Het optuigen van jouw adoptie kerstboom

De Sint is weer vertrokken. Tijd om de kerstversiering van zolder te halen, een mooie kerstboom uit te zoeken en deze op te tuigen tot een prachtig juweel! Wat kun je van dit eeuwenoude ritueel leren als het gaat om adoptie van technologie? Terwijl ik dit schrijf, word ik een beetje weemoedig. Ik heb al […]

De Sint is weer vertrokken. Tijd om de kerstversiering van zolder te halen, een mooie kerstboom uit te zoeken en deze op te tuigen tot een prachtig juweel! Wat kun je van dit eeuwenoude ritueel leren als het gaat om adoptie van technologie?

Terwijl ik dit schrijf, word ik een beetje weemoedig. Ik heb al jaren geen kerstboom meer, maar denk aan vroeger, toen ik nog bij mijn ouders thuis woonde. Mijn moeder nam strak de regie over de kerstboom. Wij kinderen mochten alleen maar toekijken hoe zij de kale spar tot een waar pronkstuk vermaakte. Destijds vond ik dat wel een beetje flauw, maar ze wist er ieder jaar wel weer iets spectaculairs van te maken. Daarbij was het proces ook al leuk om naar te kijken. En eerlijk is eerlijk, een kerstboom opgetuigd door de kinderen is schattig, maar ziet er vaak niet uit. De helft van de naalden ligt al op de grond en alle versiering is ongelijkmatig verdeeld. Achteraf ben ik best blij dat ze hier zo strak de leiding in nam, als ware ambassadeur van Kerstmis.

En zo heb ik eigenlijk al één van de drie belangrijkste poten van adoptie besproken: leiderschap. De andere twee zijn projectmanagement en verandermanagement. Binnen Prosci heet dit model de Project Change Triangle. Op al deze drie assen moet geïnvesteerd worden, wil je je verandering een succes maken. Ik zie het als volgt: als projectmanagement de kerstboom is, leiderschap de stam en verandermanagement de takken, dan is je adoptiestrategie de versiering. Want daarmee maak je het pas echt tot een succes!

Prosci PCT

Prosci Project Change Triangle: 3 assen voor succesvol veranderen

top down of bottom up?

Organisaties die in adoptie willen investeren, zitten vaak in dubio of ze dit top-down of bottom-up gaan aanpakken, omdat voor beiden iets te zeggen is. Waarbij ze er vaak vrij fatalistisch inzitten, want ze willen kiezen voor óf het één, óf het ander. Maar waarom zou je niet voor allebei gaan?

Als leiderschap één van de drie poten van adoptie is, voelde je de bui misschien al hangen: je moet iets top-downigs doen. Dus laten we meteen maar beginnen bij de piek: de rol van de leiders.

ADKAR als hulpmiddel

Om de rol van leiders bij adoptie van technologie beter te begrijpen, moeten we het model van ADKAR erbij pakken. Iedereen gaat bij een (organisatie-) verandering door een individueel proces om van de huidige situatie naar de gewenste, toekomstige situatie te komen. De stappen van ADKAR moet je zien als een opeenvolgend proces: ik wil pas veranderen (Desire), als ik begrijp waarom (Awareness). Ik kán pas veranderen (Ability), als ik de juiste kennis (Knowledge) heb opgedaan, et cetera.

 Awareness  Ik begrijp waarom…
 Desire  Ik wil / heb besloten… 
 Knowledge  Ik ken…
 Ability  Ik kan…
 Reinforcement  Ik blijf…

 

Prosci heeft met wetenschappelijk onderzoek aangetoond dat leiders de beoogde verandering of adoptie van technologie kunnen maken of breken. Zij zijn namelijk de belangrijkste factor in het creëren van Awareness en Desire. Gaan zij hier niet actief mee aan de slag, dan komt er geen Awareness en Desire op de werkvloer en is investeren in Knowledge volkomen zinloos. Echt? Ja, echt.

een noot aan mijn opdrachtgevers:

Ga mij als externe adviseur dus niet vragen om Awareness en Desire te creëren bij jouw medewerkers. Het ligt niet aan mijn overtuigingskracht of drive, maar mijn impact bij jouw medewerkers op dit vlak is echt nihil. Je zult dus zelf aan de bak moeten.

Wat moet je als leider dan precies doen? Een simpel ABC’tje, maar dan wel continu en intensief:

A –> actief en zichtbaar ambassadeur zijn van de verandering
B –> bouwen van coalities, dus op zoek gaan naar partners in crime
C –> communiceren, communiceren en nog eens communiceren over de verandering. Hiermee kun je niet vroeg genoeg beginnen, want al bij de eerste geruchten over de verandering is er bij je medewerkers al een motivatiedip in gang gezet. Ligt dat aan hen? Nee, want dat is evolutionair zo bepaald.

Waar mijn collega’s en ik je overigens wel bij kunnen helpen is visievorming rondom de beoogde verandering, zodat je het zelf beter over de bühne kunt brengen en Awareness en Desire makkelijker tot stand komen.

Tot zo ver mijn top-down preek. Tijd voor iets bottom-uppigs!

werkscenario’s trekken de KAR

Binnen Prosci stellen ze dat het pas zin heeft om in de Knowledge (lees: vaardigheden of de bekende knoppentraining) te investeren, wanneer de Awareness en Desire zijn bereikt. Vervolgens moet het geleerde landen in het dagelijks werk (Ability) en moet het erin wortelen (Reinforcement). Dit is nog een heel proces als je al deze fasen los moet doorlopen. Wat het extra lastig maakt, is dat het wordt gezien als een individueel proces. Ik ga op een (knoppen-)cursus, mijn collega volgende maand misschien ook, en uiteindelijk moeten we er samen iets van zien te maken in ons dagelijks werk.

