Van ‘OneNote’ naar ‘MuchNote’ – over samenwerken in OneNote

OneNote is een programma van Microsoft waarmee je digitale aantekeningen kunt maken. Veel mensen hebben er al eens van gehoord of eraan gesnuffeld, maar ik merk dat nog niet iedereen er altijd uithaalt wat erin zit. Het is een leuk begin om digitaal te maken wat je normaal gesproken op papier deed, maar OneNote kan […]

OneNote is een programma van Microsoft waarmee je digitale aantekeningen kunt maken. Veel mensen hebben er al eens van gehoord of eraan gesnuffeld, maar ik merk dat nog niet iedereen er altijd uithaalt wat erin zit. Het is een leuk begin om digitaal te maken wat je normaal gesproken op papier deed, maar OneNote kan nog veel meer dan papier.

 

Wanneer is samenwerken in OneNote handig?

Zelf digitale notities maken is leuk en handig, maar wat mij betreft wordt het nog veel nuttiger en leuker als je die notities kunt délen. Ik geef je een paar praktijkvoorbeelden:

  • De notulen van vergaderingen delen. Het structureren van notulen gaat erg gemakkelijk in OneNote. Bovendien slaat OneNote automatisch op, dus kunnen collega’s live meekijken met de notulist en eventueel aanvullen waardoor de notulen aan het eind van de vergadering direct definitief zijn.
  • Overdracht in een duobaan. Aan het eind van de dag schrijf je kort de punten op die jij hebt uitgevoerd en wat je hoopt dat je collega de volgende dag op kan pakken. Dat scheelt een heleboel (cc-)mail. Je collega hoeft zich alleen maar aan te wennen om de dag te beginnen met OneNote en hij/zij is weer helemaal bij.
  • Samenwerken aan een project. In een project-notitieblok zet je naast de aantekeningen van meetings bijvoorbeeld ook belangrijke afspraken, acties, contactgegevens, et cetera.
  • Handige lijstjes voor thuis. Denk aan: boodschappenlijstjes, de vakantiepaklijst, online gevonden recepten of de klussenlijst voor je partner ;-).

 

Hoe deel je je OneNote notitieblok?

OneNote is een broertje van Word, Excel en PowerPoint. Dat betekent dat het een bestand is dat je ergens kunt opslaan. Sla je het notitieblok op een plek op waar een ander ook bij kan, dan kun je er samen in werken. Denk aan een plek als Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, IBM Connections, Google Drive, de iCloud, of gewoon op een gedeelde netwerkschijf.

Heb je de mogelijkheid om je OneNote bestand op te slaan op een Cloud-locatie? Mooi! Want dat betekent dat je ook gebruik kunt maken van de OneNote-app en echt altijd en overal bij je aantekeningen kunt. Ook als je nog even bij de koffie automaat de notulen doorleest, bij binnenkomst bij een klant nog even de gegevens van de contactpersoon opzoekt, of om bij je boodschappenlijstje te kunnen als je in de supermarkt staat.

 

Hoe werk je samen in OneNote?

Je kunt altijd tegelijkertijd werken in het zelfde OneNote notitieblok. Bij een goede internetverbinding wordt er continu gesynchroniseerd, waardoor je als het ware ‘live’ kunt zien wat de ander typt als je tegelijkertijd in dezelfde pagina aan het werk bent. Vaak zul je echter na elkaar in OneNote werken. Je kunt dan gemakkelijk zien of een collega iets gewijzigd heeft wat jij nog niet gezien hebt, én wat hij of zij heeft gewijzigd.

Als in een notitieblok iets gewijzigd is wat jij nog niet hebt gezien, dan wordt de naam van dit notitieblok vetgedrukt weergegeven. Ook de naam van de sectie en de naam van de pagina waarin is gewijzigd is zo herkenbaar. Op de pagina zelf zie je aan de groene arcering wat er is toegevoegd, met in de kantlijn de initialen van de collega die dit gedaan heeft. Zodra je de pagina eenmaal gezien hebt, verdwijnen de dikgedrukte teksten en de groene arceringen. De initialen in de kantlijn blijven zichtbaar, zodat je altijd kunt zien van wie welke aantekeningen afkomstig zijn. Zie ook de afbeelding hieronder.

Maak ook gebruik van het tabblad Geschiedenis. Hier kun je bijvoorbeeld zoeken op wijzigingen binnen een bepaald tijdsbestek (handig als je net terugkomt van vakantie), of op wijzigingen van een specifieke auteur. Daarnaast kun je hier oudere versies van een pagina bekijken en herstellen en vind je weggegooide pagina’s terug in de prullenbak.

 

Aan de slag met OneNote!

Als je een beginnende OneNote gebruiker bent, raad ik je aan om eerst een notitieblok voor jezelf te maken en van hier uit alle mogelijkheden te gaan ontdekken. Zodra je je comfortabel voelt, of wanneer jij en je team wel in zijn voor iets nieuws, raad ik je echt aan om te starten met delen. Het scheelt je veel e-mails en tijd, tijd die je niet meer hoeft te besteden aan overdracht aan collega’s en zoeken naar informatie.

Wil je meer informatie en instructievideo’s zien over hoe je kunt starten met OneNote? Bekijk dan Jessy’s eerdere blog over slim digitaal noteren met OneNote. Wil je meer weten over OneNote of verder praten? Neem dan contact op met Jessy Groen.

