Slijp wat vaker je messen | onderzoek hoe jij efficiënter je werk kunt organiseren

Het meest gegeven argument dat ik hoor wanneer ik het met mensen heb over efficiënter je werk organiseren? Dat is toch wel de zin: ‘Ja, maar ik heb daar geen tijd voor, ben te druk’. Dat je er uiteindelijk tijdwinst mee boekt, wordt hierbij over het hoofd gezien. Jammer, want met een beetje investering in […]

Het meest gegeven argument dat ik hoor wanneer ik het met mensen heb over efficiënter je werk organiseren? Dat is toch wel de zin: ‘Ja, maar ik heb daar geen tijd voor, ben te druk’. Dat je er uiteindelijk tijdwinst mee boekt, wordt hierbij over het hoofd gezien. Jammer, want met een beetje investering in een efficiëntere werkstijl win je niet alleen tijd, maar ook energie.

Ik vergelijk het graag met het slijpen van je messen. Met een bot mes doe je veel langer over je snijwerk. Je loopt bovendien een groter risico om in je vinger te snijden, en het kost je meer kracht en energie. De tijd nemen voor messenslijpen als je het druk hebt, want er moet nog zoveel worden gesneden, schiet erbij in. Uiteindelijk snijd je daarmee dus in je eigen vingers – letterlijk en figuurlijk 🙂

Goed voornemen 2019: slijp je messen wat vaker

In het kader van goede voornemens heb ik er dus één voor je. Slijp wat vaker je messen en onderzoek met enige regelmaat hoe jij efficiënter je werk kunt doen en organiseren. Met kleine aanpassingen kom je vaak al een heel eind.

Hoe? Lees dan nog even verder voor een paar tips

– het kost niet veel tijd…

 

1. Stel prioriteit aan het stellen van prioriteiten

Eigenlijk staat ‘ik heb geen tijd’ gelijk aan ‘ik heb geen prioriteiten’. Daarnaast merk ik dat we snel het ‘geen tijd’-argument accepteren, zowel van onszelf en van anderen. Het is een veilige keuze en een goede reden om op de gebaande paden te blijven. Het is ook makkelijker gezegd dan gedaan, het stellen van prioriteiten. Toch ligt hier vaak de sleutel tot succes. En dan heb ik het niet alleen over prioriteiten stellen aan je ‘work load’ in het algemeen, maar ook op dagelijks niveau. We starten vaak de dag met mailverwerking en appjes lezen. Waarom start je niet met een voor jou belangrijke activiteit van die dag, die bovendien bijdraagt aan wat jij wilt bereiken of waar je tegenop ziet? En verwerk je pas daarna je berichten. Stel dus prioriteit aan het stellen van prioriteiten.

2. Eet wat vaker een Mac Feedback

En daarmee bedoel ik: vraag eens wat vaker feedback aan de mensen met wie je samenwerkt. Maak gebruik van een bron van informatie over hoe jij je werk doet, zodat je meer van het een kan gaan laten zien en minder van het ander. Je hoort bovendien soms kwaliteiten of verbeterpunten waar jij zelf niet aan had gedacht.
Gaat dit wat te ver? Las dan eens wat vaker een evaluatiemoment in met de mensen met wie je samenwerkt en evalueer dan niet alleen de inhoud, maar ook de wijze van samenwerken en bespreek hoe dat anders/beter kan.

 

3. Schaaf je digitale vaardigheden bij

Het gaat snel, die technologische ontwikkelingen. Het is nauwelijks nog bij te houden. Toch adviseer ik je met enige regelmaat een (online) training of video te volgen van die ene nieuwe tool die bij jouw organisatie wordt ingevoerd, of van een programma dat je regelmatig gebruikt. Bijvoorbeeld Outlook – ik gebruik het niet alleen voor mail en agenda, maar ook als planningstool en het communiceren van mijn bereikbaarheid en beschikbaarheid.
Het scheelt naast tijd ook nog eens de nodige frustratie!

Maak afspraken met jezelf

En tot slot, maak hierover afspraken met jezelf. Begin de dag bijvoorbeeld met het stellen van prioriteiten. Of plan wekelijks een feedback moment en besteed daarnaast maandelijks een half uurtje of twee tijd aan het verbeteren van je digitale vaardigheden.

Succes en laat me weten hoe het gaat en of je nog wat extra tips nodig hebt.

TL;DR (voor de snelle scrollers, een Too Long, Didn’t Read):

Onderzoek met enige regelmaat hoe jij efficiënter je werk kunt organiseren. Hoe? Stel dagelijks prioriteiten, vraag eens feedback aan mensen met wie je samenwerkt en volg regelmatig een (online) training of video over een nieuwe tool/programma.

drie take-aways van de SURF onderwijsdagen

Twee weken geleden stond ik namens work21 op de SURF-onderwijsdagen. Inmiddels heb ik rustig kunnen reflecteren op de drie take-aways. Ik deel ze graag met jullie. Age does matter (als het aankomt op adoptie) Leeftijd doet er blijkbaar toe, als het aankomt op adoptie van nieuwe technologie. Dit stelde keynote spreker Deborah Nas in haar […]

Twee weken geleden stond ik namens work21 op de SURF-onderwijsdagen. Inmiddels heb ik rustig kunnen reflecteren op de drie take-aways. Ik deel ze graag met jullie.

  1. Age does matter (als het aankomt op adoptie)

Leeftijd doet er blijkbaar toe, als het aankomt op adoptie van nieuwe technologie. Dit stelde keynote spreker Deborah Nas in haar presentatie. Ben jij opgegroeid met LEGO en willen je kinderen het spelletje mindcraft spelen op de computer? Grote kans dat jij ze liever met LEGO ziet spelen. Terwijl Mindcraft waarschijnlijk veel meer creativiteit en oplossingsgerichtheid traint dan LEGO.