Bij work21 hebben we voor dit probleem de werkscenario aanpak ontwikkeld. Over de as van het team, ondersteund door de direct leidinggevende, wordt er in de context van hun dagelijks werk de juiste kennis opgedaan om de verandering binnen het team te laten landen. Zo ligt de focus op wat zij nodig hebben. Ook worden er werkafspraken gemaakt. De combinatie maakt dat er een vliegende start wordt gemaakt met de nieuwe werkwijze. Dit scheelt individueel geploeter. En daarbij, samen veranderen is leuker dan alleen!

In onze adoptiestrategie staat de combinatie van top down en bottom up centraal, om zo maximale impact te krijgen. Ook voor jouw vraagstuk kun je werken met een stam, de takken, de boom en, om het echt Kerst te maken, de versiering. Zo staat je adoptie kerstboom pas echt te schitteren!

Call to Action: Wil je meer weten over Prosci, ADKAR, verandermanagement en adoptiestrategieën? Neem contact op met mij, Emma Kastelein. Ik help je graag verder!

Maak je eigen adoptie kerstboom: niet óf bottom up, óf top down, maar én, én!

drie take-aways van de SURF onderwijsdagen

Twee weken geleden stond ik namens work21 op de SURF-onderwijsdagen. Inmiddels heb ik rustig kunnen reflecteren op de drie take-aways. Ik deel ze graag met jullie. Age does matter (als het aankomt op adoptie) Leeftijd doet er blijkbaar toe, als het aankomt op adoptie van nieuwe technologie. Dit stelde keynote spreker Deborah Nas in haar […]

Twee weken geleden stond ik namens work21 op de SURF-onderwijsdagen. Inmiddels heb ik rustig kunnen reflecteren op de drie take-aways. Ik deel ze graag met jullie.

  1. Age does matter (als het aankomt op adoptie)

Leeftijd doet er blijkbaar toe, als het aankomt op adoptie van nieuwe technologie. Dit stelde keynote spreker Deborah Nas in haar presentatie. Ben jij opgegroeid met LEGO en willen je kinderen het spelletje mindcraft spelen op de computer? Grote kans dat jij ze liever met LEGO ziet spelen. Terwijl Mindcraft waarschijnlijk veel meer creativiteit en oplossingsgerichtheid traint dan LEGO.

Hoe komt dit dan? Alles waarmee je bent opgegroeid tot ongeveer je 20ste levensjaar zie je als vanzelfsprekend. Tussen de 20ste en 35ste jaar zie je technologische veranderingen vaak als spannend en innovatief. Na je 35ste zie je veranderingen vaak als onnatuurlijk. Nu kan ik me voorstellen dat je dit leest en denkt dat dit generaliserend is. Dat is het ook. Ik ken genoeg voorbeelden die hiervan afwijken, zoals een man van 60 die werkt bij het UWV die mij soms te slim af was met nieuwe technologie.

Maar als trainer en adviseur herken ik het beeld ook. Ik zie vaak weerstand bij mensen voor nieuwe technologie, zeker mensen die wat ouder zijn. Met name als de technologie verder van hen afstaat. Dit is niet omdat ze het er mee oneens zijn, maar omdat het onnatuurlijk aanvoelt zoals Deborah zo goed wist te schetsen. Daaronder ligt vaak angst voor de verandering. We weten allemaal dat angst een sterkere emotie is dan blijdschap.

Daarnaast is weerstand voor nieuwe technologie van alle tijden. Nas schetste de tijd dat het schrift werd uitgevonden. Dit zou slecht zijn voor ons geheugen. De uitvinding van de krant zou leiden tot informatie overload. De televisie zou slecht zijn voor onze hersenen. Tot slot werd de computer beschuldigd van het veroorzaken van sociaal isolement. Robots en AI gaan nu de wereld overnemen, zoals alle science fiction films ons helpen herinneren.

  1. Adoptie is een ‘hot topic’ – hoe moet het wel?

Ook tijdens onze sessie over adoptie gaf de zaal toe dat adoptie best lastig is. De meeste herkende namelijk dat ze nieuwe technologie hadden geïmplementeerd maar dat het niet op de juiste manier, of helemaal niet wordt gebruikt. Ook erkenden mensen dat dit vooral lag aan de digitale vaardigheid van docenten en de angst die daaronder ligt. Precies zoals Nas hierboven schetst dus.

Adoptie van nieuwe technologie is dus weerbarstig. Wat kun je nu doen om een succes ervan te maken?

Wij van work21 begeleiden adoptie bij meerdere scholen en organisaties en hebben al veel geleerd hierover. In onze presentatie op de SURF-onderwijsdagen hebben we uitgelegd wat onze ‘best-practices’ zijn. Een eerste hiervan is focussen op scenario’s (werkprocessen) en kijken hoe de tools kunnen ondersteunen in het werk. Dit klinkt logisch maar vaak wordt er vanuit de tool zelf gedacht en niet vanuit het werk. Als er vanuit de tool zelf wordt gedacht dan kan men op weerstand stuiten vanuit docenten en staff, omdat ze het al druk genoeg hebben en het voordeel niet zien. Als er vanuit het werk wordt gedacht en hoe de tool kan ondersteunen, dan verlicht dit de werkdruk en krijg je docenten mee.

Een tweede best-practice is om met elkaar af te spreken welke tool je waarvoor gebruikt. Docenten die Office 365 krijgen zien vaak door de bomen het bos niet meer. Er zijn veel verschillende apps en welke gebruik ik nu waarvoor? Het is af te raden om docenten dit individueel te laten uitzoeken, daar hebben ze het te druk voor. Slimmer is om op basis van die scenario’s (werkprocessen) te bepalen welke tool je wanneer inzet.

