blog

Help! Het OV staakt! – Hoe bereid jij je voor?

Voor komende dinsdag is er een landelijke staking in het OV aangekondigd. Nu al worden afspraken afgezegd, nemen mensen vrij of werken zij elders. Nederland buigt zich nu al over de mogelijkheden. Hoe verfrissend is dat? Eens een dagje tegen een ander hoofd aankijken, in een café of flexplek om de hoek, ongestoord thuis kunnen […]

Voor komende dinsdag is er een landelijke staking in het OV aangekondigd. Nu al worden afspraken afgezegd, nemen mensen vrij of werken zij elders.

Nederland buigt zich nu al over de mogelijkheden. Hoe verfrissend is dat? Eens een dagje tegen een ander hoofd aankijken, in een café of flexplek om de hoek, ongestoord thuis kunnen werken in je oude kloffie, op de fiets naar het werk, of gewoon met de auto maar dan met een collega als passagier.

Zo’n dag waarop je gedwongen op zoek moet naar een alternatief om je werk op een andere manier te organiseren, zou eigenlijk landelijk verplicht moeten zijn. Maar dan natuurlijk zó dat iedereen er goed rekening mee kan houden, en er geen tentamens verplaatst moeten worden.

Er zijn zo veel mogelijkheden om het werk eens op een andere manier te organiseren. Om je voor te bereiden op dinsdag, help ik je graag op weg met een aantal praktische tips:

 

Tip 1: Focus

Bedenk vooraf wat je die dag gaat doen: moet je nog een rapport uitwerken, maar kom je er maar niet aan toe op kantoor omdat er te veel om je heen gebeurt? Of heb jij nog veel taken op je lijst waar je maar niet aan toe komt? Dan is dit de ultieme dag om eens flink ‘op te ruimen’, achterstallig onderhoud te plegen en ervoor te zorgen dat alle ‘losse eindjes’ zijn weggewerkt. Maak gebruik van online samenwerkomgevingen zoals Microsoft Teams om tegelijk in een document te kunnen werken.


Tip 2: Buiten de deur

Spreek met collega’s die in de buurt wonen af om samen te werken in een andere omgeving: dat kan het koffietentje op de hoek zijn, een flexibel kantoor, de bibliotheek of gewoon bij iemand thuis aan de keukentafel. Gebruik de tijd om met elkaar te brainstormen over nieuwe plannen, van elkaar te leren, ingewikkelde vraagstukken te bespreken, of gewoon eens een goed gesprek te voeren.


Tip 3: Vergader online

Gebruik deze dag om ervaring op te doen met online vergaderen, of het nu met een directe collega, een klant, of jouw team is. Er zijn legio tools waarmee je online kunt vergaderen, zoals Microsoft Teams of Skype, Google Hangouts, Zoom of Anymeeting. Je kunt je scherm delen of een presentatie laten zien. Vaak kun je ook samenwerken met een online whiteboard. Net wat je nodig hebt voor de meeting.


Tip 4: Leiderschap

Als je leidinggevende bent, is dit ook je kans om het goede voorbeeld te geven. Stimuleer dat mensen een dagje thuis of elders werken, en geef zelf het goede voorbeeld. Experimenteer met dat 1-op-1 gesprek op afstand, of heb een goed gesprek tijdens een wandeling met een medewerker in de buurt. Kijk eens wat het oplevert als je mensen aanmoedigt om hun regie te pakken en het werk op een andere manier te organiseren.


Tip 5: Wees creatief

Natuurlijk is het niet voor iedereen mogelijk om op afstand te werken of op de fiets naar het werk te gaan. Zoek slimme oplossingen: rij eens met een collega mee, begin extra vroeg, start eerst thuis of verschuif je werkdag, zodat we niet met z’n allen in de file hoeven te staan. En maak er dan op kantoor een feestje van voor de mensen die wél zijn gekomen.

 

Wat doe jij deze dag anders dan anders? Ik wens je een dag vol ontdekkingen.

Heb je vragen over dit stuk of wil je erover verder praten? Neem dan contact op met Gonny Vink.

Persbericht: Leidinggeven op afstand

Managers vinden leidinggeven op afstand maar moeilijk Steeds meer mensen werken thuis, bij klanten of onderweg. Hun managers vinden dat soms maar lastig. ‘Hoe weet je of de mensen met de juiste dingen bezig zijn, hoe verdeel je het werk en hoe zorg je dat mensen verbinding blijven houden met elkaar? Dat is niet makkelijk […]

Managers vinden leidinggeven op afstand maar moeilijk
Steeds meer mensen werken thuis, bij klanten of onderweg. Hun managers vinden dat soms maar lastig. ‘Hoe weet je of de mensen met de juiste dingen bezig zijn, hoe verdeel je het werk en hoe zorg je dat mensen verbinding blijven houden met elkaar? Dat is niet makkelijk als je tegen een lege afdeling aankijkt. 