Hoe komt dit dan? Alles waarmee je bent opgegroeid tot ongeveer je 20ste levensjaar zie je als vanzelfsprekend. Tussen de 20ste en 35ste jaar zie je technologische veranderingen vaak als spannend en innovatief. Na je 35ste zie je veranderingen vaak als onnatuurlijk. Nu kan ik me voorstellen dat je dit leest en denkt dat dit generaliserend is. Dat is het ook. Ik ken genoeg voorbeelden die hiervan afwijken, zoals een man van 60 die werkt bij het UWV die mij soms te slim af was met nieuwe technologie.

Maar als trainer en adviseur herken ik het beeld ook. Ik zie vaak weerstand bij mensen voor nieuwe technologie, zeker mensen die wat ouder zijn. Met name als de technologie verder van hen afstaat. Dit is niet omdat ze het er mee oneens zijn, maar omdat het onnatuurlijk aanvoelt zoals Deborah zo goed wist te schetsen. Daaronder ligt vaak angst voor de verandering. We weten allemaal dat angst een sterkere emotie is dan blijdschap.

Daarnaast is weerstand voor nieuwe technologie van alle tijden. Nas schetste de tijd dat het schrift werd uitgevonden. Dit zou slecht zijn voor ons geheugen. De uitvinding van de krant zou leiden tot informatie overload. De televisie zou slecht zijn voor onze hersenen. Tot slot werd de computer beschuldigd van het veroorzaken van sociaal isolement. Robots en AI gaan nu de wereld overnemen, zoals alle science fiction films ons helpen herinneren.

  1. Adoptie is een ‘hot topic’ – hoe moet het wel?

Ook tijdens onze sessie over adoptie gaf de zaal toe dat adoptie best lastig is. De meeste herkende namelijk dat ze nieuwe technologie hadden geïmplementeerd maar dat het niet op de juiste manier, of helemaal niet wordt gebruikt. Ook erkenden mensen dat dit vooral lag aan de digitale vaardigheid van docenten en de angst die daaronder ligt. Precies zoals Nas hierboven schetst dus.

Adoptie van nieuwe technologie is dus weerbarstig. Wat kun je nu doen om een succes ervan te maken?

Wij van work21 begeleiden adoptie bij meerdere scholen en organisaties en hebben al veel geleerd hierover. In onze presentatie op de SURF-onderwijsdagen hebben we uitgelegd wat onze ‘best-practices’ zijn. Een eerste hiervan is focussen op scenario’s (werkprocessen) en kijken hoe de tools kunnen ondersteunen in het werk. Dit klinkt logisch maar vaak wordt er vanuit de tool zelf gedacht en niet vanuit het werk. Als er vanuit de tool zelf wordt gedacht dan kan men op weerstand stuiten vanuit docenten en staff, omdat ze het al druk genoeg hebben en het voordeel niet zien. Als er vanuit het werk wordt gedacht en hoe de tool kan ondersteunen, dan verlicht dit de werkdruk en krijg je docenten mee.

Een tweede best-practice is om met elkaar af te spreken welke tool je waarvoor gebruikt. Docenten die Office 365 krijgen zien vaak door de bomen het bos niet meer. Er zijn veel verschillende apps en welke gebruik ik nu waarvoor? Het is af te raden om docenten dit individueel te laten uitzoeken, daar hebben ze het te druk voor. Slimmer is om op basis van die scenario’s (werkprocessen) te bepalen welke tool je wanneer inzet.

Een derde best-practice is om afspraken te maken over hoe je de tools in die scenario’s gebruikt. Je kan bijvoorbeeld wel afspreken dat je in Teams wilt samenwerken, maar zet je een team open of zet je hem dicht? In het licht van kennisdelen is het aan te raden een Team altijd open te zetten. Ook kun je afspreken dat je de @ mention gebruikt als je een collega wilt vragen een taak op te pakken. Handig is ook om dan af te spreken dat die collega hierop moet reageren en de taak ook mag weigeren of er kritische vragen over mag stellen. Dergelijke afspraken stroomlijnen het efficiënter gebruiken van middelen als Teams.

  1. Sommige scholen verder dan anderen

We weten nu waarom technologie adopteren zo makkelijk nog niet is, en wat je als school zou kunnen doen om jezelf van een succes te garanderen. Maar hoe staan scholen hier eigenlijk in? Ervaren zij dezelfde problemen? Hoe gaan ze daarmee om? Waar staan we eigenlijk momenteel, met de digitalisering van het onderwijs anno 2018? Om hierachter te komen ben ik met veel mensen in gesprek gegaan tijdens de onderwijsdagen. Daarbij merkte ik op dat er grofweg drie categorieën zijn: (1) de scholen die er nog niet mee bezig zijn, (2) de scholen die er wel mee bezig zijn maar worstelen met weerstand en (3) de scholen die succesvol een adoptieproces hebben doorlopen. Ik schets hieronder wat voorbeelden.

In de eerste categorie sprak ik iemand van een hogeschool waaruit bleek dat O365 wordt ‘aangezet’. Met de verwachting dat docenten O365 vanzelf gaan gebruiken op de juiste wijze. Hij gaf aan dat dit niet werkt. Mensen gebruiken het nu helemaal niet, op een enkeling na. De leiding ziet het belang er echter niet van in en heeft andere prioriteiten. Jammer voor de docenten.

In de tweede categorie sprak ik mensen van een ROC waar druk wordt geëxperimenteerd met Teams for Education. De innovators waren erg enthousiast, de directeur was terughoudend en dus loopt de school tegen wat belemmeringen aan op het gebied van draagvlak en sturing. Een Universiteit is ook bezig met adoptie, maar steekt puur en alleen in op training. De nadelen mogen evident zijn: heldere doelstellingen, goede sturing en draagvlak creëren zijn zaken die ontbreken. Het effect is vaak dat slechts de helft van de school Office 365 daadwerkelijk adopteert en op de juiste wijze gebruikt. De andere helft blijft op de oude manier werken.