Binnenkort beschikbaar in Office (Outlook en Word)

Het bijhouden van nieuwe handige functies in Office programma’s, zoals Outlook en Word, lijkt een hele kunst. Tijdens trainingen op het vlak van digivaardigheden merk ik regelmatig dat al lang bestaande functies geen gemeengoed zijn in het dagelijkse werk. Microsoft heeft het voor Office 365 gebruikers makkelijk gemaakt door de optie ‘binnenkort beschikbaar’ te integreren […]

Het bijhouden van nieuwe handige functies in Office programma’s, zoals Outlook en Word, lijkt een hele kunst. Tijdens trainingen op het vlak van digivaardigheden merk ik regelmatig dat al lang bestaande functies geen gemeengoed zijn in het dagelijkse werk. Microsoft heeft het voor Office 365 gebruikers makkelijk gemaakt door de optie ‘binnenkort beschikbaar’ te integreren in zijn programma’s, waardoor je kennis kunt maken met nieuwe functies. Op deze manier ben je altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Binnenkort in Outlook

Op dit moment werkt Microsoft aan spannende veranderingen in de gebruikerservaring van Outlook. Deze updates brengen nieuwe ontwerpen en een vereenvoudigde interface om met e-mail te werken. Zo komt er een nieuw, meer eenvoudig en gestroomlijnd, menulint. Het huidige menulint laat erg veel opties zien, waardoor een groot deel van je beeldscherm in beslag wordt genomen. In het nieuwe lint zie je alleen de belangrijkste en meest gebruikte opdrachten en functies. Microsoft toont straks standaard het vereenvoudigde lint, waarbij je zelf de keuze hebt om het uitgebreide lint weer te geven via het pijltje helemaal rechts. In de huidige versie kan het zijn dat je het menulint ‘kwijt’ bent, omdat je het per ongeluk hebt uitgezet. Je hebt straks ook de mogelijkheid om het lint persoonlijk te maken door opdrachten aan of uit te zetten. Dit doe je door op de opdracht te klikken of via de rechter muisknop.

Mocht je veel gebruikmaken van Outlook online: het programma begint steeds meer te lijken op de desktop versie. Hierdoor heb je als gebruiker minder een totaal andere visuele beleving dan nu het geval is.

Aanpassingen in je berichtenoverzicht

Andere kleinere aanpassingen vind je terug in je berichtenoverzicht. Namen zijn bijvoorbeeld vet gemaakt en gevlagde berichten krijgen een lichtgele achtergrondkleur.

Binnenkort in Word

Het vereenvoudigde lint is straks nog niet terug te vinden in Word, helaas. Wel komt er een nieuw cool hulpprogramma beschikbaar in Word: Microsoft Search!
Helemaal bovenin je scherm verschijnt een zoekbalk, waarin Microsoft Search is geïntegreerd. Hiermee kun je informatie uit gedeelde bestanden in je organisatie op een zoekterm vinden en in je huidige bestand integreren. Het maakt dan niet uit of het om een PowerPoint presentatie gaat of een Excel bestand. Overigens is deze functie alleen beschikbaar voor business-licenties. En alleen bestanden waarvoor je gemachtigd bent, zie je in de zoekresultaten.

Microsoft Search

Microsoft Search

Ook kun je snel een opdracht/functie vinden. Typ bijvoorbeeld ‘klembord’ in de zoekbalk en je vindt direct de functie in de zoekresultaten. Hoef je niet meer te zoeken waar die ook alweer zat.
En met één keer klikken in de zoekbalk vind je direct onlangs gebruikte opdrachten terug, maar ook aanbevolen functies en personen.

Microsoft lijkt met deze nieuwe functies haar offline en online programma’s steeds meer te integreren, net als de samenwerking tussen verschillende programma’s in Office 365 zelf.

 

Wil je meer weten over deze handige nieuwe functies in Office of verder praten? Neem dan contact op met Sanneke Kats.

slim starten met Planner (tips!)

Een paar maanden geleden ben ik, samen met mijn projectteam, overgestapt naar Planner voor onze projecttaken en activiteiten. Het was even zoeken in het begin… maar uiteindelijk een fijne en slimme stap. We hebben een beter overzicht, inzicht in elkaars activiteiten en taken en daardoor werken we beter samen. Dit gun ik iedereen, dus hieronder […]

Een paar maanden geleden ben ik, samen met mijn projectteam, overgestapt naar Planner voor onze projecttaken en activiteiten. Het was even zoeken in het begin… maar uiteindelijk een fijne en slimme stap. We hebben een beter overzicht, inzicht in elkaars activiteiten en taken en daardoor werken we beter samen. Dit gun ik iedereen, dus hieronder wat tips om slim te starten!

wat is Planner eigenlijk?

Met Microsoft Planner krijg je meer grip op de (soms verborgen) werkzaamheden en activiteiten binnen jouw team of project. Planner is een visueel en natuurlijk digitaal taken-/scrumbord. Met kleur, labels en buckets maak je taken inzichtelijk, behoud je het overzicht, heb je inzicht in de status en kan je activiteiten slim verdelen! Het gebruik van Planner voegt extra veel waarde toe wanneer het team vanaf verschillende locaties werkt, of wanneer je regelmatig werk van anderen wilt overnemen.

