of je nog wat extra tips nodig hebt.
TL;DR (voor de snelle scrollers, een Too Long, Didn’t Read):
Onderzoek met enige regelmaat hoe jij efficiënter je werk kunt organiseren. Hoe? Stel dagelijks prioriteiten, vraag eens feedback aan mensen met wie je samenwerkt en volg regelmatig een (online) training of video over een nieuwe tool/programma.