Een ander ROC is juist al heel ver met Teams. Zij hebben o.a. driekwart jaar genomen, training aangeboden, QRC’s gemaakt, doelen gesteld, aangesloten op de werkprocessen (slim samenwerken) en teams zelf laten bepalen wanneer ze wilden migreren. Nu is iedereen over op Teams en, op wat gemopper na, werkt het goed en zijn mensen tevreden.

Bij welke categorie hoort jouw instelling? En hoe gaan jullie om met de hobbels? Laat het mij weten! Ik hoor graag hoe jullie erin staan zodat ik weer andere scholen kan helpen.

Deel 2: Vier tips hoe je een basis legt voor een cultuur waarin continue feedback is omarmd

Op 25 september organiseren wij in samenwerking met TruQu voor gemeenten een workshop over hoe je een cultuur van continue feedback creëert. In een tweeluik nemen we u graag (alvast) mee in het waarom van een feedback cultuur en wat vanuit onze ervaring daarvoor nodig is. Opgeven kan via deze pagina. Dit is deel 2 […]

Op 25 september organiseren wij in samenwerking met TruQu voor gemeenten een workshop over hoe je een cultuur van continue feedback creëert. In een tweeluik nemen we u graag (alvast) mee in het waarom van een feedback cultuur en wat vanuit onze ervaring daarvoor nodig is. Opgeven kan via deze pagina.

Dit is deel 2 van ‘Hoe creëer je een feedback cultuur”. Deel 1 van deze tweeluik vindt u hier.

Vier tips hoe je een basis legt voor een cultuur waarin
continue feedback is omarmd

 

Om te komen tot een cultuur van feedback is een wijziging in denken nodig. Een nieuwe norm waarin elkaar regelmatig van feedback voorzien normaal wordt gevonden. Van alleen halfjaarlijkse gesprekken met de leidinggevende naar continu leren en ontwikkelen. Van elkaar controleren naar elkaar helpen en resultaten direct verbeteren.

Maar hoe dan?

We hoeven er niet lang bij stil te staan dat een cultuurverandering veel voeten in de aarde heeft. Uit onze ervaring bij diverse soorten overheidsinstellingen waaronder ook gemeenten willen we graag een aantal tips met u delen, zonder daarin volledig te zijn.

tip 1: noem het geen feedback

We gebruiken in onze posts steeds de term ‘feedback’ en in de wereld van performance management kom je deze ook tegen, maar voor gemeenten raden we aan om de term feedback niet direct te gebruiken. Omdat:

  • het ervaren kan worden als een eenmalig traject en niet gekoppeld aan eigen terminologie en doelstellingen. Daardoor kan het vanaf het begin al voor een negatieve associatie zorgen,
  • wij gemerkt hebben dat gemeente ambtenaren doorgaans (bij voorbaat excuses voor het generaliseren) met beide benen op de grond staan en dan wekt zo’n (Engelstalige) term eerder irritatie op, dan iets positiefs.

Wat dan wel?

Het gaat in deze context meer om elkaar helpen, elkaar helpen te ontwikkelen, of het regelmatig evalueren van de onderlinge samenwerking. Koppel het eerst daaraan en blijf dus dicht bij wat u of een samenwerkingsverband binnen de organisatie ermee wilt bereiken. De term feedback kan daarna prima worden ingezet.

tip 2: begin bij samenwerkingsverbanden

In onze ervaring zijn gemeentes veelal organisaties met een ‘groene’ drijfveerkleur (Management Drives kleur voor ‘samenwerken’) waar medewerkers uit respect voor elkaar feedback eerder achterwege laten. Dit om de ander niet te kwetsen en de relatie goed te houden.

Begin daarom bij samenwerkingsverbanden binnen de organisatie en niet op individueel niveau door in te spelen op die groene drijfveerkleur én u bereikt in één keer meerdere mensen.

En nog beter, begin bij het laaghangende fruit (bottom-up): begin bij samenwerkingsverbanden (afdelingen, vakgroepen, teams, ketenpartners, et cetera) waar al behoefte bestaat om meer uit de samenwerking te halen. Samenwerkingsverbanden die ervoor open staan of die behoefte hebben aan een ontwikkelingstraject op vlak van teameffectiviteit. Of die zelfs al zijn gestart met een dergelijk traject. Dus daar beginnen waar vrij snel de voordelen ervan worden benut en men het direct kan toepassen.

werkstijl en eigenaarschap

Bepaal met deze samenwerkingsverbanden welke werkstijl zij ambiëren passende bij hun doelstellingen. Welke manier van werken zien zij voor zich en welke waarden en normen passen hierbij? En bepaal welk ambitieniveau op het vlak van continue feedback als middel voor teameffectiviteit daarbij hoort. Zo ontstaat meer eigenaarschap en de wil om zich te verbinden aan deze werkstijl* en van elkaar te leren.

Investeer voor de teams die behoefte hebben, in een mix van teamsessies (formeel en informeel), waarin deze onderwerpen aan bod komen. Laat hen ook bepalen hoe zij dit willen borgen in hun samenwerkingsproces.

Met de (eerste) resultaten van deze ervaringen trekt u het vervolgens breder in de organisatie om het vliegwiel verder op gang te brengen.

tip 3: vertrouwen is de basis

Voor een cultuur van continu leren en ontwikkelen is elkaar vertrouwen en open staan voor elkaar een noodzakelijke basis. Wij merken in de praktijk dat als mensen die samenwerken elkaar beter leren kennen, zoals elkaars drijfveren, kwaliteiten, valkuilen en kwetsbaarheden, er eerder begrip voor elkaar ontstaat en een basis wordt gelegd voor meer vertrouwen.

tip 4: ondersteun het verandertraject met een feedback tool

Een feedback tool, zoals de TruQu app, verlaagt de drempel voor het geven en vragen van feedback aan collega’s. Een medewerker heeft bijvoorbeeld net een presentatie gegeven en vraagt daarna via de tool aan collega’s die erbij waren om feedback, gekoppeld aan zijn/haar persoonlijke ontwikkeldoelen. Waardevolle informatie wordt vastgelegd voor de medewerker en kan daarmee zijn vaardigheden verbeteren.