7 tips om samen met jouw team van start te gaan:

1.  maak werkafspraken met je team

Zeker als de verandering niet alleen jou raakt, maar je ook jouw (project)team mee wil nemen. Maak daarom gezamenlijk vooraf duidelijke werkafspraken. ‘Dit gaan we vanaf nu op deze manier doen, en dit doen wij dus niet meer.’ En bedenk daarbij ook altijd waarom je op deze nieuwe manier gaat werken. De voordelen van Planner komen alleen goed tot hun recht wanneer het hele team Planner op dezelfde manier gebruikt. Heb je eenmaal samen afspraken gemaakt, dan is het meteen minder spannend elkaar erop te wijzen als deze niet nagevolgd worden.

2. breng structuur aan…

Wanneer er eenmaal een hoop taken en activiteiten in Planner staan (en dat kan snel gaan), dan loop je het risico structuur en overzicht te verliezen. En dat is natuurlijk niet de bedoeling. Planner biedt verschillende mogelijkheden om structuur aan te brengen. Sommige zijn erg logisch en staan vast, bijvoorbeeld het invullen van de ‘voortgang’. Over andere moet je vooraf even nadenken (met het team). Denk hierbij aan de buckets en labels die Planner biedt:

  • buckets: kun je gebruiken om de verschillende projectfases aan te geven.
  • labels (de kleuren): kun je gebruiken om het soort/type taak vast te leggen.
  • Er is niet één juiste manier om structuur aan te brengen in Planner, want elke samenwerking is immers anders. Neem even de tijd voordat je begint!

3. … en gebruik de structuur

Wanneer alle taken eenmaal gestructureerd in Planner staan, wil je deze er natuurlijk slim uit halen. Gebruik hiervoor de opties ‘Filter’ en ‘Groeperen op’ rechts bovenin Planner. Toon bijvoorbeeld alleen de taken die toegewezen zijn aan jezelf tijdens deze projectfase. Of toon alle taken gerelateerd aan communicatie, gegroepeerd op status. Kies de manier die jou en jouw team verder helpt.

4. voorkom dubbel werk

Wanneer je als team besluit om Planner te gaan gebruiken, is het belangrijk dubbel werk te voorkomen. Houden jullie nu taken bij in een andere applicatie of bijvoorbeeld in een gezamenlijke OneNote? Of houdt iedereen zijn eigen taken bij zonder een gezamenlijk inzicht? Spreek dan samen af om daarmee te stoppen. Planner moet geen extra ‘opdracht’ zijn, maar bijdragen aan de productiviteit van jouw team!

5. houd elkaar op de hoogte van voortgang

Wanneer je in Planner een taak opent heb je onderaan de taak de mogelijkheid om ‘opmerkingen’ toe te voegen. Alle opmerkingen worden bewaard in een tijdslijn. Dit maakt deze optie ideaal om de teamleden op de hoogte te houden.
Tip 5b 😉 Zijn er teamleden op vakantie of is er iemand ziek? Kijk eens wat er aan hen is toegewezen. Wellicht staat er een taak open die jij kunt oppakken. Zo houden we vaart!

6. gedeelde verantwoordelijkheid bestaat niet

Probeer taken altijd toe te wijzen aan maximaal één teamlid. Gedeelde verantwoordelijkheid geeft soms onduidelijkheid. Het kan natuurlijk zo zijn dat meer mensen een actie moeten ondernemen om een taak te voltooien. Zorg er dan voor dat precies duidelijk is wie wat gaat doen. Hiervoor kan je de ‘controlelijst’ (subtaken) gebruiken.

7. jouw taken altijd bij de hand

Last but not least: Planner biedt een fijne app voor de mobiele telefoon en tablet. Zo kan je die laatste hersenspinsels, onderweg naar huis, meteen centraal delen. Let wel op met pushmeldingen, laat je vooral niet overspoelen.

hoe nu verder?

Ben je enthousiast over Planner? Of wil je van gedachten wisselen? Dat kan natuurlijk. Neem contact op met mij via loes.van.dril@work21.nl.

De projecten van work21 in beeld – Ladies@work

work21 begeleidt diverse organisaties bij het slimmer organiseren van het werk. Ladies@work is zo’n organisatie: 13 vrouwen in de bouw die de brug slaan tussen verschillende opdrachtgevers en bewoners. Zij zien het als hun taak om mensen op één lijn te krijgen en bovenal rust en duidelijkheid te scheppen. Deze vrouwen werken door het hele […]

work21 begeleidt diverse organisaties bij het slimmer organiseren van het werk. Ladies@work is zo’n organisatie: 13 vrouwen in de bouw die de brug slaan tussen verschillende opdrachtgevers en bewoners. Zij zien het als hun taak om mensen op één lijn te krijgen en bovenal rust en duidelijkheid te scheppen. Deze vrouwen werken door het hele land en wij hebben de Ladies geholpen in het slim communiceren en digitaal samenwerken op basis van Microsoft Teams. Wat heeft dit de ladies opgeleverd? Tijd! En daarmee kunnen zij het werk doen waar zij ’s ochtends hun bed voor uitkomen.

