worxs

worxs is een aanpak om te bekijken hoe je de nieuwe manier van werken kunt invoeren, passend bij de wensen en specifieke behoeftes van je organisatie.

Daarbij doorlopen we, samen met het team/organisatie, achtereenvolgens een aantal stappen.

  • why -> waarom willen we dit als organisatie?
  • organise -> organiseren en uitwerken programma
  • run pilot -> klein beginnen en leren van de reis
  • extended use -> opschalen, successen vieren en delen
  • stabilize -> nazorg en zorgen voor de verankering
words stappenplan

scenario’s

Met behulp van scenario’s bekijken we samen waar welke quick-wins met behulp van het worxs-model te behalen zijn. Een scenario is een praktische vertaalslag van de nieuwe manier van werken naar de dagelijkse realiteit van je medewerkers. Daarbij definiëren we diverse doelgroepen. Op deze manier wordt het waarom, hoe en wat duidelijk, en daarnaast de bijbehorende werkafspraken met tips en trucs.

meer?

Voor vragen of meer informatie over de WORXS aanpak kan je contact opnemen met Gonny Vink of Robin Hartlieb.

Case

CNV Vakmensen rechtshulp

Klik hier om de case te bekijken.
Klik hier om de case in te klappen.

Voor CNV Vakmensen verzorgt work21 al sinds 2008 trainingen digitale vaardigheden, zoals Excel, Word en Outlook. In 2015 stapte CNV Vakmensen volledig over naar Office 365 en het werken met laptops.

De afdeling rechtshulp, bestaande uit juristen en ondersteunend secretariaat van CNV Vakmensen kreeg te maken met een grote transitie van papieren dossiers (van inkomende post van leden, processtukken, eigen documenten) die worden opgeslagen in fysieke archieven naar een digitaal dossier. work21 ondersteunde de organisatie hierbij.

 

aanpak

In de pilot werden de deelnemers ook voorbereid om zelf collega’s op te leiden in de nieuwe werkwijze en het werken met het digitale dossier. Daarmee borgde work21 de werkwijze vanuit de binnenkant, vanuit eigen medewerkers.

Techniek:

  • SharePoint vanuit Office365
  • OneNote
  • Skype voor Bedrijven
  • OneDrive
  • Office
  • Outlook
  • Adobe
  • Plug in Harmon.ie (e-mail vanuit Outlook naar SharePoint)
  • Kofax (scansoftware post naar SharePoint)

probleemstelling

Bij aanvang was er veel onbekendheid over de technische inrichting van het dossier, maar ook het digitaal vullen van het dossier met post en e-mail. work21 startte daarom met een pilot met juristen en secretaresses. Daarbij werd eerst de inrichting van het digitale dossier in Microsoft SharePoint behandeld, waarbij work21 de basale digitale werkwijze ontwerpt en bij de medewerkers als vaardigheid bijbrengt.

Techniek toevoegen  bleek een verhoging van het aantal arbeidshandelingen met zich mee te brengen. Dus werd gekozen voor het opzetten van een organisatievorm voor continue duurzame verandering binnen de pilot. Vanuit de gedachte “doen we de goede dingen” en vervolgens “hoe kan het slimmer uitgevoerd worden”  was er ruimte om binnen de pilot te experimenteren met deze vorm.

conclusie

Dit was niet alleen een technologische sprong naar deze eeuw, maar ook een procesmatige sprong. Dit is een uitdaging omdat er binnen CNV Vakmensen, door het juridische karakter van de dienstverlening, heel weinig ruimte is voor het maken van fouten.

 

Gerelateerde blogposts

Ons persoonlijk leren kennen of volgen? work21 heeft op dit moment dertien vaste medewerkers.
Wij werken regelmatig samen met partners wanneer wij je op deze manier beter van dienst kunnen zijn. Maak kennis met ons team, lees ons blog, of volg ons op LinkedIn, Twitter, Facebook en Instagram.
Maak je liever persoonlijk kennis? Koffie, thee of water met ons drinken kan natuurlijk ook!

organisaties waar wij voor werken