Voor sommige mensen is het bovendien fijner om feedback rustig, schriftelijk vast te leggen, in plaats van heel direct.

Binnen ons eigen work21-team zien wij de voordelen van continue feedback en gunnen het andere teams om deze waardevolle kennis als continu onderdeel van het (samen-)werkproces te laten zijn.

*) work21 heeft voor het bepalen en adopteren van een nieuwe werkstijl inclusief continue feedback een programma ontwikkeld voor teams genaamd ‘workstyle’.

Wil je een vraag stellen, een keer sparren over dit onderwerp, of over hoe je slimmer en efficiënter (samen)werkt, goede werkafspraken maakt en daarbij de technologie optimaal inzet? Neem dan contact op met Sanneke Kats (sanneke.kats@work21.nl)

Hoe creëer je een feedback cultuur? Deel 1

Op 25 september organiseren wij in samenwerking met TruQu voor gemeenten een workshop over hoe je een cultuur van continue feedback creëert. In een tweeluik nemen we u graag (alvast) mee in het waarom van een feedback cultuur en wat vanuit onze ervaring daarvoor nodig is. Opgeven kan via deze pagina. Wat is een feedback cultuur […]

Op 25 september organiseren wij in samenwerking met TruQu voor gemeenten een workshop over hoe je een cultuur van continue feedback creëert. In een tweeluik nemen we u graag (alvast) mee in het waarom van een feedback cultuur en wat vanuit onze ervaring daarvoor nodig is. Opgeven kan via deze pagina.

Wat is een feedback cultuur en wat komt erbij kijken?

Het woord feed in feedback betekent letterlijk ‘eten geven’ of ‘voeden’. Een mooie metafoor om te koppelen aan wat het daadwerkelijk betekent. Regelmatig gezonde voeding zorgt voor een gezond lichaam; regelmatige constructieve feedback zorgt voor een gezondere cultuur binnen een organisatie. En wie wil er niet een gezond lichaam of werken bij een organisatie met een gezonde cultuur? Daar moet je alleen wel wat voor doen (of laten).

Het halfjaarlijkse gesprek met de leidinggevende en een 360-gradenfeedbackformulier zijn bekende middelen om feedback te organiseren en processen en vaardigheden te verbeteren. Concrete voorbeelden bij de feedback zijn echter vaak vergeten – want te lang geleden – waardoor feedback nog weleens blijft hangen bij algemeenheden.

gratis en voor niets

Onderlinge feedback, geïntegreerd in de dagelijkse praktijk is direct te koppelen aan die ene situatie op dat ene moment, want nog vers in het geheugen. Bij directe collega’s, of vakgenoten van uw medewerkers ligt een grote bron van kennis over elkaar, GRATIS en voor niets! Zonde om die te laten liggen, maar dan moet er wel een cultuur van feedback bestaan. Een cultuur, waarin het de norm is om tijdens het werk elkaar te helpen bij het ontwikkelen van vaardigheden en verbeteren van processen. En dat is niet altijd het geval.

feedback cultuur

Wat wij verstaan onder een feedback cultuur is een cultuur waarin continu van elkaar leren centraal staat. Er is onderling vertrouwen, mensen kennen elkaar goed en er is een open houding ten opzichte van leren en ontwikkelen. Een cultuur waarin men tijdens het werk een keer (of vaker) een compliment uitdeelt en de samenwerking regelmatig evalueert. Waarin kritische feedback niet direct als aanval wordt ervaren (mits constructief gebracht..). En waarin medewerkers om feedback vragen aan collega’s na een bepaalde prestatie.

Maar hoe zorg je voor een dergelijke cultuur?
Een paradigmawijziging

In de volgende post nemen we u graag mee in wat erbij komt kijken om naar een cultuur van feedback toe te groeien. En gebruik te kunnen maken van die enorme bron van kennis bij uw eigen medewerkers en hun direct leidinggevenden.

In ieder geval moet er een wijziging in denken in gang worden gezet – zie tekening bovenaan deze post -, een nieuwe norm waarin elkaar regelmatig van feedback voorzien normaal wordt gevonden. Van alleen halfjaarlijkse gesprekken met de leidinggevende naar continu leren en ontwikkelen, van elkaar controleren naar elkaar helpen en resultaten direct verbeteren.

Wil je een vraag stellen of een keer sparren over dit onderwerp, of over hoe je slimmer en efficiënter (samen)werkt, goede werkafspraken maakt en daarbij de technologie optimaal inzet? Neem dan contact op met Sanneke Kats (sanneke.kats@work21.nl)

Is overwerken écht nodig?

Het is dinsdagochtend 24 juli 7.00 en ik ben bezig met mijn ochtendritueel. De televisie staat op de achtergrond aan, afgestemd op Nederland 1: het NOS Journaal. Dionne Stax somt de hoogtepunten van deze morgen op. Dit bulletin bevat, door de warmte die al tijden aanhoudt, met name nieuws over de weersomstandigheden. Er is echter […]

Het is dinsdagochtend 24 juli 7.00 en ik ben bezig met mijn ochtendritueel. De televisie staat op de achtergrond aan, afgestemd op Nederland 1: het NOS Journaal. Dionne Stax somt de hoogtepunten van deze morgen op. Dit bulletin bevat, door de warmte die al tijden aanhoudt, met name nieuws over de weersomstandigheden. Er is echter een ander onderwerp dat mijn aandacht trekt: in het onderwijs gaan steeds mensen overwerken. Ik stop waar ik mee bezig ben, zodat ik het nieuws aandachtig tot mij kan nemen. Dionne vertelt dat dit niet alleen in het onderwijs het geval is, maar dat ook meer dan de helft van de managers regelmatig overwerkt. Dit blijkt uit onderzoek dat is uitgevoerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek.