In deze video vertellen de Ladies hoe technologie hun samenwerking slimmer heeft gemaakt. Benieuwd wat work21 voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op via info@work21.nl

Werk smart met je smartphone Samsung Galaxy S10!

Bij work21 proberen we, met hulp van alle beschikbare technologie, zo slim en zo efficiënt mogelijk te werken. Zodra er een aankondiging van een nieuwe gadget komt, veren de meesten van ons op! Om ons te blijven verdiepen in de nieuwste snufjes, proberen we er ook graag verschillende uit. Dit keer was ik de gelukkige en […]

Bij work21 proberen we, met hulp van alle beschikbare technologie, zo slim en zo efficiënt mogelijk te werken. Zodra er een aankondiging van een nieuwe gadget komt, veren de meesten van ons op! Om ons te blijven verdiepen in de nieuwste snufjes, proberen we er ook graag verschillende uit. Dit keer was ik de gelukkige en mocht ik de nieuwe Samsung Galaxy S10 in gebruik nemen!

Wie op zoek is naar een opsomming van álle nieuwe snufjes van de S10 is hier aan het verkeerde adres. Begrijp me niet verkeerd, aan coole snufjes namelijk geen gebrek, maar ik wil vooral graag weten: wat heb ik aan die telefoon in mijn werk? Hoe kan ik hem slim inzetten om efficiënter te werken en zo tijd te besparen? Wat maakt die smartphone nou zo smart?

Snelle instellingen

Als Samsung gebruiker ben ik al jaren fan van de Snelle instellingen. Deze instellingen vind je door je vinger helemaal bovenin je scherm te leggen en naar beneden te vegen. Je ziet nu niet alleen alle binnengekomen meldingen, maar bovenaan ook 6 Snelle instellingen. De eerste is meestal een wifi-symbool; met 1 druk op de knop kun je daarmee je wifi aan en uit zetten. Hetzelfde kun je doen met bijvoorbeeld je geluid, de bluetooth, etc.

Veeg nog een keer van boven naar beneden over je scherm en je ziet dat er nog veel meer Snelle instellingen zijn. Door rechts bovenin te klikken op de 3 puntjes en te kiezen voor Knopvolgorde, kun je de volgorde van de instellingen wijzigen. Zo staan de knoppen die jij het meest gebruikt altijd bovenaan.

Een aantal van mijn favorieten:

  • Snel taken toevoegen. Deze instelling is sinds kort beschikbaar op smartphones van Samsung en hoort bij de To-do app van Microsoft; mijn favoriete app om je takenlijst in bij te houden (zie ook mijn eerdere blog over de To-do app). Door op deze knop te drukken, kun je supersnel een nieuwe taak toevoegen aan jouw takenlijst.
  • Niet storen. Met deze instellingen ontvang je geen telefoonmeldingen meer waardoor je echt gefocust kunt werken. Ik raad je aan om ‘niet storen’ ook even op te zoeken bij de telefooninstellingen. Je kunt namelijk instellen of je wilt dat bepaalde meldingen of oproepen van (favoriete) contacten er toch doorheen komen. Zo kun je het helemaal naar jouw wens inrichten.
  • Wireless PowerShare. Hoewel ik deze optie momenteel nog wat beperkt vind, is dit wel een hele gave nieuwe instelling van de S10. Hiermee kun je andere Samsung smartphones, draadloze oortjes (Samsung buds) en Samsung horloges opladen. Houd het apparaat tegen de achterkant van je telefoon en hij laadt op!

Samsung edge

Aan de rechterkant van je telefoonscherm zie je een langwerpig klein balkje. Als je hier je vinger op legt en naar links veegt, opent de zogenaamde Samsung Edge. Hiermee heb je snel toegang tot handige opties, apps, contacten of toepassingen. Ik raad je aan om links onderin op het kleine tandwieltje te klikken om alle verschillende Edge’s te zien. Een aantal van mijn favorieten:

  • People edge. Plaats tot maximaal 10 contacten in deze Edge. Als je deze contacten vanuit de Edge aanklikt kun je ze nu direct bellen of een sms versturen. Ideaal om je favoriete collega’s of andere contacten snel te bereiken.
  • Task Edge. Hier kun je een aantal snelle app-acties kwijt. Denk aan: met één druk op de knop een agenda gebeurtenis aanmaken, een nieuw contact toevoegen, een e-mail opstellen of een timer starten.

Vergeet ook vooral niet de Edge’s met Quick tools (liniaal, kompas, waterpas, etc.) het weer, en nu.nl.

Slim en snel ontgrendelen

Je smartphone beveiligen is natuurlijk het belangrijkste wat er is. Mijn halve leven staat op die telefoon; ik wil echt niet dat daar zomaar iemand bij kan. Een goede pincode of een sterk wachtwoord is daarom een must. Maar het is fijn dat je ook andere opties hebt om je telefoon te ontgrendelen. Zo heeft de S10 een verbeterde, razendsnelle gezichtsherkenning, werkt de vingerafdrukscanner beter en zit deze op een slimmere plek aan de voorkant.

Tot slot vind ik de Samsung Smart Lock echt ideaal. Zodra je telefoon verbonden is met een wifi netwerk dat jij vertrouwt (zoals je thuis-wifi) of een apparaat dat je veel gebruikt (zoals je auto, maar bepaal zelf of je dat wel zo veilig vindt…), blijft je telefoon ontgrendeld. Vooral fijn dat hij zelf detecteert welke wifi-netwerken en apparaten jij veel gebruikt en zelf aan jou voorstelt om deze locaties of apparaten toe te voegen aan Smart Lock.