Een derde best-practice is om afspraken te maken over hoe je de tools in die scenario’s gebruikt. Je kan bijvoorbeeld wel afspreken dat je in Teams wilt samenwerken, maar zet je een team open of zet je hem dicht? In het licht van kennisdelen is het aan te raden een Team altijd open te zetten. Ook kun je afspreken dat je de @ mention gebruikt als je een collega wilt vragen een taak op te pakken. Handig is ook om dan af te spreken dat die collega hierop moet reageren en de taak ook mag weigeren of er kritische vragen over mag stellen. Dergelijke afspraken stroomlijnen het efficiënter gebruiken van middelen als Teams.

  1. Sommige scholen verder dan anderen

We weten nu waarom technologie adopteren zo makkelijk nog niet is, en wat je als school zou kunnen doen om jezelf van een succes te garanderen. Maar hoe staan scholen hier eigenlijk in? Ervaren zij dezelfde problemen? Hoe gaan ze daarmee om? Waar staan we eigenlijk momenteel, met de digitalisering van het onderwijs anno 2018? Om hierachter te komen ben ik met veel mensen in gesprek gegaan tijdens de onderwijsdagen. Daarbij merkte ik op dat er grofweg drie categorieën zijn: (1) de scholen die er nog niet mee bezig zijn, (2) de scholen die er wel mee bezig zijn maar worstelen met weerstand en (3) de scholen die succesvol een adoptieproces hebben doorlopen. Ik schets hieronder wat voorbeelden.

In de eerste categorie sprak ik iemand van een hogeschool waaruit bleek dat O365 wordt ‘aangezet’. Met de verwachting dat docenten O365 vanzelf gaan gebruiken op de juiste wijze. Hij gaf aan dat dit niet werkt. Mensen gebruiken het nu helemaal niet, op een enkeling na. De leiding ziet het belang er echter niet van in en heeft andere prioriteiten. Jammer voor de docenten.

In de tweede categorie sprak ik mensen van een ROC waar druk wordt geëxperimenteerd met Teams for Education. De innovators waren erg enthousiast, de directeur was terughoudend en dus loopt de school tegen wat belemmeringen aan op het gebied van draagvlak en sturing. Een Universiteit is ook bezig met adoptie, maar steekt puur en alleen in op training. De nadelen mogen evident zijn: heldere doelstellingen, goede sturing en draagvlak creëren zijn zaken die ontbreken. Het effect is vaak dat slechts de helft van de school Office 365 daadwerkelijk adopteert en op de juiste wijze gebruikt. De andere helft blijft op de oude manier werken.

Een ander ROC is juist al heel ver met Teams. Zij hebben o.a. driekwart jaar genomen, training aangeboden, QRC’s gemaakt, doelen gesteld, aangesloten op de werkprocessen (slim samenwerken) en teams zelf laten bepalen wanneer ze wilden migreren. Nu is iedereen over op Teams en, op wat gemopper na, werkt het goed en zijn mensen tevreden.

Bij welke categorie hoort jouw instelling? En hoe gaan jullie om met de hobbels? Laat het mij weten! Ik hoor graag hoe jullie erin staan zodat ik weer andere scholen kan helpen.

Datadriven adoptie: maak kennis met de bewezen aanpak

Gartner en PROSCI zijn gerenommeerde instituten, Bas Krikke en Emma Kastelein halen de krenten uit de pap en nemen je op 23 november 2018 mee in de reis naar een datadriven adoptie van technologie.

Wat is het?
Gartner en PROSCI zijn gerenommeerde instituten, Bas Krikke en Emma Kastelein halen de krenten uit de pap en nemen je mee in de reis naar een datadriven adoptie van technologie.

23 november 2018 work21 datadrive adoptie van technologieVoor wie?
Voor iedereen die iets met adoptie van technologie heeft, die leiding geeft aan veranderprogramma’s, die leiding geeft aan ICT en vind dat de spullen niet gebruikt worden, die leiding geeft aan professionals en zich afvraagt waar  de inspiratie blijft… en vindt dat het allemaal wel vaag is…

Wanneer?
Vrijdag 23 november 2018 in Duwboot 20 te Houten, 8:00 welkom op de 7e verdieping, start van de sessie om 9:00 uur.

Wat neem je mee?
Praktische handvatten voor je eigen adoptieprogramma binnen je organisatie of team, aangevuld met meer bewijslast vanuit Gartner dat investeren in de digitale vaardigheden van je medewerkers loont!

Door wie?
work21 adviseurs Bas Krikke en Emma Kastelein nemen je mee in deze ochtend. Bas maakt samen met klanten adoptiestrategieën voor duurzame verandering en Emma is gecertificeerd PROSCI specialist en uitdager op anders werken.

Concrete programma?

8:00 uur ontvangst in Houten, WiFi aanwezig: werk je haast weg 
9:00 uur Gartner en het verband tussen de Digital Workspace en Digital Dexterity 
10:00 uur PROSCI en ADKAR als voorspelbaar adoptie gereedschap 
11:00 uur Maak je eigen cijfermatige assessment van de veranderbereidheid van je team of organisatie
12:00 uur De grote problemen tombola: jouw probleem, ieders oplossing!
12:30 uur Lunch in Houten 

 

Kosten?
Dit evenement is gratis, omdat wij ervan uit gaan dat we er net zoveel van jou leren als jij van ons. We zien je op die Vermakelijke Vrijdag!

inschrijven voor het evenement van 23 november

Meer weten, of met ons aan de slag? Neem contact op met Bas Krikke of Emma Kastelein en laat weten waarmee we je kunnen helpen. 

Onderwijsdagen, wij zijn erbij! Jij ook?

Op 6 en 7 november vinden de SURF Onderwijsdagen plaats in Den Bosch voor medewerkers uit het MBO, HBO en WO.  De 20ste editie van dit congres over onderwijsinnovatie met ICT heeft als thema ‘zet onderwijs in beweging’. Samen met e-office zijn we op het congres aanwezig, zowel op het netwerkplein als in het programma. Op dinsdag 6 november […]

Op 6 en 7 november vinden de SURF Onderwijsdagen plaats in Den Bosch voor medewerkers uit het MBO, HBO en WO.  De 20ste editie van dit congres over onderwijsinnovatie met ICT heeft als thema ‘zet onderwijs in beweging’. Samen met e-office zijn we op het congres aanwezig, zowel op het netwerkplein als in het programma.