Nieuwsgierig als ik ben, ben ik opzoek gegaan naar het rapport. Eén van de conclusies die getrokken wordt triggert mij om dit stuk te schrijven: ‘Een derde van de werknemers werkt nooit over’. Dit houdt dus in dat 66,7% van de werknemers wél overwerkt en zelfs 29,4% doet dit regelmatig (regelmatig is 6 uur per week). Wat mij verbaast is dat er in het rapport geen link wordt gelegd naar stress en burn-out. Ik durf namelijk wel te stellen dat overwerk en dus een disbalans tussen werk en privé een rol speelt bij stress en burn-out. Want wanneer vind je dan je tijd om te ontspannen en los te komen van je werk?

Overwerken wordt steeds verleidelijker

Het is overigens ook niet gek dat het overwerken de laatste jaren is toegenomen. Door de komst van smartphones, laptops, flexwerken, tijd plaats en apparaat onafhankelijk werken, enzovoorts is het ons allemaal een stuk makkelijker gemaakt. Ga maar eens bij jezelf na. Je komt thuis na een dag werken, zit op de bank en je krijgt een notificatie op je werktelefoon. Je kijkt toch even, je ziet een mail binnen komen waar wat druk achter staat en voor je het weet heb je de laptop open om met die mail aan de slag te gaan. Of je hebt een hele dag meetings gehad en aan het eind van de dag open je je mailbox die inmiddels is ontploft. Om ervoor te zorgen dat je de volgende dag niet met een achterstand begint werk je je e-mails toch nog even een aantal uurtjes, buiten werktijd, weg.

Efficiënter werken en tijd besparen

Maar is al dat overwerken nu wel écht nodig? Besteden we niet te veel tijd aan activiteiten die wij beter of slimmer in kunnen richten? Is het nodig om tijd te verspillen aan een ontplofte mailbox met e-mails waar je al dan niet iets mee moet? Of kun je informatie ook op een andere efficiëntere manier met elkaar delen? Moet je wel een uur in de auto zitten naar een meeting van 1,5 uur of kan je ook op een slimmere manier vergaderen? Heb je er wel eens bij stil gestaan hoeveel tijd het oplevert als je je notulen meteen digitaal maakt, in plaats van overtypen van papier?

Ik moet eerlijk bekennen dat ik er ook jarenlang een handje van heb gehad om structureel over te werken en mij schuldig heb gemaakt aan de hierboven genoemde punten. Maar sinds ik werkzaam ben bij work21 ben ik ervan overtuigd dat veel van mijn overuren mij bespaard hadden kunnen blijven als ik mijn werk anders had ingericht. Dat geldt niet alleen voor mij, maar ook voor veel anderen. Hoe, vraag je je vast af? De oplossing is door slimmer én efficiënter (samen) te werken, door goede werkafspraken met elkaar te maken en daarbij de technologie op de juiste manier in te zetten. Met als belangrijkste doel je werk zo in te richten dat je je kunt focussen op zaken die er écht toe doen. Werkzaamheden die bijdragen aan jouw werkgeluk. En door de tijd die je overhoudt kan het zo maar zijn dat er een betere werk en privé balans ontstaat.

En nee, ik pretendeer zeker niet dat overwerken helemaal te voorkomen is, want soms zijn er momenten dat er meer druk op de ketel staat. Maar ik durf wel te zeggen dat als wij allen eens kritisch kijken naar onze manier van werken en daarin een stap vooruitzetten, we een heel eind kunnen komen.

 

Wil je reageren, een vraag stellen of een keer sparren over hoe je slimmer en efficiënter (samen)werkt, goede werkafspraken maakt en daarbij de technologie optimaal inzet? Neem dan contact op met Brenda Hoekstra (brenda.hoekstra@work21.nl)

Bron: https://www.cbs.nl/nl-nl/nieuws/2018/30/meer-dan-de-helft-van-de-managers-werkt-regelmatig-over

Geen feedback geven is eigenlijk oneerlijk 

Deze week was ik bij een klant en in de hal kreeg ik van een dame een compliment over mijn kleding. Dat het haar opvalt is leuk, en nog leuker vond ik het dat ze ook de moeite nam om dit met me te delen. Ik kan soms best voor mijn kledingkast staan twijfelen wat ik aan […]

Deze week was ik bij een klant en in de hal kreeg ik van een dame een compliment over mijn kleding. Dat het haar opvalt is leuk, en nog leuker vond ik het dat ze ook de moeite nam om dit met me te delen. Ik kan soms best voor mijn kledingkast staan twijfelen wat ik aan zal trekken. Zo’n compliment is altijd leuk en een kleine moeite ook. Maar heel vaak denken we het wel, maar zeggen we het niet. En dan gaat het om positieve feedback. Veel lastiger wordt het als het gaat om kritische feedback: dat laten veel mensen voorbijgaan. Stel nu dat mijn kleding helemaal niet goed zat, of dat ik een grote vlek had, had ze daar dan ook iets over gezegd? Natuurlijk is een compliment altijd leuker, maar ook kritische feedback is ontzettend waardevol. Ik bedenk tegenwoordig altijd of ik het zelf had willen weten. En als het antwoord ja is, dan geef ik toch echt de feedback, hoe lastig ik het soms ook vind als het om kritische feedback gaat. Maar een ander feedback onthouden, vind ik dan nog lastiger en ook oneerlijk. Vaak wordt er in organisaties meer over elkaar dan met elkaar gepraat. 