Digitaal welzijn

De smartphone is niet meer weg te denken uit ons leven. Maar toch zie je steeds vaker dat mensen gestrest raken door de ‘aandacht’ die je telefoon continu vraagt. Door de vele meldingen is geconcentreerd werken steeds moeilijker. De S10 heeft daarom de nieuwe functionaliteit ‘digitaal welzijn’; deze vind je bij de telefooninstellingen. Hier zie je een overzicht van hoeveel tijd je vandaag al op je telefoon hebt besteed en aan welke apps, hoe vaak je hem al ontgrendeld hebt en hoeveel meldingen er zijn binnengekomen.

Klik ook eens door op het Dashboard; hier kun je namelijk een tijdslimiet instellen voor bepaalde apps. Stel bijvoorbeeld in dat je maar een bepaald aantal minuten/uren aan social media apps mag besteden of dat je niet meer dan een paar keer per dag je mail bekijkt. Is de tijd om? Dan kun je die app de rest van de dag niet meer gebruiken.

 

Samen verder praten?

Je hoort het: ik ben helemaal in de wolken van mijn mooie, nieuwe S10! Het is niet alleen een hele mooie telefoon, maar hij biedt vooral heel veel mogelijkheden die je werk slimmer en efficiënter maken.
Wil je een keer samen sparren over hoe je jouw smartphone meer ‘smart’ kunt inzetten of wat smartphones jouw organisatie op kunnen leveren? Neem dan contact op met Jessy Groen-Winkels om een keer van gedachten te wisselen.

Het optuigen van jouw adoptie kerstboom

De Sint is weer vertrokken. Tijd om de kerstversiering van zolder te halen, een mooie kerstboom uit te zoeken en deze op te tuigen tot een prachtig juweel! Wat kun je van dit eeuwenoude ritueel leren als het gaat om adoptie van technologie? Terwijl ik dit schrijf, word ik een beetje weemoedig. Ik heb al […]

De Sint is weer vertrokken. Tijd om de kerstversiering van zolder te halen, een mooie kerstboom uit te zoeken en deze op te tuigen tot een prachtig juweel! Wat kun je van dit eeuwenoude ritueel leren als het gaat om adoptie van technologie?

Terwijl ik dit schrijf, word ik een beetje weemoedig. Ik heb al jaren geen kerstboom meer, maar denk aan vroeger, toen ik nog bij mijn ouders thuis woonde. Mijn moeder nam strak de regie over de kerstboom. Wij kinderen mochten alleen maar toekijken hoe zij de kale spar tot een waar pronkstuk vermaakte. Destijds vond ik dat wel een beetje flauw, maar ze wist er ieder jaar wel weer iets spectaculairs van te maken. Daarbij was het proces ook al leuk om naar te kijken. En eerlijk is eerlijk, een kerstboom opgetuigd door de kinderen is schattig, maar ziet er vaak niet uit. De helft van de naalden ligt al op de grond en alle versiering is ongelijkmatig verdeeld. Achteraf ben ik best blij dat ze hier zo strak de leiding in nam, als ware ambassadeur van Kerstmis.

En zo heb ik eigenlijk al één van de drie belangrijkste poten van adoptie besproken: leiderschap. De andere twee zijn projectmanagement en verandermanagement. Binnen Prosci heet dit model de Project Change Triangle. Op al deze drie assen moet geïnvesteerd worden, wil je je verandering een succes maken. Ik zie het als volgt: als projectmanagement de kerstboom is, leiderschap de stam en verandermanagement de takken, dan is je adoptiestrategie de versiering. Want daarmee maak je het pas echt tot een succes!

Prosci PCT

Prosci Project Change Triangle: 3 assen voor succesvol veranderen

top down of bottom up?

Organisaties die in adoptie willen investeren, zitten vaak in dubio of ze dit top-down of bottom-up gaan aanpakken, omdat voor beiden iets te zeggen is. Waarbij ze er vaak vrij fatalistisch inzitten, want ze willen kiezen voor óf het één, óf het ander. Maar waarom zou je niet voor allebei gaan?

Als leiderschap één van de drie poten van adoptie is, voelde je de bui misschien al hangen: je moet iets top-downigs doen. Dus laten we meteen maar beginnen bij de piek: de rol van de leiders.

ADKAR als hulpmiddel

Om de rol van leiders bij adoptie van technologie beter te begrijpen, moeten we het model van ADKAR erbij pakken. Iedereen gaat bij een (organisatie-) verandering door een individueel proces om van de huidige situatie naar de gewenste, toekomstige situatie te komen. De stappen van ADKAR moet je zien als een opeenvolgend proces: ik wil pas veranderen (Desire), als ik begrijp waarom (Awareness). Ik kán pas veranderen (Ability), als ik de juiste kennis (Knowledge) heb opgedaan, et cetera.