Het wordt steeds stiller op kantoor. Veel medewerkers kiezen ervoor om elders of thuis te werken, als het al niet noodzakelijk is omdat er te weinig flexplekken zijn voor al het personeel. Veel medewerkers loggen in bij een commerciële flexwerkplek, bij een klant of bij de lokale Starbucks. Naar schatting 3 miljoen mensen werken incidenteel of gewoonlijk thuis, blijkt uit onderzoek van het Centraal Plan Bureau in 2018. De manager blijft eenzaam achter op kantoor.

De manager geeft nog steeds leiding aan zijn team, maar moet dat daardoor veel meer op afstand doen. Dat valt veel managers zwaar. Gonny Vink van work21 is erin gespecialiseerd en schreef er een boek over: Leidinggeven op afstand. Samen met haar collega’s van work21 adviseert Vink bedrijven bij de transformatie naar een meer adaptieve organisatie, waar mensen flexibeler en digitaler werken. Vink: ‘Juist als medewerkers elders werken, is het voor jou als leidinggevende belangrijk mensen te inspireren en motiveren en de juiste randvoorwaarden te creëren om met de juiste dingen bezig te zijn. En daarnaast om de stemming erin te houden bij het team.

Mensenwerk
Anders dan veel mensen denken, begint succesvol leidinggeven op afstand met persoonlijk contact, vindt Vink: ‘Het is ontzettend belangrijk dat jij als manager je mensen persoonlijk kent, weet wat er speelt en wat mensen belangrijk vinden. Vragen via de telefoon naar een ziek familielid, online in gesprek gaan over inhoudelijke vragen of gewoon bellen om te horen hoe het met de ander gaat en waar nodig met elkaar fysiek afspreken op een handige locatie. Het is belangrijk een goede balans te vinden tussen het op afstand werken en elkaar ontmoeten, zowel op individueel als teamniveau. De intensiteit van de ontmoeting hangt gelukkig niet per se af van de fysieke nabijheid.

Veel managers vinden het volgens Vink lastig om mensen op afstand leiding te geven. De manier waarop je leidinggeeft verandert als je elkaar minder vaak ziet. Je zult als leidinggevende nog meer aandacht moeten besteden aan een duidelijke visie, heldere doelstellingen en afspraken en verbinding met elkaar, zegt Vink: ‘Je moet het vooral slimmer organiseren. Digitale middelen maken op afstand werken mogelijk en dit vraagt ook om andere vaardigheden en goede werkafspraken. Maar het begint met het geven van vertrouwen en loslaten. Belangrijk hierbij is dat je zelf het goede voorbeeld geeft en actief contact onderhoudt met al je medewerkers.’

Ik heb het ook moeten leren
In haar boek Leidinggeven op afstand  beschrijft Vink hoe je dat aanpakt: het werk organiseren en een persoonlijke relatie onderhouden met je medewerkers. Ze heeft haar boek gebaseerd op haar ervaring als adviseur tijdens verandertrajecten bij klanten, en ook op haar werk als oprichter van work21. Vink: ‘Mijn collega’s zijn maar zelden op kantoor, met de meeste mensen heb ik contact op afstand, zo bellen we veel met elkaar en hebben we een online weekstart. Toch zijn we een heel hecht team. Het vinden van een goede balans is niet eenvoudig en is ook voortdurend in ontwikkeling, maar ik zou het niet op een andere manier willen. Het is net als met vrienden die je niet vaak ziet, maar met wie je regelmatig contact hebt via telefoon of appjes: de vriendschap wordt er niet minder om als je van beide kanten blijft investeren in de vriendschap.’

Leidinggeven op afstand – Over het managen van mobiele medewerkers en thuiswerkers (ISBN 9789461263353) verschijnt op 23 mei 2019 en is te koop voor 23,50 euro.

 

EINDE PERSBERICHT – NOOT VOOR DE REDACTIE

Over Gonny Vink – Gonny Vink is oprichter en Chief Happiness Officer van work21. Samen met haar collega’s helpt ze mensen en organisaties om in te spelen op alle mogelijkheden die nieuwe technologie biedt. Vink is mede-auteur van het Klein receptenboek van het nieuwe werken.

Contact – Een hogeresolutieversie van de cover, een preview van het boek en een foto van de auteur kunt u downloaden op de website van Uitgeverij Haystack. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met auteur Gonny Vink (contact@work21.nl of (088) 0018321) of Monique Bransen van Uitgeverij Haystack (monique@haystack.nl, 0418-680.180 of 06-304.20.187).