Bij de meeste organisaties waar we komen vinden mensen het lastig om elkaar aan te spreken, of feedback te geven. We worden regelmatig gevraagd om feedback trainingen te verzorgen voor organisaties, vaak als onderdeel van een veranderprogramma. Een training is natuurlijk leuk en waardevol om vaardigheden te ontwikkelen over hoe je feedback geeft of vraagt. Maar veel mensen hebben al weleens een feedbacktraining gedaan. Maar dat betekent nog niet dat ze het in de praktijk toepassen. Voor feedback is veel meer nodig dan een training. Daartoe moet je met elkaar een cultuur ontwikkelen waarin feedback onderdeel is van de dagelijkse praktijk. Waar mensen willen leren en ontwikkelen en waar het veilig is om feedback te geven en te vragen. Dat krijg je echt niet voor elkaar met een training.  

Hoe dan wel?  

  • Creëer veiligheid en vertrouwen. Om feedback te kunnen geven of vragen is het nodig dat er veiligheid is en dat mensen elkaar vertrouwen. Bespreek dit met elkaar en evalueer regelmatig. Bijvoorbeeld: spreek af dat je niet over, maar met elkaar praat. Maak het niet te groot. Feedback is iets van elke dag. Door ruimte en dialoog te creëren om regelmatig te evalueren (in samenwerking, in teamoverleg), verlaag je drempels om feedback te geven en te vragen. Maak feedback onderdeel van de dagelijkse routine.  
  • Leer elkaar beter kennen, weet waar de ander sterk in is, juist niet of graag wil ontwikkelen. Deel elkaars drijfveren, bijvoorbeeld op basis van Management Drives, zodat je meer inzicht krijgt in de beweegredenen van de ander. Besteed in een team aandacht aan de verschillen tussen mensen in het team, en de waarde daarvan voor het geheel. 
  • Geef feedback met de juiste intentie, zodat dat de ander er iets van kan leren en ervan kan groeien. Feedback gaat altijd over gedrag, iets wat de ander kan veranderen.  
  • Wees je als leidinggevende bewust van je voorbeeldrol. Vraag ook zelf regelmatig feedback en wees duidelijk wat je hiermee doet.  
  • Feedback geef je altijd vanuit jezelf. Laat je dus niet voor het karretje spannen door iemand anders. Vraag de ander het gesprek zelf aan te gaan en als de persoon dat lastig vind, denk mee hoe hij dat zou kunnen aanpakken, maar neem het niet over.  
  • Feedback is niet iets om 1-malig op te pakken. Zorg dat feedback iets wordt van iedere dag. Gebruik hiervoor ook slimme tools. Kies een mix tussen verschillende vormen en mogelijkheden om met feedback aan de slag te gaan.
     

toolbox

Voor onze verandertrajecten hebben we een toolbox ontwikkeld met allerlei tips, handvatten en werkvormen om met feedback aan de slag te gaan. Nieuw daarin is de mogelijkheid om TruQu in te zetten. TruQu heeft een heel mooie, eenvoudige app ontwikkeld waarmee je niet alleen eenvoudig een compliment kunt geven, maar feedback kunt geven, vragen en ontvangen. En als je feedback vraagt, kun je dat heel gericht doen op basis van een specifiek (ontwikkel)doel.  

TruQu: app voor feedback

We gebruiken dit zelf ook, niet alleen onderling, maar ook in het contact met klanten. Veel mensen vinden zo’n app spannend, maar het is heel krachtig als je terug kunt lezen welke feedback je hebt gekregen/gegeven en je eigen ontwikkeling hierin. En natuurlijk kan zo’n feedbackbericht ook een mooie aanleiding zijn om met elkaar een kop koffie te pakken en in gesprek te gaan. 

 

Work21 gaat samenwerken met TruQu

Feedback als basis voor cultuurverandering  Work21 en TruQu gaan samenwerken  Houten, 30 mei 2018  Work21 gaat samenwerken met TruQu. De feedback-app van TruQu wordt een vast onderdeel van de toolbox van work21, die wordt ingezet tijdens verandertrajecten bij klanten. Het continu geven van feedback wordt in steeds meer organisaties vast onderdeel, of zelfs (deels) vervanging van, de traditionele beoordelingscyclus.   Gonny Vink, CHO van […]

Feedback als basis voor cultuurverandering 
Work21 en TruQu gaan samenwerken 

Houten, 30 mei 2018 

Work21 gaat samenwerken met TruQu. De feedback-app van TruQu wordt een vast onderdeel van de toolbox van work21, die wordt ingezet tijdens verandertrajecten bij klanten. Het continu geven van feedback wordt in steeds meer organisaties vast onderdeel, of zelfs (deels) vervanging van, de traditionele beoordelingscyclus.  

Gonny Vink, CHO van work21: “We worden vaak gevraagd om feedbacktrainingen te verzorgen als onderdeel van een verandertraject. Hoe waardevol ook: het is daarna belangrijk om het geven van, en vragen om feedback onderdeel te maken van je dagelijkse routine. TruQu helpt daarbij. Wij zien in praktijk dat het de drempel echt verlaagt en zo een positieve bijdrage levert aan een cultuurverandering.”  

Bart Kollau, CEO van TruQu: “We zijn blij met de samenwerking met Work21. De TruQu feedback technologie zal nu nog beter landen binnen organisaties door de toolbox en begeleiding van de consultants van Work21”. 

TruQu verlaagt de drempel om complimenten én kritische feedback te geven, te vragen en te ontvangen. Niet alleen aan collega’s en managers binnen de organisatie, maar ook aan externe klanten en relaties. Je kunt als medewerker een feedbackverzoek koppelen aan een persoonlijk doel, om zo je eigen ontwikkeling zichtbaar te maken.  

Meer weten over de samenwerking, de toolbox van work21 en interesse in een demo?  