 Awareness  Ik begrijp waarom…
 Desire  Ik wil / heb besloten… 
 Knowledge  Ik ken…
 Ability  Ik kan…
 Reinforcement  Ik blijf…

 

Prosci heeft met wetenschappelijk onderzoek aangetoond dat leiders de beoogde verandering of adoptie van technologie kunnen maken of breken. Zij zijn namelijk de belangrijkste factor in het creëren van Awareness en Desire. Gaan zij hier niet actief mee aan de slag, dan komt er geen Awareness en Desire op de werkvloer en is investeren in Knowledge volkomen zinloos. Echt? Ja, echt.

een noot aan mijn opdrachtgevers:

Ga mij als externe adviseur dus niet vragen om Awareness en Desire te creëren bij jouw medewerkers. Het ligt niet aan mijn overtuigingskracht of drive, maar mijn impact bij jouw medewerkers op dit vlak is echt nihil. Je zult dus zelf aan de bak moeten.

Wat moet je als leider dan precies doen? Een simpel ABC’tje, maar dan wel continu en intensief:

A –> actief en zichtbaar ambassadeur zijn van de verandering
B –> bouwen van coalities, dus op zoek gaan naar partners in crime
C –> communiceren, communiceren en nog eens communiceren over de verandering. Hiermee kun je niet vroeg genoeg beginnen, want al bij de eerste geruchten over de verandering is er bij je medewerkers al een motivatiedip in gang gezet. Ligt dat aan hen? Nee, want dat is evolutionair zo bepaald.

Waar mijn collega’s en ik je overigens wel bij kunnen helpen is visievorming rondom de beoogde verandering, zodat je het zelf beter over de bühne kunt brengen en Awareness en Desire makkelijker tot stand komen.

Tot zo ver mijn top-down preek. Tijd voor iets bottom-uppigs!

werkscenario’s trekken de KAR

Binnen Prosci stellen ze dat het pas zin heeft om in de Knowledge (lees: vaardigheden of de bekende knoppentraining) te investeren, wanneer de Awareness en Desire zijn bereikt. Vervolgens moet het geleerde landen in het dagelijks werk (Ability) en moet het erin wortelen (Reinforcement). Dit is nog een heel proces als je al deze fasen los moet doorlopen. Wat het extra lastig maakt, is dat het wordt gezien als een individueel proces. Ik ga op een (knoppen-)cursus, mijn collega volgende maand misschien ook, en uiteindelijk moeten we er samen iets van zien te maken in ons dagelijks werk.

Bij work21 hebben we voor dit probleem de werkscenario aanpak ontwikkeld. Over de as van het team, ondersteund door de direct leidinggevende, wordt er in de context van hun dagelijks werk de juiste kennis opgedaan om de verandering binnen het team te laten landen. Zo ligt de focus op wat zij nodig hebben. Ook worden er werkafspraken gemaakt. De combinatie maakt dat er een vliegende start wordt gemaakt met de nieuwe werkwijze. Dit scheelt individueel geploeter. En daarbij, samen veranderen is leuker dan alleen!

In onze adoptiestrategie staat de combinatie van top down en bottom up centraal, om zo maximale impact te krijgen. Ook voor jouw vraagstuk kun je werken met een stam, de takken, de boom en, om het echt Kerst te maken, de versiering. Zo staat je adoptie kerstboom pas echt te schitteren!

Call to Action: Wil je meer weten over Prosci, ADKAR, verandermanagement en adoptiestrategieën? Neem contact op met mij, Emma Kastelein. Ik help je graag verder!

Maak je eigen adoptie kerstboom: niet óf bottom up, óf top down, maar én, én!

Waarom je geld verspilt als je (de juiste) adoptie van technologie links laat liggen.

‘Adoptie’ van systemen. Het is een buzz-woord, waarvan iedereen zijn eigen definitie hanteert. Rondvragen en een Google zoekopdracht leerden mij dat adoptie van technologie vaak in één zin wordt genoemd met het geven van een reeks trainingen. Knoppencursussen die je leren wat er gebeurt als je op knop A of knop C drukt. Leidt dat […]

‘Adoptie’ van systemen. Het is een buzz-woord, waarvan iedereen zijn eigen definitie hanteert. Rondvragen en een Google zoekopdracht leerden mij dat adoptie van technologie vaak in één zin wordt genoemd met het geven van een reeks trainingen. Knoppencursussen die je leren wat er gebeurt als je op knop A of knop C drukt. Leidt dat tot een succesvolle implementatie? “Waarom je geld verspilt als je (de juiste) adoptie van technologie links laat liggen.” verder lezen

drie take-aways van de SURF onderwijsdagen

Twee weken geleden stond ik namens work21 op de SURF-onderwijsdagen. Inmiddels heb ik rustig kunnen reflecteren op de drie take-aways. Ik deel ze graag met jullie. Age does matter (als het aankomt op adoptie) Leeftijd doet er blijkbaar toe, als het aankomt op adoptie van nieuwe technologie. Dit stelde keynote spreker Deborah Nas in haar […]

Twee weken geleden stond ik namens work21 op de SURF-onderwijsdagen. Inmiddels heb ik rustig kunnen reflecteren op de drie take-aways. Ik deel ze graag met jullie.

  1. Age does matter (als het aankomt op adoptie)

Leeftijd doet er blijkbaar toe, als het aankomt op adoptie van nieuwe technologie. Dit stelde keynote spreker Deborah Nas in haar presentatie. Ben jij opgegroeid met LEGO en willen je kinderen het spelletje mindcraft spelen op de computer? Grote kans dat jij ze liever met LEGO ziet spelen. Terwijl Mindcraft waarschijnlijk veel meer creativiteit en oplossingsgerichtheid traint dan LEGO.