Van ‘OneNote’ naar ‘MuchNote’ – over samenwerken in OneNote

OneNote is een programma van Microsoft waarmee je digitale aantekeningen kunt maken. Veel mensen hebben er al eens van gehoord of eraan gesnuffeld, maar ik merk dat nog niet iedereen er altijd uithaalt wat erin zit. Het is een leuk begin om digitaal te maken wat je normaal gesproken op papier deed, maar OneNote kan […]

OneNote is een programma van Microsoft waarmee je digitale aantekeningen kunt maken. Veel mensen hebben er al eens van gehoord of eraan gesnuffeld, maar ik merk dat nog niet iedereen er altijd uithaalt wat erin zit. Het is een leuk begin om digitaal te maken wat je normaal gesproken op papier deed, maar OneNote kan nog veel meer dan papier.

 

Wanneer is samenwerken in OneNote handig?

Zelf digitale notities maken is leuk en handig, maar wat mij betreft wordt het nog veel nuttiger en leuker als je die notities kunt délen. Ik geef je een paar praktijkvoorbeelden:

  • De notulen van vergaderingen delen. Het structureren van notulen gaat erg gemakkelijk in OneNote. Bovendien slaat OneNote automatisch op, dus kunnen collega’s live meekijken met de notulist en eventueel aanvullen waardoor de notulen aan het eind van de vergadering direct definitief zijn.
  • Overdracht in een duobaan. Aan het eind van de dag schrijf je kort de punten op die jij hebt uitgevoerd en wat je hoopt dat je collega de volgende dag op kan pakken. Dat scheelt een heleboel (cc-)mail. Je collega hoeft zich alleen maar aan te wennen om de dag te beginnen met OneNote en hij/zij is weer helemaal bij.
  • Samenwerken aan een project. In een project-notitieblok zet je naast de aantekeningen van meetings bijvoorbeeld ook belangrijke afspraken, acties, contactgegevens, et cetera.
  • Handige lijstjes voor thuis. Denk aan: boodschappenlijstjes, de vakantiepaklijst, online gevonden recepten of de klussenlijst voor je partner ;-).

 

Hoe deel je je OneNote notitieblok?

OneNote is een broertje van Word, Excel en PowerPoint. Dat betekent dat het een bestand is dat je ergens kunt opslaan. Sla je het notitieblok op een plek op waar een ander ook bij kan, dan kun je er samen in werken. Denk aan een plek als Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, IBM Connections, Google Drive, de iCloud, of gewoon op een gedeelde netwerkschijf.

Heb je de mogelijkheid om je OneNote bestand op te slaan op een Cloud-locatie? Mooi! Want dat betekent dat je ook gebruik kunt maken van de OneNote-app en echt altijd en overal bij je aantekeningen kunt. Ook als je nog even bij de koffie automaat de notulen doorleest, bij binnenkomst bij een klant nog even de gegevens van de contactpersoon opzoekt, of om bij je boodschappenlijstje te kunnen als je in de supermarkt staat.

 

Hoe werk je samen in OneNote?

Je kunt altijd tegelijkertijd werken in het zelfde OneNote notitieblok. Bij een goede internetverbinding wordt er continu gesynchroniseerd, waardoor je als het ware ‘live’ kunt zien wat de ander typt als je tegelijkertijd in dezelfde pagina aan het werk bent. Vaak zul je echter na elkaar in OneNote werken. Je kunt dan gemakkelijk zien of een collega iets gewijzigd heeft wat jij nog niet gezien hebt, én wat hij of zij heeft gewijzigd.

Als in een notitieblok iets gewijzigd is wat jij nog niet hebt gezien, dan wordt de naam van dit notitieblok vetgedrukt weergegeven. Ook de naam van de sectie en de naam van de pagina waarin is gewijzigd is zo herkenbaar. Op de pagina zelf zie je aan de groene arcering wat er is toegevoegd, met in de kantlijn de initialen van de collega die dit gedaan heeft. Zodra je de pagina eenmaal gezien hebt, verdwijnen de dikgedrukte teksten en de groene arceringen. De initialen in de kantlijn blijven zichtbaar, zodat je altijd kunt zien van wie welke aantekeningen afkomstig zijn. Zie ook de afbeelding hieronder.

Maak ook gebruik van het tabblad Geschiedenis. Hier kun je bijvoorbeeld zoeken op wijzigingen binnen een bepaald tijdsbestek (handig als je net terugkomt van vakantie), of op wijzigingen van een specifieke auteur. Daarnaast kun je hier oudere versies van een pagina bekijken en herstellen en vind je weggegooide pagina’s terug in de prullenbak.

 

Aan de slag met OneNote!