Neem contact op met work21 

Podcast GDPR, security by design en digitale handigheid: podcast #15

In deze 15de podcast bespreekt de vaste bezetting van Bas Krikke, Bastiaan Boerkamp en Michel Jonker weer de stand van de wereld van e-office en work21 onder leiding van Frank van Attekum. Onder de vlag van Working Out Loud worden vragen en onderwerpen gedeeld die we op de grens van mens, organisatie en technologie tegenkomen. […]

In deze 15de podcast bespreekt de vaste bezetting van Bas Krikke, Bastiaan Boerkamp en Michel Jonker weer de stand van de wereld van e-office en work21 onder leiding van Frank van Attekum. Onder de vlag van Working Out Loud worden vragen en onderwerpen gedeeld die we op de grens van mens, organisatie en technologie tegenkomen.

Bas Krikke bespreekt wat hij meenam van de Gartner Digital Workplace Summit in Londen, Bastiaan legt uit wat de eerste stappen kunnen zijn om te voldoen aan de GDPR/AVG wetgeving en wat Microsoft-technologie daarin kan betekenen. Al kun je zeker niet alleen met technologie voldoen aan GDPR. Michel heeft het over de complexiteit van de GDPR, de rol die machine learning hier in kan spelen (om persoonsgegevens uit ongestructureerde data te vissen, bijvoorbeeld) en hoe we het (in de toekomst) voor medewerkers toch weer makkelijker kunnen maken.

Hoe goed is jouw organisatie voorbereid op “maatschappijontwrichtende sneeuwval”?

Mooi hè, ons land toegedekt onder een witte deken. Maar wat een impact heeft het op ons! Vrachtwagenchauffeurs twitterden foto’s van snelwegen, maagdelijk wit als verse pistes. Zij zijn zo’n beetje de enige die in de toekomst op zulke dagen niet kunnen zeggen: ik werk vandaag thuis! Maar hé, jij daar, met je kantoorbaan, heb […]

Mooi hè, ons land toegedekt onder een witte deken. Maar wat een impact heeft het op ons! Vrachtwagenchauffeurs twitterden foto’s van snelwegen, maagdelijk wit als verse pistes. Zij zijn zo’n beetje de enige die in de toekomst op zulke dagen niet kunnen zeggen: ik werk vandaag thuis! Maar hé, jij daar, met je kantoorbaan, heb jij wel thuisgewerkt? Of stond jij in één van die files van anderhalf uur die gisteren niet van de lucht waren?

Je hebt dus thuisgewerkt? Fijn hè? Misschien zat je wel net als ik samen met je partner achter de laptop aan de keukentafel en heb je in de middagpauze jezelf even een verzetje gegund en de snowboots aangetrokken om wat foto’s te maken. Hoe heerlijk is het om altijd een volwaardige werkplek voorhanden te hebben, wel veilig maar zonder tokens, altijd meteen toegang tot al jouw systemen en documenten. En de vrijheid te hebben om te zeggen: ik moet er niet uit, dus ik werk thuis. Ik ben blij dat ik bij zo’n moderne werkgever werk. Jij ook?

Of voelde het onwennig? Moest je je collega’s van kantoor afbellen om jou dat ene bestandje te mailen waarmee je vandaag verder wilde gaan? Om vervolgens te constateren dat ook zij thuis aan het ‘werken’ waren, allen onthand omdat zij technisch niet op afstand overal bij konden, of niet wisten hoe. Hoe zit het dus met jullie digitale transitie?

Dit zijn twee extremen in het digitale werken. work21 heeft op basis van wetenschappelijk onderzoek van Jane McConnell (2015) een Digital Workspace Scan ontwikkeld om te zien hoe jouw bedrijf scoort in de digitale transitie. Dit doen we aan de hand van een korte vragenlijst die we afnemen onder een afspiegeling van jouw organisatie (ICT, HR, Business). De drie dimensies bevinden zich op de snijvlakken van mens, organisatie en technologie, waardoor je een integraal beeld krijgt, dat als startpunt kan worden gezien voor verdere verbetering. Deze dimensies zijn:

  • wil men wel veranderen?’ (mindset)
  • kan men wel veranderen? Zijn de mensen digivaardig genoeg en werken de systemen mee? (capabilities)
  • mogen de medewerkers wel veranderen/worden zij voldoende gefaciliteerd? (enablers)

Digital WorkSpace

De scan vertelt je op welke punten jouw organisatie zich het best kan richten om meer volwassen te worden in de digitale transitie. Zo wordt digitaal samenwerken met je collega’s pas echt een winters feestje!

Interesse in de vrijblijvende Digital WorkSpace Scan? Neem gerust contact op met mij, Emma Kastelein.

over to do lijstjes en buffers die helpen tegen werkstress

Alweer de laatste dag van de week van de werkstress. Vandaag kijken we naar to-do-lijstjes: hoe kan deze goed voor je werken, en heb je deze alleen op papier of ook digitaal? En heb je wel een stil gestaan welke buffers er zijn rondom werkstress? Je weet t na het lezen van deze blog.  gedrag: […]

Alweer de laatste dag van de week van de werkstress. Vandaag kijken we naar to-do-lijstjes: hoe kan deze goed voor je werken, en heb je deze alleen op papier of ook digitaal? En heb je wel een stil gestaan welke buffers er zijn rondom werkstress? Je weet t na het lezen van deze blog. 

gedrag: wat zijn de 3 belangrijkste acties voor vandaag?

Werk met een to-do-lijstje van de 3 belangrijkste dingen die je wilt doen vandaag. Begin met de belangrijkste en werk zo verder naar beneden.

Ik neem je graag mee in de theorie die wij noemen ‘Big rocks, small sand’. Stel je voor dat je een grote vaas hebt, deze staat voor jouw dag. Alles wat je in die vaas kunt stoppen past binnen de uren van jouw dag. In de vaas stop je grote klussen (keien), gemiddeld grote klussen (kiezelstenen) en kleine klusjes (zand). Stel je voor dat je je dag begint met kleine klusjes. Dan stop je dus het zand onderin de vaas. Vervolgens komen de kiezelstenen die de gemiddeld grote klussen vertegenwoordigen en tot slot de keien, de grote klussen. Je zult merken dat als je de grote klussen voor het laatst bewaard, ze er niet allemaal in passen. Grote klussen aan het eind van de dag plannen, resulteert er dus waarschijnlijk in dat je ze niet afkrijgt.

Maar probeer het eens andersom: begin je dag met de grote, moeilijke klussen waar je misschien ook het meest tegenop ziet. Je zult merken dat de middelgrote kiezelstenen er dan nog gemakkelijk bovenop passen en dat de kleine klusjes, het zand dat je als laatst in de vaas gooit, alle kleine plekken tussen de stenen opvult. De moraal van dit verhaal? Begin je dag met de grootste en moeilijke klussen. Dan zul je merken dat er tussendoor altijd voldoende ruimte overblijft voor de kleinere klusjes.

Maak vandaag dus eens een lijstje van alles wat je wil doen en sorteer ze van groot naar klein. Begin met de grootste klus en werk zo naar beneden. Wedden dat het je lukt je lijstje af te werken!

techniek: to-do lijstje

Maak gebruik een (digitaal) to-do lijstje op je telefoon zodat je taken snel kan opschrijven.

Probeer niet alle acties die je nog uit moet voeren, op te slaan in je hoofd. Deze acties schieten dan de hele tijd door je hoofd (waarschijnlijk op momenten dat je ze toch niet uit kunt voeren) en dat zorgt voor stress. We raden je daarom aan deze acties zo veel mogelijk op te schrijven. Zo hou je je hoofd leeg voor de echt belangrijke zaken en vergeet je ze niet omdat je je lijstje erbij pakt op het moment dat je er tijd voor hebt. Persoonlijk gebruik ik hiervoor het liefst een app op mijn telefoon. Mijn telefoon heb ik namelijk altijd bij me dus als ik bijvoorbeeld aan iemands bureau sta en ik beloof hem of haar wat op te leveren (of ik zit op het toilet en ik krijg een geniaal idee!) dan heb ik mijn telefoon altijd bij de hand om dit op te schrijven en niet te vergeten.

Heel veel telefoons hebben tegenwoordig standaard al een app waarin je een lijstje bij kunt houden maar er zijn ook veel andere handige apps (gratis!) beschikbaar. Maakt jouw bedrijf gebruik van Office 365? Dan raad ik je aan de To Do app van Microsoft te proberen omdat deze je Outlook taken synchroniseert met de taken op je telefoon, heel handig (zie ook mijn blog over de To Do app om hierover meer te weten te komen).

bewustwording: de 4 buffers voor het verlagen van werkstress

Hoe staat het met de 4 buffers die bijdragen aan het verlagen van de werkstress? De buffers zijn autonomie, sociale steun, prestatiefeedback en relatie met je leidinggevende.

Uit onderzoek blijkt dat er vier buffers zijn die een burn-out bij hoge stress niveaus kunnen voorkomen. Deze buffers zijn: autonomie, sociale steun, prestatiefeedback en relatie met je leidinggevende. Hieronder ligt ik ze alle 4 toe. Je zult daarbij misschien geneigd zijn te denken dat je hierin afhankelijk bent van anderen maar je kunt hier wel degelijk zelf invloed op uitoefenen!

Autonomie: dit is de vrijheid om te bepalen welke werkwijze je hanteert en hoe je je werk doet. Uiteraard ben je afhankelijk van of je leidinggevende je deze vrijheid geeft. Maar als jij er niet zelf om vraagt, zul je het sowieso nooit krijgen. Ga samen op zoek naar waar de grenzen liggen. Kun je bijvoorbeeld met elkaar afspreken dat jij een bepaald doel behaald of resultaat oplevert binnen een gegeven tijd en mag je dan zelf bepalen hoe je dat gaat doen?

Sociale steun: dit is de mate waarin je je gesteund voelt door je collega’s. Deze steun hoop je natuurlijk te krijgen, maar je zult merken dat als jij een steun bent voor je collega’s, zij dit ook voor jou zullen zijn. Spreek bijvoorbeeld bemoedigende woorden naar elkaar uit, geef complimenten en vraag regelmatig hoe het met je collega’s gaat en of je ergens bij kunt springen. Durf daarbij ook jezelf kwetsbaar op te stellen en ook hulp te vragen wanneer je het nodig hebt. Je zult merken dat dan altijd iemand een helpende hand naar je uitsteekt.

Prestatiefeedback: hiermee bedoelen we de feedback die jij van je collega’s of leidinggevende ontvangt op het werk dat je uitvoert. Vragen om feedback kan spannend zijn, maar het kan je wel heel goed helpen begrijpen waar jij goed in bent (en dus van waarde voor je organisatie) en op welke punten je nog kunt ontwikkelen. Je zult ook merken dat wanneer je regelmatig om feedback vraagt, het antwoord je ook minder zal verrassen: je hebt dan immers al een aardig beeld van je sterke en zwakke punten.

Relatie met leidinggevende: dit is de mate waarin jij met je leidinggevende overweg kan. Gaat dit even niet zo goed? Probeer dan zelf het initiatief te nemen: zoek je leidinggevende regelmatig op, vraag om feedback en probeer ook contact te maken op gebieden niets met werk te maken hebben. Wil je meer complimenten? Vraag hierom! Wil je meer duidelijkheid over wat er wordt verwacht? Vraag hierom! Blijf dit meerdere keren vragen tot je leidinggevende er iets mee gaat doen. Lukt het nog steeds niet? Geef hem of haar hier dan feedback op, bespreek met collega’s hoe zij dit aanpakken of, als het echt niet anders kan, ga eens een laagje hoger praten.

Waar ga jij vandaag mee aan de slag?