Op dinsdag 6 november om 15.20 uur verzorgen Lieke Rietrae van work21 en Loes van Dril een sessie over adoptie van nieuwe technologie in het onderwijs. Een sprankelende en inspirerende sessie over onze aanpak. Met veel tips over hoe je docenten en studenten kunt stimuleren om nieuwe technologie wél te gaan gebruiken.

Tot 15 oktober kun je nog gebruik maken van de vroegboekkorting. We zien je graag op het netwerkplein op 6 en 7 november!

Is overwerken écht nodig?

Het is dinsdagochtend 24 juli 7.00 en ik ben bezig met mijn ochtendritueel. De televisie staat op de achtergrond aan, afgestemd op Nederland 1: het NOS Journaal. Dionne Stax somt de hoogtepunten van deze morgen op. Dit bulletin bevat, door de warmte die al tijden aanhoudt, met name nieuws over de weersomstandigheden. Er is echter […]

Het is dinsdagochtend 24 juli 7.00 en ik ben bezig met mijn ochtendritueel. De televisie staat op de achtergrond aan, afgestemd op Nederland 1: het NOS Journaal. Dionne Stax somt de hoogtepunten van deze morgen op. Dit bulletin bevat, door de warmte die al tijden aanhoudt, met name nieuws over de weersomstandigheden. Er is echter een ander onderwerp dat mijn aandacht trekt: in het onderwijs gaan steeds mensen overwerken. Ik stop waar ik mee bezig ben, zodat ik het nieuws aandachtig tot mij kan nemen. Dionne vertelt dat dit niet alleen in het onderwijs het geval is, maar dat ook meer dan de helft van de managers regelmatig overwerkt. Dit blijkt uit onderzoek dat is uitgevoerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek.

Nieuwsgierig als ik ben, ben ik opzoek gegaan naar het rapport. Eén van de conclusies die getrokken wordt triggert mij om dit stuk te schrijven: ‘Een derde van de werknemers werkt nooit over’. Dit houdt dus in dat 66,7% van de werknemers wél overwerkt en zelfs 29,4% doet dit regelmatig (regelmatig is 6 uur per week). Wat mij verbaast is dat er in het rapport geen link wordt gelegd naar stress en burn-out. Ik durf namelijk wel te stellen dat overwerk en dus een disbalans tussen werk en privé een rol speelt bij stress en burn-out. Want wanneer vind je dan je tijd om te ontspannen en los te komen van je werk?

Overwerken wordt steeds verleidelijker

Het is overigens ook niet gek dat het overwerken de laatste jaren is toegenomen. Door de komst van smartphones, laptops, flexwerken, tijd plaats en apparaat onafhankelijk werken, enzovoorts is het ons allemaal een stuk makkelijker gemaakt. Ga maar eens bij jezelf na. Je komt thuis na een dag werken, zit op de bank en je krijgt een notificatie op je werktelefoon. Je kijkt toch even, je ziet een mail binnen komen waar wat druk achter staat en voor je het weet heb je de laptop open om met die mail aan de slag te gaan. Of je hebt een hele dag meetings gehad en aan het eind van de dag open je je mailbox die inmiddels is ontploft. Om ervoor te zorgen dat je de volgende dag niet met een achterstand begint werk je je e-mails toch nog even een aantal uurtjes, buiten werktijd, weg.

Efficiënter werken en tijd besparen

Maar is al dat overwerken nu wel écht nodig? Besteden we niet te veel tijd aan activiteiten die wij beter of slimmer in kunnen richten? Is het nodig om tijd te verspillen aan een ontplofte mailbox met e-mails waar je al dan niet iets mee moet? Of kun je informatie ook op een andere efficiëntere manier met elkaar delen? Moet je wel een uur in de auto zitten naar een meeting van 1,5 uur of kan je ook op een slimmere manier vergaderen? Heb je er wel eens bij stil gestaan hoeveel tijd het oplevert als je je notulen meteen digitaal maakt, in plaats van overtypen van papier?

Ik moet eerlijk bekennen dat ik er ook jarenlang een handje van heb gehad om structureel over te werken en mij schuldig heb gemaakt aan de hierboven genoemde punten. Maar sinds ik werkzaam ben bij work21 ben ik ervan overtuigd dat veel van mijn overuren mij bespaard hadden kunnen blijven als ik mijn werk anders had ingericht. Dat geldt niet alleen voor mij, maar ook voor veel anderen. Hoe, vraag je je vast af? De oplossing is door slimmer én efficiënter (samen) te werken, door goede werkafspraken met elkaar te maken en daarbij de technologie op de juiste manier in te zetten. Met als belangrijkste doel je werk zo in te richten dat je je kunt focussen op zaken die er écht toe doen. Werkzaamheden die bijdragen aan jouw werkgeluk. En door de tijd die je overhoudt kan het zo maar zijn dat er een betere werk en privé balans ontstaat.

En nee, ik pretendeer zeker niet dat overwerken helemaal te voorkomen is, want soms zijn er momenten dat er meer druk op de ketel staat. Maar ik durf wel te zeggen dat als wij allen eens kritisch kijken naar onze manier van werken en daarin een stap vooruitzetten, we een heel eind kunnen komen.