Als je een beginnende OneNote gebruiker bent, raad ik je aan om eerst een notitieblok voor jezelf te maken en van hier uit alle mogelijkheden te gaan ontdekken. Zodra je je comfortabel voelt, of wanneer jij en je team wel in zijn voor iets nieuws, raad ik je echt aan om te starten met delen. Het scheelt je veel e-mails en tijd, tijd die je niet meer hoeft te besteden aan overdracht aan collega’s en zoeken naar informatie.

Wil je meer informatie en instructievideo’s zien over hoe je kunt starten met OneNote? Bekijk dan Jessy’s eerdere blog over slim digitaal noteren met OneNote. Wil je meer weten over OneNote of verder praten? Neem dan contact op met Jessy Groen.

Flexibel werken: versneller van teamgroei!

Als je sommige krantenkoppen en columns mag geloven, is flexibel werken gedoemd om te mislukken. Of nog erger: een uitvinding om kantoorwerkers expres het leven zuur te maken. Vanuit mijn dagelijkse werk maak ik het van dichtbij mee; ik zie zeker nadelen en uitwassen, maar onderaan de streep vooral de kansen die het biedt. Hieronder […]

Als je sommige krantenkoppen en columns mag geloven, is flexibel werken gedoemd om te mislukken. Of nog erger: een uitvinding om kantoorwerkers expres het leven zuur te maken. Vanuit mijn dagelijkse werk maak ik het van dichtbij mee; ik zie zeker nadelen en uitwassen, maar onderaan de streep vooral de kansen die het biedt. Hieronder drie highlights uit de workshop die ik er onlangs over gaf aan een uitpuilende zaal HR managers op CityWorks Amsterdam.

 

‘Waarheen, waarvoor?’

Het leek me een logische vraag om aan de zaal te stellen: waarom willen jullie (organisaties) flexibeler gaan werken? Een mooie wordcloud aan antwoorden kwamen naar voren. Nobele doelen, vaak gericht op het welbevinden (of werven!) van de medewerker. Klinkt goed, of in ieder geval beter dan wat ik in praktijk wel eens hoor fluisteren in de wandelgang: dat het uiteindelijk alleen om een verkapte bezuiniging gaat. Meer mensen op minder meters, gewoon intensieve menshouderij!

Het is volgens mij krachtig om de nieuwe manier van (samen)werken niet als los initiatief te presenteren, maar om het te zien in het licht van de organisatiestrategie. Kamp je bijvoorbeeld met verkokerde afdelingen die te versnipperd werken? Een nieuwe werkwijze kàn eraan bijdragen om meer klant- of gebiedsgericht te gaan werken. Wil je als organisatie meer slagkracht, initiatief en eigenaarschap op de werkvloer? Flexibeler werken sluit mooi aan op meer zelfregie en output-sturing. Enfin, op zo’n manier krijgt flexibeler werken meer betekenis, focus en zin.

 

‘Altijd aan’

Bij de eerder genoemde inventarisatie van de redenen komt de werk-privé balans prominent naar voren. Terecht, want volgens de meeste onderzoeken kan deze balans inderdaad verbeteren als de medewerker meer vrijheid krijgt om eigen werktijden te kiezen. Die eigen regie is vooral van belang bij een veeleisend thuisfront, bijvoorbeeld bij kleine kinderen of een ziek familielid. Wie kan kiezen om af en toe thuis te werken mist reistijd, ook voordelig.

Ik zie echter dat die flexibiliteit ook een gevaar in zich draagt: bevlogen medewerkers kunnen snel het gevoel krijgen dat ze ‘altijd aan’ staan. Berichten van collega’s en klanten blijven ook na reguliere kantoortijden binnenkomen. Het is verleidelijk om ’s avonds bezig te blijven, het werk voelt nooit af. Op den duur kan dit gejaagdheid en rusteloosheid opleveren. Goed dus om heldere afspraken te maken op dit vlak, met je team en eigenlijk ook met jezelf.

 

Kritische factoren

Omgaan met de werkdruk is slechts één van de mogelijke uitdagingen die je tegenkomt bij een meer flexibele vorm van werken. Andere kritische factoren*) die ik vaak tegenkom zijn:

  • Digitale vaardigheden die je nodig hebt de overgang naar nieuwe devices en nieuwe systemen;
  • Nieuwe werkafspraken die je als team maakt voor samenwerken en het delen van kennis, nu je niet altijd meer klakkeloos naast elkaar zit en
  • prioriteiten in je werk en de impact die je hebt, nu van je verwacht wordt dat je als professional zelf meer de regie neemt.

Bij een inventarisatie in de zaal bleek echter één factor er weer met kop en schouders bovenuit te steken: de vertrouwensbasis in het team.

Daarbij gaat het niet om gezelligheid, geintjes of het bewaren van de lieve vrede. Durf je je kwetsbaar op te stellen? Durf je te benoemen waar je het niet mee eens bent? Durf je elkaar aan te spreken en een constructief conflict aan? Het is gelinkt aan de eerste lagen van het model van Lencioni. Als deze bodem ontbreekt kan een team niet soepel functioneren en groeien.

