adoptie van nieuwe technologie

Adoptie start waar veel implementatietrajecten stoppen. Organisaties laten zich gelukkig steeds minder verleiden door het communiceren van de boodschap “ze moeten het gewoon gaan gebruiken”. Hierdoor is meer aandacht voor de mens en hun bijbehorende werkwijzen achter de IT-tool.

Bij de invoering van Flexibel Werken worden medewerkers in de organisatie vaak ook geconfronteerd met de adoptie van nieuwe technologie. Denk bijvoorbeeld aan plaatsonafhankelijk vergaderen, of slim omgaan met e-mail en agenda, het delen van je agenda met collega’s en duidelijke communicatie over je beschikbaarheid voor een optimale bereikbaarheid.

Wil je persoonlijk contact? Mail of bel ons

1

office 365

In veel organisaties wordt de keuze voor Office 365 gemaakt door de ICT-afdeling. Omdat vaak de focus komt te liggen op de overgang naar de Cloud, zal de werkwijze van de individuele medewerker als geheel niet wijzigen. Je krijgt dan de oude werkwijze in een nieuw jasje. En dat is natuurlijk zonde! Meer halen uit Office 365 vergt aanpassing in mens (gedrag, kennis en vaardigheden), organisatie (werkafspraken en beleid) en technologie. work21 realiseert meerwaarde met Office 365 met behulp van praktische werkscenario’s zoals: slim omgaan met mail en agenda (Outlook), korte vragen snelle antwoorden (Lync/Skype for business), slim samenwerken aan documenten (SharePoint), slim noteren kan je leren (OneNote) en starten met Office 365 (communicatiematrix).

2

tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken

Een groot aantal projecten beperken hun succes tot de technologische deliverables.
Maar wat is het dat u wilt dat uw medewerkers doen met de geleverde oplossing? Alleen wanneer mensen echt gebruik maken van de juiste digitale hulpmiddelen in combinatie met het gewenste gedrag, zijn zij in staat om dit te verankeren in hun dagelijkse werk en is een duurzaam project resultaat bereikt.

Tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken, oftewel mobiel werken komt steeds vaker voor. Met een willekeurig apparaat op elke willekeurige plaats je werk te doen vraagt om een andere kijk op werken. Wij leren je digibewust te werken met digitale spullen en leren je tips en trucs om slim te werken, dit noemen wij secure productivity.

3

digitale samenwerkruimte

De adoptie van nieuwe technologie komt vaak ter sprake bij de invoering van Flexibel (samen) Werken. Hoe deel je in een digitale samenwerkruimte slim informatie, kennis en ervaringen? Welke mogelijke oplossingen zijn er beschikbaar binnen de organisatie? work21 ondersteunt organisaties hoe medewerkers zo’n samenwerkruimte in kunnen richten en welke afspraken je met elkaar maakt om optimaal digitaal samen te werken.

4

trainingen en workshops

work21 is geen trainingsbureau of leverancier van standaard leermodules. Wij begeleiden organisaties tijdens veranderingen, dit doen we door middel van adviseren, trainen, coachen en realiseren van programma’s.

Wij geloven dat een training of workshop over nieuwe technologie altijd moet gaan over het werk dat gedaan moet worden en dat is voor elke organisatie anders. Workshops en materiaal moeten daarop aansluiten en dus gevarieerd van aanbod zijn. Dit kunnen wij afstemmen met elke organisatie door zowel klassikale als digitale vormen aan te bieden.

Tijdens onze workshops en trainingen zorgen we voor begrip en begeleiden we de gedragsverandering noodzakelijk om de nieuwe manier van werken onderdeel te maken van de vaste routine van medewerkers. Lees meer over ons aanbod op onze academy pagina.

Case

CNV Vakmensen rechtshulp

Klik hier om de case te bekijken.
Klik hier om de case in te klappen.

Voor CNV Vakmensen verzorgt work21 al sinds 2008 trainingen digitale vaardigheden, zoals Excel, Word en Outlook. In 2015 stapte CNV Vakmensen volledig over naar Office 365 en het werken met laptops.

De afdeling rechtshulp, bestaande uit juristen en ondersteunend secretariaat van CNV Vakmensen kreeg te maken met een grote transitie van papieren dossiers (van inkomende post van leden, processtukken, eigen documenten) die worden opgeslagen in fysieke archieven naar een digitaal dossier. work21 ondersteunde de organisatie hierbij.

 

aanpak

In de pilot werden de deelnemers ook voorbereid om zelf collega’s op te leiden in de nieuwe werkwijze en het werken met het digitale dossier. Daarmee borgde work21 de werkwijze vanuit de binnenkant, vanuit eigen medewerkers.

Techniek:

  • SharePoint vanuit Office365
  • OneNote
  • Skype voor Bedrijven
  • OneDrive
  • Office
  • Outlook
  • Adobe
  • Plug in Harmon.ie (e-mail vanuit Outlook naar SharePoint)
  • Kofax (scansoftware post naar SharePoint)

probleemstelling

Bij aanvang was er veel onbekendheid over de technische inrichting van het dossier, maar ook het digitaal vullen van het dossier met post en e-mail. work21 startte daarom met een pilot met juristen en secretaresses. Daarbij werd eerst de inrichting van het digitale dossier in Microsoft SharePoint behandeld, waarbij work21 de basale digitale werkwijze ontwerpt en bij de medewerkers als vaardigheid bijbrengt.

Techniek toevoegen  bleek een verhoging van het aantal arbeidshandelingen met zich mee te brengen. Dus werd gekozen voor het opzetten van een organisatievorm voor continue duurzame verandering binnen de pilot. Vanuit de gedachte “doen we de goede dingen” en vervolgens “hoe kan het slimmer uitgevoerd worden”  was er ruimte om binnen de pilot te experimenteren met deze vorm.

conclusie

Dit was niet alleen een technologische sprong naar deze eeuw, maar ook een procesmatige sprong. Dit is een uitdaging omdat er binnen CNV Vakmensen, door het juridische karakter van de dienstverlening, heel weinig ruimte is voor het maken van fouten.

 

Gerelateerde blogposts

Experiment: een week lang zonder laptop, kan dat?

work21 en ik beginnen met Podcasting

Ons persoonlijk leren kennen of volgen? work21 heeft op dit moment dertien vaste medewerkers.
Wij werken regelmatig samen met partners wanneer wij je op deze manier beter van dienst kunnen zijn. Maak kennis met ons team, lees ons blog, of volg ons op LinkedIn, Twitter, Facebook en Instagram.
Maak je liever persoonlijk kennis? Koffie, thee of water met ons drinken kan natuurlijk ook!

organisaties waar wij voor werken

adoptie van Microsoft producten
programmamanagement Office365
begeleiding naar slim werken en organiseren
adoptie van Office365
slim samenwerken met digitale middelen
transitie naar de digitale rechtspraak
adoptie van digitale middelen
begeleiding naar het nieuwe werken
programma opzet en uitvoering digituinen
begeleiding programma flexwerken