Jessy Groen | 2 mei, 2019

Van ‘OneNote’ naar ‘MuchNote’ – over samenwerken in OneNote

OneNote is een programma van Microsoft waarmee je digitale aantekeningen kunt maken. Veel mensen hebben er al eens van gehoord of eraan gesnuffeld, maar ik merk dat nog niet iedereen er altijd uithaalt wat erin zit. Het is een leuk begin om digitaal te maken wat je normaal gesproken op papier deed, maar OneNote kan nog veel meer dan papier.

 

Wanneer is samenwerken in OneNote handig?

Zelf digitale notities maken is leuk en handig, maar wat mij betreft wordt het nog veel nuttiger en leuker als je die notities kunt délen. Ik geef je een paar praktijkvoorbeelden:

  • De notulen van vergaderingen delen. Het structureren van notulen gaat erg gemakkelijk in OneNote. Bovendien slaat OneNote automatisch op, dus kunnen collega’s live meekijken met de notulist en eventueel aanvullen waardoor de notulen aan het eind van de vergadering direct definitief zijn.
  • Overdracht in een duobaan. Aan het eind van de dag schrijf je kort de punten op die jij hebt uitgevoerd en wat je hoopt dat je collega de volgende dag op kan pakken. Dat scheelt een heleboel (cc-)mail. Je collega hoeft zich alleen maar aan te wennen om de dag te beginnen met OneNote en hij/zij is weer helemaal bij.
  • Samenwerken aan een project. In een project-notitieblok zet je naast de aantekeningen van meetings bijvoorbeeld ook belangrijke afspraken, acties, contactgegevens, et cetera.
  • Handige lijstjes voor thuis. Denk aan: boodschappenlijstjes, de vakantiepaklijst, online gevonden recepten of de klussenlijst voor je partner ;-).

 

Hoe deel je je OneNote notitieblok?

OneNote is een broertje van Word, Excel en PowerPoint. Dat betekent dat het een bestand is dat je ergens kunt opslaan. Sla je het notitieblok op een plek op waar een ander ook bij kan, dan kun je er samen in werken. Denk aan een plek als Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, IBM Connections, Google Drive, de iCloud, of gewoon op een gedeelde netwerkschijf.

Heb je de mogelijkheid om je OneNote bestand op te slaan op een Cloud-locatie? Mooi! Want dat betekent dat je ook gebruik kunt maken van de OneNote-app en echt altijd en overal bij je aantekeningen kunt. Ook als je nog even bij de koffie automaat de notulen doorleest, bij binnenkomst bij een klant nog even de gegevens van de contactpersoon opzoekt, of om bij je boodschappenlijstje te kunnen als je in de supermarkt staat.

 

Hoe werk je samen in OneNote?

Je kunt altijd tegelijkertijd werken in het zelfde OneNote notitieblok. Bij een goede internetverbinding wordt er continu gesynchroniseerd, waardoor je als het ware ‘live’ kunt zien wat de ander typt als je tegelijkertijd in dezelfde pagina aan het werk bent. Vaak zul je echter na elkaar in OneNote werken. Je kunt dan gemakkelijk zien of een collega iets gewijzigd heeft wat jij nog niet gezien hebt, én wat hij of zij heeft gewijzigd.

Als in een notitieblok iets gewijzigd is wat jij nog niet hebt gezien, dan wordt de naam van dit notitieblok vetgedrukt weergegeven. Ook de naam van de sectie en de naam van de pagina waarin is gewijzigd is zo herkenbaar. Op de pagina zelf zie je aan de groene arcering wat er is toegevoegd, met in de kantlijn de initialen van de collega die dit gedaan heeft. Zodra je de pagina eenmaal gezien hebt, verdwijnen de dikgedrukte teksten en de groene arceringen. De initialen in de kantlijn blijven zichtbaar, zodat je altijd kunt zien van wie welke aantekeningen afkomstig zijn. Zie ook de afbeelding hieronder.

Maak ook gebruik van het tabblad Geschiedenis. Hier kun je bijvoorbeeld zoeken op wijzigingen binnen een bepaald tijdsbestek (handig als je net terugkomt van vakantie), of op wijzigingen van een specifieke auteur. Daarnaast kun je hier oudere versies van een pagina bekijken en herstellen en vind je weggegooide pagina’s terug in de prullenbak.

 

Aan de slag met OneNote!

Als je een beginnende OneNote gebruiker bent, raad ik je aan om eerst een notitieblok voor jezelf te maken en van hier uit alle mogelijkheden te gaan ontdekken. Zodra je je comfortabel voelt, of wanneer jij en je team wel in zijn voor iets nieuws, raad ik je echt aan om te starten met delen. Het scheelt je veel e-mails en tijd, tijd die je niet meer hoeft te besteden aan overdracht aan collega’s en zoeken naar informatie.

Wil je meer informatie en instructievideo’s zien over hoe je kunt starten met OneNote? Bekijk dan Jessy’s eerdere blog over slim digitaal noteren met OneNote. Wil je meer weten over OneNote of verder praten? Neem dan contact op met Jessy Groen.