Die vertrouwensbasis is al nodig in een klassieke kantoorsituatie, maar in een situatie van flexibel werken geldt dat nog veel sterker. Geef je als leidinggevende ruimte aan je medewerkers, ook al barst je van ideeën hoe ze het beste kunnen werken? Trek je tijdig aan de bel als je vastloopt, ook al werk je op afstand? Luister je naar advies van collega’s, ook al mag je vrijelijk je eigen werkwijze kiezen? En hoe heet je een collega welkom die om tien uur op kantoor arriveert?

Fijn dat de aanwezigen in de workshop met een aantal concrete voorbeelden kwamen, waar het ontbreken van zo’n vertrouwensbasis flexibel werken had laten mislukken. Leerzame voorbeelden, maar wat mij betreft niet zozeer omdat ze iets zeggen over het concept van flexibel werken. Ze tonen aan wat in het algemeen nodig is om een team soepel te laten functioneren en groeien. Kan ik het dus niet gewoon omdraaien, en flexibel werken dus juist zien als kans en versneller voor teamgroei?

*) Om elk team te helpen de eigen kritische factoren in kaart te brengen ontwikkelden we een compacte ‘workstyle’ zelfscan. Zijn we het eens dat ons team hier staat? En op welk punt willen we ons dan ontwikkelen? Na deze scan is een praktische toolbox voor werkplek-leren beschikbaar, waarmee het team gericht, zelf aan de slag kan. Het eigenaarschap moet immers niet bij een trainer of directeur liggen, maar bij het team zelf!

Wil je reageren of verder praten over dit onderwerp? Neem contact op met Erik de Jong.

Binnenkort beschikbaar in Office (Outlook en Word)

Het bijhouden van nieuwe handige functies in Office programma’s, zoals Outlook en Word, lijkt een hele kunst. Tijdens trainingen op het vlak van digivaardigheden merk ik regelmatig dat al lang bestaande functies geen gemeengoed zijn in het dagelijkse werk. Microsoft heeft het voor Office 365 gebruikers makkelijk gemaakt door de optie ‘binnenkort beschikbaar’ te integreren […]

Het bijhouden van nieuwe handige functies in Office programma’s, zoals Outlook en Word, lijkt een hele kunst. Tijdens trainingen op het vlak van digivaardigheden merk ik regelmatig dat al lang bestaande functies geen gemeengoed zijn in het dagelijkse werk. Microsoft heeft het voor Office 365 gebruikers makkelijk gemaakt door de optie ‘binnenkort beschikbaar’ te integreren in zijn programma’s, waardoor je kennis kunt maken met nieuwe functies. Op deze manier ben je altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Binnenkort in Outlook

Op dit moment werkt Microsoft aan spannende veranderingen in de gebruikerservaring van Outlook. Deze updates brengen nieuwe ontwerpen en een vereenvoudigde interface om met e-mail te werken. Zo komt er een nieuw, meer eenvoudig en gestroomlijnd, menulint. Het huidige menulint laat erg veel opties zien, waardoor een groot deel van je beeldscherm in beslag wordt genomen. In het nieuwe lint zie je alleen de belangrijkste en meest gebruikte opdrachten en functies. Microsoft toont straks standaard het vereenvoudigde lint, waarbij je zelf de keuze hebt om het uitgebreide lint weer te geven via het pijltje helemaal rechts. In de huidige versie kan het zijn dat je het menulint ‘kwijt’ bent, omdat je het per ongeluk hebt uitgezet. Je hebt straks ook de mogelijkheid om het lint persoonlijk te maken door opdrachten aan of uit te zetten. Dit doe je door op de opdracht te klikken of via de rechter muisknop.

Mocht je veel gebruikmaken van Outlook online: het programma begint steeds meer te lijken op de desktop versie. Hierdoor heb je als gebruiker minder een totaal andere visuele beleving dan nu het geval is.

Aanpassingen in je berichtenoverzicht

Andere kleinere aanpassingen vind je terug in je berichtenoverzicht. Namen zijn bijvoorbeeld vet gemaakt en gevlagde berichten krijgen een lichtgele achtergrondkleur.

Binnenkort in Word

Het vereenvoudigde lint is straks nog niet terug te vinden in Word, helaas. Wel komt er een nieuw cool hulpprogramma beschikbaar in Word: Microsoft Search!
Helemaal bovenin je scherm verschijnt een zoekbalk, waarin Microsoft Search is geïntegreerd. Hiermee kun je informatie uit gedeelde bestanden in je organisatie op een zoekterm vinden en in je huidige bestand integreren. Het maakt dan niet uit of het om een PowerPoint presentatie gaat of een Excel bestand. Overigens is deze functie alleen beschikbaar voor business-licenties. En alleen bestanden waarvoor je gemachtigd bent, zie je in de zoekresultaten.

Microsoft Search

Microsoft Search

Ook kun je snel een opdracht/functie vinden. Typ bijvoorbeeld ‘klembord’ in de zoekbalk en je vindt direct de functie in de zoekresultaten. Hoef je niet meer te zoeken waar die ook alweer zat.
En met één keer klikken in de zoekbalk vind je direct onlangs gebruikte opdrachten terug, maar ook aanbevolen functies en personen.

Microsoft lijkt met deze nieuwe functies haar offline en online programma’s steeds meer te integreren, net als de samenwerking tussen verschillende programma’s in Office 365 zelf.

 

Wil je meer weten over deze handige nieuwe functies in Office of verder praten? Neem dan contact op met Sanneke Kats.

Mens op de kaart (deel 2)

(Dit is deel 2 van een serie over verandermanagement en Prosci, zie hier deel 1) Bij veranderingen in je organisatie zijn er altijd wel redenen om de ‘menskant’ niet de verdiende aandacht te geven. Je hoort bijvoorbeeld: ‘Het implementeren van de nieuwe software zelf heeft nu eerst àl onze aandacht nodig’. Of trots wordt verteld […]

(Dit is deel 2 van een serie over verandermanagement en Prosci, zie hier deel 1)

Bij veranderingen in je organisatie zijn er altijd wel redenen om de ‘menskant’ niet de verdiende aandacht te geven. Je hoort bijvoorbeeld: ‘Het implementeren van de nieuwe software zelf heeft nu eerst àl onze aandacht nodig’. Of trots wordt verteld dat het allemaal goed komt want ‘de collega’s bij L&D hebben ergens een mooie training ingekocht’. En soms moet je gewoon niet moeilijk doen: ‘De nieuwe werkwijze is verplicht, dus medewerkers hebben geen keuze’.

Wat breng je ertegenin, in dialoog met een interne stakeholder? Er zijn boekenplanken vol argumenten, maar volgens mij kun je het beste inspelen op de persoonlijke drijfveer van je gesprekspartner. Klinkt nog wat vaag? Ik kleur het even in.

Rood

No alt text provided for this image

Maak duidelijk dat je het succes van jouw project in hoge mate zelf in de hand hebt. Er wordt wel gezegd dat 70% van de projecten mislukt. Dat percentage klopt niet (link), maar belangrijker is om niet passief af te wachten of je toevallig bij die 70% zit. Beïnvloed je succes zelf! Uit onderzoek van Prosci en McKinsey blijkt dat je slechts 15% kans op succes hebt, als je de ‘menskant’ van de verandering negeert. Andersom: doe je dat intensief en slim, dan stijgt die kans tot 93%. Grijp die kans!

Blauw

No alt text provided for this image

We hebben het over ‘succes’, maar wacht even: wat bedoelen we precies met het (mis)lukken van een project? Hoe moet je de uiteindelijke ‘Return on Investment’ van het project zien? Prosci ziet drie manieren waarop changemanagement de opbrengst van je project concreet beïnvloedt:

  1. de collega’s gaan er sneller mee aan de slag, het levert uiteindelijk meer op;
  2. meer collega’s gebruiken (meer van) de oplossing, waarin geïnvesteerd is; en
  3. collega’s zijn bekwamer en plukken meer vruchten van de investering.

Groen

No alt text provided for this image

Uiteindelijk gaat het om de mensen. Je kunt het collega’s en klanten niet aandoen om changemanagement te negeren. Elke verandering trekt mensen natuurlijk uit hun comfortzone, ook al geef je het positieve labels als ‘ontwikkeling’, ‘innovatie’ of ‘uitdaging’. Vanaf de eerste aankondiging (of roddel!) is er gedoe. Aandacht voor de menskant kan echter de ellende beperken: de stress, het productiviteitsverlies, het verloop van medewerkers en de impact op de klanten. En dat is zeker nodig als er verschillende verandertrajecten tegelijkertijd lopen, vlek-op-vlek.

Geel

No alt text provided for this image

De ‘zachte’ kant van veranderen levert de pittigste vragen op. Het is uitdagend en gewoon erg leuk om te puzzelen en samen gave oplossingen te ontdekken om mensen mee te krijgen in verandering.

En… als je mij persoonlijk een beetje kent dan weet je waarschijnlijk dat mijn persoonlijke drive ook vooral in deze hoek ligt: volle kracht vooruit!

 

Verder praten of een keer sparren? Neem contact op met Erik de Jong.