 

Wil je reageren, een vraag stellen of een keer sparren over hoe je slimmer en efficiënter (samen)werkt, goede werkafspraken maakt en daarbij de technologie optimaal inzet? Neem dan contact op met Brenda Hoekstra (brenda.hoekstra@work21.nl)

Bron: https://www.cbs.nl/nl-nl/nieuws/2018/30/meer-dan-de-helft-van-de-managers-werkt-regelmatig-over

Saxion Hogescholen over naar Office 365 – tips voor adoptie

Even Office 365 van Microsoft aanzetten en ervan uitgaan dat iedereen er wel mee gaat (samen-) werken is er niet meer bij. Office 365 biedt zoveel mogelijkheden om samen te werken en kennis te delen, dat het een gemiddelde gebruiker al snel duizelt. Bij Saxion (Apeldoorn, Deventer en Enschede) beseffen ze heel goed dat het […]

Even Office 365 van Microsoft aanzetten en ervan uitgaan dat iedereen er wel mee gaat (samen-) werken is er niet meer bij. Office 365 biedt zoveel mogelijkheden om samen te werken en kennis te delen, dat het een gemiddelde gebruiker al snel duizelt. Bij Saxion (Apeldoorn, Deventer en Enschede) beseffen ze heel goed dat het zo niet werkt wanneer je met meer dan 3.000 medewerkers gemakkelijker en efficiënter (digitaal) wilt samenwerken. Daarnaast is samenwerken met externen essentieel voor een organisatie als Saxion, waar diverse doelgroepen samenkomen. Recent is de eerste stap gezet in de vorm van een migratietraject naar Outlook in Office 365. Work21 was erbij.

Microsoft wil met de Office 365 apps voor elk wat wils bieden. Een soort snoepwinkel waar je kunt kiezen uit vele kleuren en smaken. Saxion heeft besloten niet alles meteen beschikbaar te stellen, maar haar medewerkers stapsgewijs kennis te laten maken. De eerste stap is inmiddels gezet: meer dan 3.000 medewerkers zijn gemigreerd naar Outlook in Office 365, gecombineerd met de Office online apps en OneDrive. Gedegen voorbereid (met wat uitstel en hard werken) én met een goede begeleiding tijdens de migratie, hebben alle medewerkers van de onderwijsinstelling kennis kunnen maken met de eerste Office 365 apps. In de volgende fase – die na de zomerperiode start – komen apps voor samenwerken beschikbaar, zoals Teams en SharePoint.

Graag delen we een aantal tips uit deze casus met je, die de adoptie van Office 365 kunnen versnellen.

  • Van kleine stappen naar grote doelen: zoals hiervoor al aangegeven bevat Office 365 veel apps en raak je al gauw de weg kwijt. Begin bij het begin en zorg in eerste instantie voor een gedegen migratie naar Outlook in Office 365. Laat medewerkers alvast wennen aan de nieuwe omgeving, zodat zij zich niet overvallen voelen door ‘weer een nieuw systeem’.
  • Activeer innovators in je organisatie die een veel voorkomend samenwerkproces willen uitproberen in een proeftuinomgeving van Office 365. Denk aan ‘formeel vergaderen’ of ‘ontwikkelen van een curriculum’. Medewerkers van Saxion zijn aan de hand van een aantal van deze samenwerkprocessen met diverse Office 365 apps aan de slag gegaan, om uit te proberen én om een standaard te ontwikkelen. Deze zogeheten showcases zijn geëvalueerd op toepasbaarheid en standaardisatie en fungeren vervolgens als pilots voor de opstart van de samenwerkapps in Office 365.
  • Adoptie is meer dan alleen een training geven: zorg voor begeleiding in de organisatie op specifieke momenten, zoals bij Saxion tijdens de migratieperiode van 3 weken naar Outlook mail en agenda.
  • Zorg voor een adviseur vanuit HR die het doel van de nieuwe manier van werken in de lijn verder vorm kan geven: een Slim samenwerken adviseur.
  • Koester je ambassadeurs. Bij Saxion is per academie en dienst een Office 365 coach aangesteld, zodat medewerkers bij een directe collega terecht kunnen voor vragen. Deze coaches krijgen een opleiding en mogen, eerder dan de rest, experimenteren met de mogelijkheden van Office 365.
  • Ga op zoek naar andere onderwijsinstellingen die met Office 365 werken. Diverse universiteiten en andere (hoge)scholen zijn er al mee gestart.

Ten slotte: practice what you preach! De Office 365 projectgroep is zelf aan de slag gegaan met de Teams app van Office 365 in de proeftuinomgeving en deelt haar projectinformatie online. In Teams kunnen de teamleden chatten, video-vergaderen, samenwerken aan bestanden en notities delen. Dit heeft zeker bijgedragen aan het succes van de eerste stap. Laat de overige stappen maar komen!

Wil je graag meer weten over dit traject? Bel of mail me dan gerust.

Work21 gaat samenwerken met TruQu

Feedback als basis voor cultuurverandering  Work21 en TruQu gaan samenwerken  Houten, 30 mei 2018  Work21 gaat samenwerken met TruQu. De feedback-app van TruQu wordt een vast onderdeel van de toolbox van work21, die wordt ingezet tijdens verandertrajecten bij klanten. Het continu geven van feedback wordt in steeds meer organisaties vast onderdeel, of zelfs (deels) vervanging van, de traditionele beoordelingscyclus.   Gonny Vink, CHO van […]

Feedback als basis voor cultuurverandering 
Work21 en TruQu gaan samenwerken 

Houten, 30 mei 2018 

Work21 gaat samenwerken met TruQu. De feedback-app van TruQu wordt een vast onderdeel van de toolbox van work21, die wordt ingezet tijdens verandertrajecten bij klanten. Het continu geven van feedback wordt in steeds meer organisaties vast onderdeel, of zelfs (deels) vervanging van, de traditionele beoordelingscyclus.  

Gonny Vink, CHO van work21: “We worden vaak gevraagd om feedbacktrainingen te verzorgen als onderdeel van een verandertraject. Hoe waardevol ook: het is daarna belangrijk om het geven van, en vragen om feedback onderdeel te maken van je dagelijkse routine. TruQu helpt daarbij. Wij zien in praktijk dat het de drempel echt verlaagt en zo een positieve bijdrage levert aan een cultuurverandering.”  