Hoe komt dit dan? Alles waarmee je bent opgegroeid tot ongeveer je 20ste levensjaar zie je als vanzelfsprekend. Tussen de 20ste en 35ste jaar zie je technologische veranderingen vaak als spannend en innovatief. Na je 35ste zie je veranderingen vaak als onnatuurlijk. Nu kan ik me voorstellen dat je dit leest en denkt dat dit generaliserend is. Dat is het ook. Ik ken genoeg voorbeelden die hiervan afwijken, zoals een man van 60 die werkt bij het UWV die mij soms te slim af was met nieuwe technologie.

Maar als trainer en adviseur herken ik het beeld ook. Ik zie vaak weerstand bij mensen voor nieuwe technologie, zeker mensen die wat ouder zijn. Met name als de technologie verder van hen afstaat. Dit is niet omdat ze het er mee oneens zijn, maar omdat het onnatuurlijk aanvoelt zoals Deborah zo goed wist te schetsen. Daaronder ligt vaak angst voor de verandering. We weten allemaal dat angst een sterkere emotie is dan blijdschap.

Daarnaast is weerstand voor nieuwe technologie van alle tijden. Nas schetste de tijd dat het schrift werd uitgevonden. Dit zou slecht zijn voor ons geheugen. De uitvinding van de krant zou leiden tot informatie overload. De televisie zou slecht zijn voor onze hersenen. Tot slot werd de computer beschuldigd van het veroorzaken van sociaal isolement. Robots en AI gaan nu de wereld overnemen, zoals alle science fiction films ons helpen herinneren.

  1. Adoptie is een ‘hot topic’ – hoe moet het wel?

Ook tijdens onze sessie over adoptie gaf de zaal toe dat adoptie best lastig is. De meeste herkende namelijk dat ze nieuwe technologie hadden geïmplementeerd maar dat het niet op de juiste manier, of helemaal niet wordt gebruikt. Ook erkenden mensen dat dit vooral lag aan de digitale vaardigheid van docenten en de angst die daaronder ligt. Precies zoals Nas hierboven schetst dus.

Adoptie van nieuwe technologie is dus weerbarstig. Wat kun je nu doen om een succes ervan te maken?

Wij van work21 begeleiden adoptie bij meerdere scholen en organisaties en hebben al veel geleerd hierover. In onze presentatie op de SURF-onderwijsdagen hebben we uitgelegd wat onze ‘best-practices’ zijn. Een eerste hiervan is focussen op scenario’s (werkprocessen) en kijken hoe de tools kunnen ondersteunen in het werk. Dit klinkt logisch maar vaak wordt er vanuit de tool zelf gedacht en niet vanuit het werk. Als er vanuit de tool zelf wordt gedacht dan kan men op weerstand stuiten vanuit docenten en staff, omdat ze het al druk genoeg hebben en het voordeel niet zien. Als er vanuit het werk wordt gedacht en hoe de tool kan ondersteunen, dan verlicht dit de werkdruk en krijg je docenten mee.

Een tweede best-practice is om met elkaar af te spreken welke tool je waarvoor gebruikt. Docenten die Office 365 krijgen zien vaak door de bomen het bos niet meer. Er zijn veel verschillende apps en welke gebruik ik nu waarvoor? Het is af te raden om docenten dit individueel te laten uitzoeken, daar hebben ze het te druk voor. Slimmer is om op basis van die scenario’s (werkprocessen) te bepalen welke tool je wanneer inzet.

Een derde best-practice is om afspraken te maken over hoe je de tools in die scenario’s gebruikt. Je kan bijvoorbeeld wel afspreken dat je in Teams wilt samenwerken, maar zet je een team open of zet je hem dicht? In het licht van kennisdelen is het aan te raden een Team altijd open te zetten. Ook kun je afspreken dat je de @ mention gebruikt als je een collega wilt vragen een taak op te pakken. Handig is ook om dan af te spreken dat die collega hierop moet reageren en de taak ook mag weigeren of er kritische vragen over mag stellen. Dergelijke afspraken stroomlijnen het efficiënter gebruiken van middelen als Teams.

  1. Sommige scholen verder dan anderen

We weten nu waarom technologie adopteren zo makkelijk nog niet is, en wat je als school zou kunnen doen om jezelf van een succes te garanderen. Maar hoe staan scholen hier eigenlijk in? Ervaren zij dezelfde problemen? Hoe gaan ze daarmee om? Waar staan we eigenlijk momenteel, met de digitalisering van het onderwijs anno 2018? Om hierachter te komen ben ik met veel mensen in gesprek gegaan tijdens de onderwijsdagen. Daarbij merkte ik op dat er grofweg drie categorieën zijn: (1) de scholen die er nog niet mee bezig zijn, (2) de scholen die er wel mee bezig zijn maar worstelen met weerstand en (3) de scholen die succesvol een adoptieproces hebben doorlopen. Ik schets hieronder wat voorbeelden.