Podcast: Digitale Transformatie #2

Over de oprichting van work21. En de kans die we 12 jaar geleden zagen om slimme technologie in je werk integreren. Ook te beluisteren op:

Over de oprichting van work21. En de kans die we 12 jaar geleden zagen om slimme technologie in je werk integreren.

Ook te beluisteren op:

podcast work21 op itunes

Een nieuwe kapstok (deel 1)

Stel: je wilt iets in je organisatie veranderen. Niet een nieuwe kapstok ophangen of een nieuw softwareprogramma aanzetten, maar écht iets veranderen. Je wilt concrete verandering zien in het dagelijkse werk. Bijvoorbeeld hoe collega’s met klanten omgaan, met software of met elkaar. Hoe pak je dat aan? Hoe krijg je iedereen mee? Verschillende verandermodellen Niet […]

Stel: je wilt iets in je organisatie veranderen. Niet een nieuwe kapstok ophangen of een nieuw softwareprogramma aanzetten, maar écht iets veranderen. Je wilt concrete verandering zien in het dagelijkse werk. Bijvoorbeeld hoe collega’s met klanten omgaan, met software of met elkaar. Hoe pak je dat aan? Hoe krijg je iedereen mee?

Verschillende verandermodellen

Niet eenvoudig: er zijn volop voorbeelden van verandertrajecten die in goede bedoelingen blijven steken. Volgens vele bronnen geldt dat zelfs het merendeel van de veranderingen. Daarom zijn er ook volop modellen bedacht om grip te krijgen op de (gedrags)verandering. Wellicht gebruik je zelf die van KotterLewin of Broadwell bijvoorbeeld wel.

No alt text provided for this image

Ik ben wat sceptisch over deze modellen. Zeven jaar geleden gooide ik bij een lezing een stapel verandermodellen gekscherend op twee hoopjes: eentje met hoekige vormen en eentje meer rond. Een beetje relativeren leek me wel zinnig. Aanhangers van verschillende ‘scholen’ volgen en verdedigen hun aanpak vaak overenthousiast, terwijl in mijn beta-ogen de wetenschappelijke onderbouwing erg zwak is. Zo’n model kan inspirerend en handig zijn, maar het is niet per se ‘de’ waarheid.

Proci

No alt text provided for this image

Totdat… [vioolmuziek]… ik Prosci ontdekte. In eerste instantie via de praktische ADKAR-stappen, pas later leerde ik de zeer gestructureerde en complete aanpak erachter kennen. Prosci staat voor ‘Professional Science’ en is gebaseerd op 20 jaar longitudinale research over wat wel en niet werkt in change management. Die kennis wordt voortdurend ververst en aangevuld. Je kunt zelf ook bijdragen aan de ‘largest body of knowledge in the change management discipline’.

De aanpak is uitgewerkt in een reeks handige checklists, scans tools en templates die je voor je eigen project kan gebruiken. Dashboards tonen tijdens je project waar je staat op de ‘softe’ gedragskant. Je houdt de vinger continu aan de pols, ziet waar risico’s liggen en bepaalt op welke vervolgstap je gaat focussen.

No alt text provided for this image

In Prosci herken ik valkuilen en vragen terug die ik zelf heb ervaren, zoals:

  • Hoe eis je de noodzakelijke aandacht op voor de menskant van verandering?
  • Wie kan het best individuele tegenzin helpen omzetten in enthousiasme?
  • Hoe breng je de noodzaak van de verandering idealiter onder het voetlicht?
  • Wanneer is de tijd rijp om aan een training te gaan denken?
  • Welke rol hebben direct leidinggevenden (mogelijk) in de verandering?
  • Hoe bouw je structureel veranderkracht op in een organisatie?

Enigszins herkenbaar? Ik benieuwd naar je reactie en aanvullende vragen. Neem dan contact op met mij: Erik de Jong. In m’n volgende blogs duik ik er dieper op in!

Podcast: Digitale Transformatie #1

Over de oprichting van work21. En de kans die we 12 jaar geleden zagen om slimme technologie in je werk integreren. Ook te beluisteren op:

Over de oprichting van work21. En de kans die we 12 jaar geleden zagen om slimme technologie in je werk integreren.

Ook te beluisteren op:

podcast work21 op itunes

slim starten met Planner (tips!)

Een paar maanden geleden ben ik, samen met mijn projectteam, overgestapt naar Planner voor onze projecttaken en activiteiten. Het was even zoeken in het begin… maar uiteindelijk een fijne en slimme stap. We hebben een beter overzicht, inzicht in elkaars activiteiten en taken en daardoor werken we beter samen. Dit gun ik iedereen, dus hieronder […]

Een paar maanden geleden ben ik, samen met mijn projectteam, overgestapt naar Planner voor onze projecttaken en activiteiten. Het was even zoeken in het begin… maar uiteindelijk een fijne en slimme stap. We hebben een beter overzicht, inzicht in elkaars activiteiten en taken en daardoor werken we beter samen. Dit gun ik iedereen, dus hieronder wat tips om slim te starten!

wat is Planner eigenlijk?

Met Microsoft Planner krijg je meer grip op de (soms verborgen) werkzaamheden en activiteiten binnen jouw team of project. Planner is een visueel en natuurlijk digitaal taken-/scrumbord. Met kleur, labels en buckets maak je taken inzichtelijk, behoud je het overzicht, heb je inzicht in de status en kan je activiteiten slim verdelen! Het gebruik van Planner voegt extra veel waarde toe wanneer het team vanaf verschillende locaties werkt, of wanneer je regelmatig werk van anderen wilt overnemen.

7 tips om samen met jouw team van start te gaan:

1.  maak werkafspraken met je team

Zeker als de verandering niet alleen jou raakt, maar je ook jouw (project)team mee wil nemen. Maak daarom gezamenlijk vooraf duidelijke werkafspraken. ‘Dit gaan we vanaf nu op deze manier doen, en dit doen wij dus niet meer.’ En bedenk daarbij ook altijd waarom je op deze nieuwe manier gaat werken. De voordelen van Planner komen alleen goed tot hun recht wanneer het hele team Planner op dezelfde manier gebruikt. Heb je eenmaal samen afspraken gemaakt, dan is het meteen minder spannend elkaar erop te wijzen als deze niet nagevolgd worden.

2. breng structuur aan…

Wanneer er eenmaal een hoop taken en activiteiten in Planner staan (en dat kan snel gaan), dan loop je het risico structuur en overzicht te verliezen. En dat is natuurlijk niet de bedoeling. Planner biedt verschillende mogelijkheden om structuur aan te brengen. Sommige zijn erg logisch en staan vast, bijvoorbeeld het invullen van de ‘voortgang’. Over andere moet je vooraf even nadenken (met het team). Denk hierbij aan de buckets en labels die Planner biedt:

  • buckets: kun je gebruiken om de verschillende projectfases aan te geven.
  • labels (de kleuren): kun je gebruiken om het soort/type taak vast te leggen.
  • Er is niet één juiste manier om structuur aan te brengen in Planner, want elke samenwerking is immers anders. Neem even de tijd voordat je begint!

3. … en gebruik de structuur

Wanneer alle taken eenmaal gestructureerd in Planner staan, wil je deze er natuurlijk slim uit halen. Gebruik hiervoor de opties ‘Filter’ en ‘Groeperen op’ rechts bovenin Planner. Toon bijvoorbeeld alleen de taken die toegewezen zijn aan jezelf tijdens deze projectfase. Of toon alle taken gerelateerd aan communicatie, gegroepeerd op status. Kies de manier die jou en jouw team verder helpt.

4. voorkom dubbel werk

Wanneer je als team besluit om Planner te gaan gebruiken, is het belangrijk dubbel werk te voorkomen. Houden jullie nu taken bij in een andere applicatie of bijvoorbeeld in een gezamenlijke OneNote? Of houdt iedereen zijn eigen taken bij zonder een gezamenlijk inzicht? Spreek dan samen af om daarmee te stoppen. Planner moet geen extra ‘opdracht’ zijn, maar bijdragen aan de productiviteit van jouw team!

5. houd elkaar op de hoogte van voortgang

Wanneer je in Planner een taak opent heb je onderaan de taak de mogelijkheid om ‘opmerkingen’ toe te voegen. Alle opmerkingen worden bewaard in een tijdslijn. Dit maakt deze optie ideaal om de teamleden op de hoogte te houden.
Tip 5b 😉 Zijn er teamleden op vakantie of is er iemand ziek? Kijk eens wat er aan hen is toegewezen. Wellicht staat er een taak open die jij kunt oppakken. Zo houden we vaart!

6. gedeelde verantwoordelijkheid bestaat niet

Probeer taken altijd toe te wijzen aan maximaal één teamlid. Gedeelde verantwoordelijkheid geeft soms onduidelijkheid. Het kan natuurlijk zo zijn dat meer mensen een actie moeten ondernemen om een taak te voltooien. Zorg er dan voor dat precies duidelijk is wie wat gaat doen. Hiervoor kan je de ‘controlelijst’ (subtaken) gebruiken.

7. jouw taken altijd bij de hand

Last but not least: Planner biedt een fijne app voor de mobiele telefoon en tablet. Zo kan je die laatste hersenspinsels, onderweg naar huis, meteen centraal delen. Let wel op met pushmeldingen, laat je vooral niet overspoelen.

hoe nu verder?

Ben je enthousiast over Planner? Of wil je van gedachten wisselen? Dat kan natuurlijk. Neem contact op met mij via loes.van.dril@work21.nl.