Bart Kollau, CEO van TruQu: “We zijn blij met de samenwerking met Work21. De TruQu feedback technologie zal nu nog beter landen binnen organisaties door de toolbox en begeleiding van de consultants van Work21”. 

TruQu verlaagt de drempel om complimenten én kritische feedback te geven, te vragen en te ontvangen. Niet alleen aan collega’s en managers binnen de organisatie, maar ook aan externe klanten en relaties. Je kunt als medewerker een feedbackverzoek koppelen aan een persoonlijk doel, om zo je eigen ontwikkeling zichtbaar te maken.  

Meer weten over de samenwerking, de toolbox van work21 en interesse in een demo?  

Neem contact op met work21 

Baas boven bots?

Kennelijk lezen veel mensen graag, maar persoonlijk vind ik een gesprek fijner… Zelfs als het niet met een medemens, maar met een chatbot is! Kennelijk ben ik niet de enige met een voorkeur voor dialoog en chatbots: afgelopen jaren krijgen devices assistenten met zwoele namen als Siri, Alexa of Cortana. Applicaties op mijn laptop zoals […]

Kennelijk lezen veel mensen graag, maar persoonlijk vind ik een gesprek fijner… Zelfs als het niet met een medemens, maar met een chatbot is!

Kennelijk ben ik niet de enige met een voorkeur voor dialoog en chatbots: afgelopen jaren krijgen devices assistenten met zwoele namen als Siri, Alexa of Cortana. Applicaties op mijn laptop zoals Skype en Slack hebben hun eigen bots ingebouwd als support. En als ik ’s avonds thuis online shop beantwoorden chatbots mijn vragen.

Volgens Gartner heeft het merendeel van de (middel)grote bedrijven binnen een paar jaar hun eigen chatbots draaiend. Voor sommige onderwerpen is de AI inmiddels zelfs al zo geavanceerd dat de chatbots beter lijken dan menselijke medewerkers. Ikzelf denk dat in de praktijk juist de samenwerking tussen mens en chatbot (“cobot”) te toekomst heeft, waarbij de saaie zaken geautomatiseerd zijn. Een voorbeeld van KLM waarbij een bot de medewerker influistert vind ik een mooie illustratie.

De techniek is fascinerend, maar niet het doel: mijn focus blijft wat het bijdraagt aan het leren en performen van mensen en hun organisatie. Ook hier bieden bots mooie perspectieven. Steven Boiler bespreekt vier toepassingen in het leren, van nederige support tot het testen van voorkennis: Ikzelf denk meer aan performance support tijdens het reguliere werk, en dat deelnemers aan een (online) introductietraining met de bot leren werken.

Enfin, goed om te onderzoeken wat ik er zelf mee kan. Na een blog van een jaar geleden startte ik voorzichtig een chatbot te bouwen met DialogFlow. Programmeren bleek inderdaad niet nodig, maar toch vond ik het best omslachtig en tijdsintensief om wat zinnigs te bouwen. Daarom blij met de kans om afgelopen maand met Baas aan de slag te gaan. Dat staat voor “Bots as a Service”: een nieuwe dienst van E-office, gebaseerd op Watson technologie.

Het werkt in mijn ogen een stuk praktischer, om twee redenen:

  • Baas biedt een soepele flow waardoor je binnen een paar minuten een chatbot aan de praat hebt over jouw thema. Alles wat je daarvoor nodig hebt is één simpele xls rond ‘jouw’ expertise. Die bevat een een serie van minimaal vijf vragen met één antwoord daarbij. Op basis van deze sheet vangt Baas de vragen van de bezoekers slim af, geeft antwoorden en verwijst ze door.
  • Baas biedt daarnaast, net zo essentieel, standaard al een repertoire aan ‘small talk’ die je bot meteen al een gevoel van leven geeft. Over ditjes, datjes kan de bot standaard al meepraten. De bot kan bijvoorbeeld vertellen wat voor weer het bij je is. Veel bezoekers polsen met informele vragen wat voor vlees ze in de kuip hebben, is de ervaring.

Het opstellen van de vragen vond ik fijn en soepel werken. Het is vooral leuk om terug te kijken hoe goed jouw testversie de vragen van anderen beantwoord heeft via de (anonieme) logs. Een mooie basis voor volgende versies. In Watson zijn allerlei intents en entities toe te voegen voor bijvoorbeeld doorvraagscenario’s. Het meest laagdrempelige is echter om de xls-sheet te verrijken met nieuwe vragen en antwoorden.

De huidige (eerste) versie van Baas is eenvoudig. Je kunt de avatar/naam kiezen en nog enigszins de toon finetunen: formeel of informeler. That’s it. Er is een ambitieuze roadmap voor uitbreidingen op het vlak van functionaliteit en UX, maar eigenlijk ben ik wel blij met de eenvoud nu. Een paar grotere organisaties zijn er ook al mee aan de slag gegaan, voor HR-zaken vooral. Ik heb mijn eerste botje gemaakt over het onderwerp AVG, de nieuwe wetgeving die eind deze maand ingaat. Benieuwd wat je vindt van AVG-Baas!

‘Activiteitgericht werken is wennen’

work21 heeft het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat begeleid van de Koningskade en Plesmanweg naar de Rijnstraat 8 in Den Haag. Dit hebben we oa gedaan door het begeleiden van het projectteam, advisering en training. We zijn in 2015 door HR aangehaakt en hebben vanuit daar samen met hen mensen in beweging gekregen. Hieronder het […]

work21 heeft het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat begeleid van de Koningskade en Plesmanweg naar de Rijnstraat 8 in Den Haag. Dit hebben we oa gedaan door het begeleiden van het projectteam, advisering en training. We zijn in 2015 door HR aangehaakt en hebben vanuit daar samen met hen mensen in beweging gekregen.