In de eerste categorie sprak ik iemand van een hogeschool waaruit bleek dat O365 wordt ‘aangezet’. Met de verwachting dat docenten O365 vanzelf gaan gebruiken op de juiste wijze. Hij gaf aan dat dit niet werkt. Mensen gebruiken het nu helemaal niet, op een enkeling na. De leiding ziet het belang er echter niet van in en heeft andere prioriteiten. Jammer voor de docenten.

In de tweede categorie sprak ik mensen van een ROC waar druk wordt geëxperimenteerd met Teams for Education. De innovators waren erg enthousiast, de directeur was terughoudend en dus loopt de school tegen wat belemmeringen aan op het gebied van draagvlak en sturing. Een Universiteit is ook bezig met adoptie, maar steekt puur en alleen in op training. De nadelen mogen evident zijn: heldere doelstellingen, goede sturing en draagvlak creëren zijn zaken die ontbreken. Het effect is vaak dat slechts de helft van de school Office 365 daadwerkelijk adopteert en op de juiste wijze gebruikt. De andere helft blijft op de oude manier werken.

Een ander ROC is juist al heel ver met Teams. Zij hebben o.a. driekwart jaar genomen, training aangeboden, QRC’s gemaakt, doelen gesteld, aangesloten op de werkprocessen (slim samenwerken) en teams zelf laten bepalen wanneer ze wilden migreren. Nu is iedereen over op Teams en, op wat gemopper na, werkt het goed en zijn mensen tevreden.

Bij welke categorie hoort jouw instelling? En hoe gaan jullie om met de hobbels? Laat het mij weten! Ik hoor graag hoe jullie erin staan zodat ik weer andere scholen kan helpen.

Datadriven adoptie: maak kennis met de bewezen aanpak

Gartner en PROSCI zijn gerenommeerde instituten, Bas Krikke en Emma Kastelein halen de krenten uit de pap en nemen je op 23 november 2018 mee in de reis naar een datadriven adoptie van technologie.

Wat is het?
Gartner en PROSCI zijn gerenommeerde instituten, Bas Krikke en Emma Kastelein halen de krenten uit de pap en nemen je mee in de reis naar een datadriven adoptie van technologie.

23 november 2018 work21 datadrive adoptie van technologieVoor wie?
Voor iedereen die iets met adoptie van technologie heeft, die leiding geeft aan veranderprogramma’s, die leiding geeft aan ICT en vind dat de spullen niet gebruikt worden, die leiding geeft aan professionals en zich afvraagt waar  de inspiratie blijft… en vindt dat het allemaal wel vaag is…

Wanneer?
Vrijdag 23 november 2018 in Duwboot 20 te Houten, 8:00 welkom op de 7e verdieping, start van de sessie om 9:00 uur.

Wat neem je mee?
Praktische handvatten voor je eigen adoptieprogramma binnen je organisatie of team, aangevuld met meer bewijslast vanuit Gartner dat investeren in de digitale vaardigheden van je medewerkers loont!

Door wie?
work21 adviseurs Bas Krikke en Emma Kastelein nemen je mee in deze ochtend. Bas maakt samen met klanten adoptiestrategieën voor duurzame verandering en Emma is gecertificeerd PROSCI specialist en uitdager op anders werken.

Concrete programma?

8:00 uur ontvangst in Houten, WiFi aanwezig: werk je haast weg 
9:00 uur Gartner en het verband tussen de Digital Workspace en Digital Dexterity 
10:00 uur PROSCI en ADKAR als voorspelbaar adoptie gereedschap 
11:00 uur Maak je eigen cijfermatige assessment van de veranderbereidheid van je team of organisatie
12:00 uur De grote problemen tombola: jouw probleem, ieders oplossing!
12:30 uur Lunch in Houten 

 

Kosten?
Dit evenement is gratis, omdat wij ervan uit gaan dat we er net zoveel van jou leren als jij van ons. We zien je op die Vermakelijke Vrijdag!

inschrijven voor het evenement van 23 november

Meer weten, of met ons aan de slag? Neem contact op met Bas Krikke of Emma Kastelein en laat weten waarmee we je kunnen helpen. 

Onderwijsdagen, wij zijn erbij! Jij ook?

Op 6 en 7 november vinden de SURF Onderwijsdagen plaats in Den Bosch voor medewerkers uit het MBO, HBO en WO.  De 20ste editie van dit congres over onderwijsinnovatie met ICT heeft als thema ‘zet onderwijs in beweging’. Samen met e-office zijn we op het congres aanwezig, zowel op het netwerkplein als in het programma. Op dinsdag 6 november […]

Op 6 en 7 november vinden de SURF Onderwijsdagen plaats in Den Bosch voor medewerkers uit het MBO, HBO en WO.  De 20ste editie van dit congres over onderwijsinnovatie met ICT heeft als thema ‘zet onderwijs in beweging’. Samen met e-office zijn we op het congres aanwezig, zowel op het netwerkplein als in het programma.

Op dinsdag 6 november om 15.20 uur verzorgen Lieke Rietrae van work21 en Loes van Dril een sessie over adoptie van nieuwe technologie in het onderwijs. Een sprankelende en inspirerende sessie over onze aanpak. Met veel tips over hoe je docenten en studenten kunt stimuleren om nieuwe technologie wél te gaan gebruiken.

Tot 15 oktober kun je nog gebruik maken van de vroegboekkorting. We zien je graag op het netwerkplein op 6 en 7 november!