Adoptie nieuwe technologie, Whitepaper

SharePoint wondermiddel of het paard van Troje

8 Minuten

SharePoint wondermiddel of het paard van Troje

Aanpak ‘Nieuwe manieren van werken met SharePoint’ – een paradigma of parallel mogelijk?
Step by step you can eat an elephant

SharePoint is het digitale samenwerkplatform van Microsoft. Een samenwerkplatform om kennis, informatie en documenten te delen. Het platform biedt tal van mogelijkheden. Denk aan gelijktijdig samenwerken aan bestanden, versiebeheer en slimme manieren om samen te werken en informatie beschikbaar én vindbaar te maken. Dit biedt meer dan de fileshares en netwerkschijven die zij nog regelmatig in organisaties tegenkomen. Echter, wanneer je als organisatie het optimale uit een SharePoint omgeving wilt halen, vraagt dit een andere manier van samenwerken. Passend bij deze tijd.

Deze combinatie, het in gebruik nemen van een digitaal samenwerkplatform als SharePoint en de gewenste aanpassing in nieuwe manieren van werken om het platform tot een succes te maken, komen zij in de praktijk nog te weinig tegen. In dit licht is dit artikel geschreven en beschrijft een succesvolle aanpak van deze parallelle verandering: nieuwe manieren van werken, mét behulp van SharePoint. Hierbij komen zowel de onderdelen van de aanpak, veel voorkomende valkuilen en kritieke succesfactoren aan bod.

Moeizame implementaties door verschil in werelden
Het is opmerkelijk dat in deze moderne tijd waar in verbinding staan met de wereld middels het internet met o.a. Google, LinkedIn, Twitter en Facebook heel gewoon is, het openlijk en transparant samenwerken binnen bedrijven nog niet overal gangbaar is. In veel organisaties die we tegenkomen kijkt men zelfs nog met huiver naar aanwezigheidstools, het bedrijfsbreed beschikbaar maken van kennis en een open tenzij beleid voor documenten. Wat als Pietje van Afdeling X er met ‘mijn kennis’ vandoor gaat? Tja…, wat zou er dan gebeuren: wellicht kan diegene dan beter de klant te woord staan, interne issues sneller oplossen of collega’s beter informeren? Kennis hebben was vroeger macht, kennis delen is momenteel kracht. Én noodzakelijk om als organisatie in deze wereld te overleven. In een wereld waar kostenbesparingen en innovatiekracht steeds belangrijker worden.

Het verschil tussen de manier waarop privé omgegaan wordt met het delen van informatie en de manier waarop dit zakelijk gebeurt, is grotendeels te verklaren vanuit de vrijblijvendheid die er privé is. Er spelen geen andere belangen, het individu is autonoom en het effect is niet altijd merk- en voelbaar. Echter, in de zakelijke wereld, heerst meer politieke beladenheid (denk aan de afhankelijkheden, verplichtingen) en daarnaast wordt nog op traditionele manier gestuurd en beoordeeld. Hierdoor handelen medewerkers zowel niet functie- als afdelingsoverstijgend of in een open verbinding met zijn/haar leidinggevende. Kennis wordt vaak niet gedeeld of pas wanneer dit de status Definitief bevat. Het implementeren van nieuwe manieren van werken met behulp van SharePoint, waar openlijk werken en kennisdelen centraal staat, verloopt vaak moeizaam door dit verschil in omstandigheden.

Het systeem wordt als wondermiddel naar binnen geschoven
Zoals wij zien starten menig SharePoint implementaties niet met een analyse van de manier waarop nu wordt (samen)gewerkt of wat de ideale situatie zou moeten zijn. Het start wel regelmatig met het binnenhalen van het systeem als hét wondermiddel voor bestaande – eenzijdige – organisatie uitdagingen. Denk aan het aantal Bytes aan bestanden rondzwervend in mail en op netwerkschijven die te groot zijn. Of de wens om medewerkers beter te informeren via publicaties op een intranet.

Echter, de ervaring leert dat beide aanvliegroutes, eenzijdig vanuit IT of Communicatie, de business onvoldoende aangehaakt is, met een suboptimale benutting van de SharePoint omgeving tot gevolg. Sterker nog, de SharePoint omgeving komt niet verder dan een veredeld intranet of blijft hangen op een Document Management Systeem die in spiegelbeeld eruit ziet als een fileshare. Gepaard met een lage terugvindbaarheid van informatie, weinig (tot nul) bezoekers/gebruikers en inefficiënte werkwijzen. Het wondermiddel SharePoint blijkt geen trofee, maar een Paard van Troje te zijn.

En dát geeft een nare nasmaak, aangezien vaak grote investeringen zijn gedaan om SharePoint te implementeren zonder uiteindelijk een duidelijke toegevoegde waarde te leveren. Een nare nasmaak omdat, ook voor de toekomst, eventuele extra kosten voor adoptie of om aanpassingen te doen in de SharePoint omgeving niet (meer) gerechtvaardigd worden. Daarbij, deze kosten vallen vaak hoger uit dan de kosten om volledig opnieuw te beginnen. Een optie die (tegen beter weten in) nooit gekozen wordt. Ook al zijn de kosten gezonken, ze zijn nog wel aanwezig in het maken van besluiten.

Kortom, het Paard van Troje wordt naar binnengereden (“we hebben er nu toch voor betaald”), de voordelen van SharePoint worden (blijvend) niet uit de omgeving gehaald en het platform wordt schoorvoetend verder in gebruik genomen als een schoen die te krap zit. En dat…, dat past net niet lekker.

Wat maakt het dan zo complex?
Wat maakt SharePoint implementaties dan zo lastig? Waarom lukt het bij het gross van de organisaties niet om SharePoint ondersteunend aan de business in te richten en slimme werkwijzen hierop aan te passen en te adopteren? En wat is er nodig om dit te bereiken?