Hieronder het Jaarbericht 2017 van het ministerie.

De verhuizing van Koningskade en Plesmanweg naar Rijnstraat 8 was een ingrijpende gebeurtenis. Naast de kinderziektes van het nieuwe gebouw moest toch bijna iedereen wennen aan het zogeheten ‘activiteitgericht werken’. ‘De verbindingen worden weer hersteld.’

‘In 2013 hebben we op onze vorige locaties de eerste stappen naar flexwerken gezet’, herinnert Ria Hoogervorst zich. Ria is senioradviseur bedrijfsvoering en overzag en begeleidde de verhuizing naar Rijnstraat 8. ‘Vaste werkplekken werden toen afgeschaft. Kasten verdwenen uit de kamers. De zogenoemde clean deskpolicy werd ingevoerd. Werken waar je nodig bent, werd bevorderd. Maar in de praktijk werkten veel mensen nog vanaf – wat je kunt noemen – een vaste flexplek.’

Capaciteit

Met de verhuizing naar de Rijnstraat is het echte flexwerken ingevoerd. ‘We moesten wel’, zegt Ria. ‘Het kabinet Rutte II moest drastisch bezuinigen op de overheidsuitgaven. Op onze vorige locaties werd doorgaans 40 procent van de capaciteit gebruikt. Gevolg was dat we in de nieuwe situatie minder werkplek per fte kregen toegewezen.’

Andere manier

‘De nieuwe situatie daagt je uit om op een andere manier naar je werk te kijken. De essentie, en het voordeel, van activiteitgericht werken is dat je het praktisch overal kunt doen. Je klapt je laptop open en gaat aan de slag. Je werkplek is simpelweg daar waar je op dat moment bent’, zegt Gonny Vink.

Landing

Gonny trok het afgelopen jaar intensief op met de adviseurs en ondersteuners van HRM. Ze begeleidt een uitgebreid traject van workshops dat handvatten biedt qua houding en gedrag voor activiteitgericht werken. Deze workshops, waar je ook in 2018 nog gebruik van kunt maken, blijken nuttig. Gonny: ‘De teams die voor de verhuizing hadden geoefend met de nieuwe manier van werken, maakten een zachtere landing dan de teams die dachten dat ze al flexwerkten.’

Plekchecker

‘Het is zeker waar dat nog niet iedereen gewend is aan de nieuwe omgeving’, zegt Ria. ‘De gemiddelde ambtenaar hier is doorgaans zeer inhoudsgericht. Als je dan niet meer naar je vaste plek met je vaste collega’s kunt, en op de plekchecker moet kijken waar nog ruimte is, dan vind je dat aanvankelijk vervelend. Thuiswerkdagen, vindbaarheid, afspraken maken, aanspreken – het is allemaal gedoe dat in eerste instantie afleidt van de inhoud. Dat snap ik heel goed.’

‘Ik spreek ook collega’s die de Rijnstraat een verademing vinden’

 

Herstel

Gonny: ‘Op de drukste dagen is er altijd nog wel een werkplek te vinden. Ook om te ontmoeten of vergaderen. Alleen, het zal niet vaak zijn dat je weer naast de collega van gisteren zit. Is dat erg? We veronachtzamen de sociale aspecten van het werken zeker niet. Onderdeel van de coaching vanuit HR is dat je nieuwe manieren leert waarop je kunt samenwerken en elkaar kunt vinden. We zijn bezig met operatie ‘herstel verbindingen’.’

Verademing

Ria: ‘Ik spreek ook collega’s die de Rijnstraat een verademing vinden. De faciliteiten hier zijn veel beter dan op de oude locaties, waar veel kapotging. Je hebt flexibiliteit, je hebt autonomie, je kunt je eigen laptop kiezen. We zitten met alle collega’s bij elkaar in een pand. En je zit dicht bij de andere ministeries. Dat zijn allemaal positieve kanten.’

Tip

Hebben Ria en Gonny nog een tip als het gaat om het vinden van overleg- en werkplekken? Ze lachen en zeggen: ‘Ga naar het restaurant. Afgezien van de lunchtijd is daar altijd plek. En veel tafels zijn voorzien van stopcontacten, zodat je ook je laptop kunt opladen als dat nodig is.’

 

Het Jaarbericht 2017: https://magazines.rijksoverheid.nl/ienw/bedrijfsvoering-ienw/2018/01/index

Over het beste huwelijk tussen digitaal en papier

Om maar gelijk met de deur in huis te vallen, ik ben hier en daar wel een beetje een vreemde eend in de bijt binnen work21. Zo ben ik bijvoorbeeld een behoorlijke papierliefhebber. Maar dan ook echt. Je kan mij (bijna) wakker maken om het te hebben over papier. Papier vind ik namelijk fascinerend. Het […]

Om maar gelijk met de deur in huis te vallen, ik ben hier en daar wel een beetje een vreemde eend in de bijt binnen work21. Zo ben ik bijvoorbeeld een behoorlijke papierliefhebber. Maar dan ook echt. Je kan mij (bijna) wakker maken om het te hebben over papier. Papier vind ik namelijk fascinerend. Het heeft een aantrekkingskracht op mij, soms wel meer dan ik wil of kan toegeven. Ik ga het hier niet hebben over de geur van papier (die ik heerlijk vind), hoe papier mooi kan vergelen (in verschillende tinten zelfs!) en hoe verschillende papiersoorten zachtjes mijn naam roepen wanneer ik een tekenwinkel voorbij loop. Want dat valt allemaal wel te verklaren, aangezien ik ook analoge illustraties maak. Maar hoe mix ik deze voorliefde in/met een digitale organisatie? In een omgeving die graag papierarm aan het werk is?
Verrassend goed, dat kan ik je alvast verklappen.

work21 speelt een actieve rol bij verschillende organisaties die midden in de overgang zitten naar (meer)digitaal en flexibel werken. En daar horen we verschillende geluiden over deze overgang.
Het gaat van links naar rechts, van ‘geweldig fijn’ tot ‘daar zit ik echt niet op te wachten’. Van ‘ik doe zo goed als alles al digitaal’ tot aan ‘ik ben eigenlijk wel gehecht aan mijn papieren notities’. En allemaal zijn ze even begrijpelijk.

overzicht

Nog een bekentenis van mijn kant: ik ben pas sinds 2015 helemaal over op een digitale agenda. Echt waar. Dat is nog maar een kies ik voor papier of voor digitaal werken?
kleine 3 jaar. En ik kan mij nu eigenlijk niet meer voorstellen hoe ik ooit 2 agenda’s, een papieren agenda en een digitale agenda, heb kunnen bijhouden. Want man, wat ging daar een werk in zitten. Maar ik was zo gehecht aan mijn papieren agenda, het gaf mij zoveel overzicht. Maar om eerlijk te zijn, geeft mijn digitale agenda nu veel meer overzicht, aangezien hier alles instaat. Het duurde alleen even voordat ik dat inzag 😉

Het duurde ook even voordat ik echt helemaal gewend was aan mijn complete digitale agenda en dat ik een vorm hierin vond die bij mij past. Want daar zit wel een groot gedeelte van het geheim als we het hebben over een nieuwe manier van werken: hoe past dit daadwerkelijk bij jou. En weet dat dit voor iedereen er anders uit kan zien. Zo werk ik toch met een papieren overzicht wanneer er veel deadlines zijn. Ik kan dan to do’s afstrepen, ik zie waar gaten zitten in mijn planning en vooral, mijn overzicht is dan tastbaarder. Dit werkt voor mij, maar dit hoeft niet voor iedereen zo te werken. En dit werkt bij mij alleen bij een volle agenda. Bij een normale week heb ik hier echt geen behoefte aan.

toegankelijkheid

Ik spring even over naar een ander voorbeeld. Ik volgde een tijdje terug een opleiding over het trainersvak en was de enige die daar met haar tablet zat om aantekeningen te maken. Wat de rest toch bijzonder vond. Wat ik op mijn beurt weer bijzonder vond. Ze vonden het bijvoorbeeld een nogal ver-van-hun-bed-show om hun aantekeningen zomaar te delen met hun collega’s (een van de voordelen van OneNote, vind ik). En dit was niet alleen omdat er veel zzp’ers in de zaal zaten. Ook omdat ze die openheid zich niet helemaal konden voorstellen, die voor mij zo vanzelfsprekend is. Aantekeningen zijn toch iets persoonlijks? Deel je die zomaar met collega’s?

Wat ze wel als voordeel zagen, was het makkelijk kunnen schuiven met aantekeningen (een heel groot voordeel zelfs, al zeg ik het zelf). Helemaal omdat we goed waren in het heen en weer springen binnen de onderwerpen. En terwijl zij soms in verschillende notitieblokken aan het werk waren (want iedereen vergeet wel eens iets mee te nemen), kon ik ook vanaf mijn telefoon of laptop bij mijn aantekeningen. Zo kon ik wel bij mijn vorige aantekeningen, mocht ik mijn tablet vergeten (een van de allergrootste voordelen vind ik!). Maar goed, over alle voordelen (en hoe je OneNote goed kan inzetten), daar hebben mijn collega’s genoeg leuke vlogs en blogs over gemaakt. Ik zal een overzicht voor je neerzetten onder deze blog, mocht je interesse hebben.

waar wil je heen, Lotte?

Waar veel mensen niet bij stil staan, is dat digitaal en analoog werken elkaar helemaal niet hoeft te bijten. En dat het niet het een of het ander hoeft te zijn. Dat de combinatie juist krachtig is, omdat ze elkaar zo goed versterken. En dat we daar vaak niet bij stil staan of überhaupt over nadenken.

digitaal en analoog werken gaat wel samen!

Ik ben er heilig van overtuigd dat we bijvoorbeeld PowerPoint minder mogen inzetten en dat we juist weer wat meer een whiteboard, flip-over of smart-board mogen pakken om dingen uit te leggen. Het maakt je uitleg dynamischer en interactiever, hoe mooi sommige PowerPointpresentaties er ook uit zien.
En natuurlijk verbied ik het niemand om aantekeningen te maken op papier. Want als papier op dat moment het beste middel is, is dat heel simpel het juiste middel.

Wat ik je wel wil vragen, is om kritisch te kijken waarom je een middel, tool of papier wilt gebruiken of inzetten. Is dat omdat dit de gemakkelijkste weg is? Omdat je altijd zo gewerkt hebt? Want dat is naar mijn idee niet de reden om iets in te zetten. Daarnaast is iets nieuws inzetten soms ook net buiten je comfortzone en in die zone vinden we het juist zo fijn. Je hebt eerst zelf je draai te vinden met iets nieuws voordat je dit automatisch in gaat zetten. En daar hebben we niet altijd zin in. Wat jammer is, want iets nieuws kan je wel een leukere, efficiëntere manier brengen van samenwerken. En daar mogen we wel wat meer bij stil staan.

Soms heb je daar een vreemde eend in de bijt voor nodig, die een voorliefde heeft voor papier en daarnaast de voordelen van digitaal werken kent. Ik kijk graag kritisch met je mee of de manier waarop je werkt het beste is voor het doel dat je voor ogen hebt. Nieuwsgierig naar mijn blik op jouw manier van werken? Dan kom ik binnenkort een kopje thee met je drinken. Dan pakken we, digitaal of daadwerkelijk wat pen en papier erbij en gaan we op onderzoek.

meer weten over OneNote?

Lees hier verder over al het leuks dat OneNote te bieden heeft: